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有哪些
人事檔案管理制度
一、檔案分類與管理 1. 員工入職檔案：包括個人簡歷、學歷證明、身份證復印件、健康檢查報告等。
2. 工作記錄檔案：年度考核表、培訓記錄、職務變動文件、獎懲記錄等。
3. 勞動合同檔案：勞動合同原件及續(xù)簽記錄。
4. 人事變動檔案：離職、退休、調(diào)崗等手續(xù)文件。
二、檔案收集與更新 1. 新員工入職時，人力資源部門應收集完整檔案資料，并及時歸檔。
2. 員工在職期間，各類變動信息需在一周內(nèi)更新至檔案。
3. 每年底進行檔案全面核查，確保信息準確無誤。
三、檔案安全與保密 1. 人事檔案存放在專門的檔案室，設置門禁系統(tǒng)，非授權(quán)人員不得進入。
2. 檔案借閱需填寫申請表，經(jīng)部門負責人審批后，由專人負責提供。
3. 嚴禁私自復制、泄露檔案內(nèi)容，違者將依規(guī)處理。
四、檔案查閱與使用 1. 內(nèi)部查閱：員工可申請查閱本人檔案，須由人力資源部門人員陪同。
2. 外部查閱：僅限于法律程序或業(yè)務需要，需提供書面申請和相關(guān)證明。
實施細則
1. 檔案編碼：每位員工的檔案都應有唯一編碼，便于檢索和管理。
2. 定期備份：電子檔案應定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。
3. 檔案銷毀：離職員工檔案在規(guī)定期限后，如無異議，可按規(guī)定程序銷毀。
4. 培訓與考核：定期對檔案管理人員進行培訓，確保其熟悉政策法規(guī)及操作流程。
5. 檔案審查：每年進行一次檔案完整性與合規(guī)性審查，確保符合法律法規(guī)要求。
上墻內(nèi)容
1. “尊重員工隱私，保守檔案秘密?！?
2. “檔案管理，嚴謹有序，確保信息準確?！?
3. “檔案借閱流程：申請-審批-查閱-歸還。”
4. “員工有權(quán)查閱本人檔案，他人不得擅自查看?！?
5. “違反檔案管理制度，將依法依規(guī)追究責任。”
本人事檔案管理制度旨在規(guī)范公司的人事管理工作，保障員工權(quán)益，提高管理效率。各部門應嚴格遵守，確保制度的有效執(zhí)行。對于制度中存在的不嚴謹之處，應及時反饋，以便持續(xù)改進。
人事檔案管理制度范文
第1篇 人事檔案管理制度范文
一、人事檔案管理范圍:專業(yè)技術(shù)干部、管理干部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。
二、除人事檔案管理人員外,無關(guān)人員不得進入檔案庫。
三、檔案的管理
(1)根據(jù)氣候的不同變化,經(jīng)常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。
(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號,發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案,發(fā)現(xiàn)漏缺檔案需查找。
(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料,對私自保存他人檔案材料拒不交出者,應追究其責任。
(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理的科學化。
四、人事檔案是全面反應干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的實物材料,構(gòu)成包括下列十項內(nèi)容。
(1)履歷表及其他簡歷材料等。
(2)自傳材料;報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。
(3)各種鑒定;審計工作中形成的材料;
(4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學歷證明等。
(5)政治歷史審查材料及甄別復查材料,更改或姓名認定材料等。
(6)黨、團組織建設工作中形成的材料。
(7)表彰獎勵材料
(8)執(zhí)紀執(zhí)法部門形成的涉及個人的材料。
(9)任免呈報表,確定或晉升技術(shù)職務、學位、學銜審批表,出國人員審批表,調(diào)整工資審批表,工資級別登記表,離休、退休、退職審批表等。
(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。
五、查閱和借用人事檔案,應遵守下列規(guī)定:
(1)不得隨意查閱人事檔案,如必須查閱有關(guān)人員檔案情況,需辦理借閱手續(xù)由檔案管理人員提供。
(2)必須查閱檔案時,只限于組織、人事部門派出的*黨員干部到檔案室查閱所需情況。
(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
(4)查閱檔案者,必須填寫對查閱問題,查閱日期等逐項進行登記。
(5)查閱檔案,必須嚴格遵守保密制度,嚴禁在檔案卷內(nèi)涂改,圈劃及撤換檔案材料,不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容,違者應追究責任。
(6)查閱檔案時,不得抄錄檔案內(nèi)容,如特殊情況,須經(jīng)人事部門負責人允許后方可抄錄,抄錄的材料應盡快送回檔案室處理。
(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案,如特殊情況需查閱時,必須持縣級以上組織、人事部門介紹信,并有兩名正式黨員方能查閱。
(8)檔案在特殊情況下,經(jīng)批準可以借出,但借出時要及時登記,按期歸還,如不按時歸還,要及時催收,以免遺失。
六、轉(zhuǎn)遞檔案應遵守下列規(guī)定:
(1)檔案要通過機要交通或派專人轉(zhuǎn)遞,不能公開郵寄或本人自帶。
(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時追收回執(zhí),以防檔案丟失。
(3)收到外單位的檔案,要及時核
對,核對無誤差后,在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。
七、凡歸檔的材料,均應經(jīng)過認真的鑒別;屬于歸檔的材料,必須手續(xù)完備,完整無缺把好入口關(guān);需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的,應蓋章簽字后才能歸檔。
八、凡歸入檔案的材料,均應按照中央組織部《關(guān)于干部檔案材料收集,歸檔的暫行規(guī)定》整理,不應歸入干部檔案的材料,不得入檔;
九、保管檔案工作人員守則如下:
(1)嚴格遵守保密制度,不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。
(2)嚴禁在檔案庫吸煙,保護檔案安全,經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。
(3)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。
(4)熱愛本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務,努力提高業(yè)務水平和工作能力。
(5)堅持黨的原則,認真貫徹執(zhí)行黨的政策,嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事
第2篇 某物業(yè)管理公司人事管理制度檔案制度
物業(yè)管理公司人事管理制度--檔案制度
一、人事檔案是全面、準確地反映人力資源狀況的歷史記錄,人力資源部統(tǒng)一負責全公司人事檔案的建立、利用、保存等管理工作。
二、 人事檔案實行以人立卷,所有員工從進入本公司之日起,即為其建立員工檔案。
三、 員工檔案一般包括兩個部分,一是員工進入本公司前已經(jīng)形成的檔案材料,二是員工在進入本公司后逐漸形成的檔案材料。后者為管理的重點。
四、 員工進入本公司后逐漸形成的檔案材料主要包括:應聘人員登記表、體檢表、身份證、學歷證明、特種作業(yè)操作證等證書的復印件(驗原件);勞動合同,續(xù)約合同,錄用、轉(zhuǎn)正、晉級、任免職務的命令或通知,工傷和大病鑒定及處理手續(xù),年度考核材料,獎勵、處分審批表,入黨入團志愿書及材料等。
五、 應當歸入員工檔案的材料,在其形成一個月內(nèi)要進入本人的檔案案卷。
六、 員工檔案的案卷要裝訂成冊,案卷封面后首頁為卷內(nèi)目錄,卷內(nèi)目錄記載、介紹卷內(nèi)檔案材料的主要內(nèi)容、形成時間、排列順序等。
七、 員工檔案的存放地點和存放器具應當滿足防潮、防霉、防蛀、防失密等檔案安全要求。
八、 除公司人力資源部工作人員外,借閱員工檔案要經(jīng)過人力資源部經(jīng)理批準,并辦理借閱手續(xù)。
九、 檔案關(guān)系在本公司集體戶頭的員工離開本公司,員工本人必須將檔案關(guān)系轉(zhuǎn)出方可辦理離職結(jié)算。
十、 失去保存價值的員工檔案,經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準予以銷毀,銷毀時做好記錄。
第3篇 g公司人事檔案管理制度
1、目的:規(guī)范人力資源檔案管理,為公司提供準確的人力資源信息。
2、范圍:全體員工
3、責任者:總經(jīng)理辦公室
4、程序:
4、1責任區(qū)分
總經(jīng)理辦公室
4、1、1公司總經(jīng)理辦公室要有兼職檔案管理員,專門負責公司各種檔案管理工作,就此工作對人事助理負責。
4、1、2檔案管理員負責員工檔案的調(diào)入、調(diào)出、建立、保存、使用、托管等工作。
4、1、3檔案管理員要按歸檔材料要求,及時、準確收集員工檔案材料所需信息,錄入個人檔案中。
4、1、4人事專員、檔案管理員有權(quán)要求員工按時上交、補齊個人檔案材料。
4、1、5在公司條件允許的情況下,逐步建立員工電子檔案。
員工責任:
4、1、6公司正式員工都必須向公司提供準確的個人信息。
4、1、7部門助理以上及個別關(guān)鍵崗位員工的個人信息,要由總經(jīng)理辦公室專門調(diào)查核實。
4、1、8對惡意提供個人虛假信息的員工,一經(jīng)查實,一律作辭退處理。
4、1、9員工個人原有人事關(guān)系檔案可由個人或公司協(xié)助調(diào)入,委托人才交流中心代為保管。
4、1、10員工個人信息發(fā)生變化,必須在15個工作日內(nèi)報告總經(jīng)理辦公室,以便及時更改。
4、2檔案建立
4、2、1正式員工必須建立統(tǒng)一的基礎檔案,基礎檔案包括:應聘登記表、員工履歷表(主管以上員工)、各種證件(身份證、戶口本、學歷證、學位證、職稱證、駕駛證、上崗證)復印件、近期一寸正面彩照、體檢表、健康證。
4、2、2員工檔案后續(xù)內(nèi)容包括:轉(zhuǎn)正定級表、勞動合同、任免表、年度體檢表、入黨、團登記表、獎懲表、培訓記錄、年度考核表及其他內(nèi)容異動表(姓名、民族、學歷、職稱、崗位、薪資、家庭住址、電話號碼、婚姻、證明人、擔保人)。
4、2、3員工個人檔案材料的收集,屬于在公司工作期間發(fā)生的材料由檔案管理員直接收集歸檔,個人認為需歸檔的材料,交由人事專員辨析確認簽字后歸檔。
4、3檔案管理
4、3、1員工人事關(guān)系檔案一律交由省、市人才交流中心托管,公司可報銷50%檔案托管費。因個人原因不按規(guī)定辦理托管造成死檔的,后果自負。
4、3、2正式員工在公司的人力資源檔案一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
4、3、3員工個人檔案不得帶出檔案室,查閱檔案資料只能在檔案管理員在場的情況下進行。
4、3、4加、減、改動員工檔案信息須經(jīng)總辦主任審查同意方可進行。
第4篇 員工人事檔案管理制度
員工人事檔案管理制度
一、目的
為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區(qū)）負責本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當?shù)厝耸鹿芾聿块T負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執(zhí)行工作。
3.4 集團公司企業(yè)委員會負責本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負責本制度的批準執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關(guān)資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調(diào)整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關(guān)系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關(guān)部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上確認簽字。
4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動）：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認識檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統(tǒng)計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統(tǒng)計并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統(tǒng)計信息要及時更新，人力資源部根據(jù)人員流動情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》，提報人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。查閱員工人事檔案應經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學歷證、職稱證、計算機等相關(guān)資格證的復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負責人有權(quán)查閱本部門員工的檔案?？偨?jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
第5篇 某腫瘤醫(yī)院干部人事檔案管理工作制度
腫瘤醫(yī)院干部人事檔案管理工作制度
(一)干部檔案查(借)閱制度
1、查(借)閱人員必須是*黨員,持有《查閱干部檔案審批表》。不得憑借調(diào)查證明材料介紹信和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門,應根據(jù)規(guī)定,確定是否提供和提供什么材料,并對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
5、查閱人員要愛護干部人事檔案,嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經(jīng)主管部門同意,不得復制干部人事檔案材料;不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上,摘錄的材料要細致核對,經(jīng)主管部門簽署意見蓋公章后,方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出,因特殊需要,須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理,并填寫借條,借出的檔案要妥善保管,不得交無關(guān)人員翻閱,不得轉(zhuǎn)借,不得復制,限期歸還。
(二)干部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器設備,熟悉機器性能,按程序規(guī)范操作。
2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能,建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫,利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、目錄及零散材料的管理和四統(tǒng)一管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時維護,確保信息內(nèi)容的準確、完整和新鮮。
4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三日內(nèi)完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次,并做好有關(guān)資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理信息要及時備份,并登記備份的時間和主要內(nèi)容。
6、不得隨意使用外來磁盤,確需要使用時要進行病毒檢查,防止機器故障造成信息的損壞和丟失。
7、未經(jīng)批準不得提供、復制干部信息,無關(guān)人員不得查看干部信息,貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。
8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析,為領(lǐng)導決策提供服務。
(三)干部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,經(jīng)常通過有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實檔案內(nèi)容。
2、收集的干部人事檔案必須是組織上形成的,或是組織上審定認可的材料,未經(jīng)組織同意,個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉(zhuǎn)業(yè)干部,都應填寫干部履歷表,審核后,補充進干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門,在材料形成后的一個月內(nèi),將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息,及時、主動地向有關(guān)部門索要應歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料內(nèi)容。
7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。
(四)干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部人事檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進行認真鑒別,不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備。
3、不屬歸檔范圍的材料,可分別情況,予以處理。凡銷毀材料,必須詳細登記,并報主管負責人審查批準。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純監(jiān)墨水書寫的材料,必須經(jīng)過復制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
(五)干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2、縣及相當于縣以上的黨委組織、人事部門,可以直接轉(zhuǎn)遞干部檔案。
3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全,并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4、干部人事檔案應通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取,不準郵寄或交干部自帶。
5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單,辦理登記手續(xù)。
6、接受單位收到檔案后,應認真核對,并在干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單的回執(zhí)上簽名蓋章,立即退回。逾期一個月未退回,轉(zhuǎn)出單位要查詢,以防丟失。
7、干部人事檔案應隨著干部的工作調(diào)動或職務的變動及時轉(zhuǎn)遞,避免人檔分離。
8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封,并加蓋機密章。
(六)干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對,一般每半年核對一次,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案,在收回時,要嚴格檢查,經(jīng)核對無誤后,方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對,發(fā)現(xiàn)差錯,及時糾正。
4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時,應將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料,應檢查是否屬于歸檔材料,是否完整齊全,是否符合歸檔要求,是否手續(xù)完備。
6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后,方可使用。
(七)干部人事檔案保管保密制度
1、嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門,應設立專用檔案庫房(室),配置鐵質(zhì)檔案柜,妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經(jīng)常檢查,保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房(房)和檔案拒,應明確專人管理。管理人員工作變動時,必須辦理好交接手續(xù)。
5、非管理及無關(guān)人員一律不得進入檔案庫房(室)。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關(guān)人員談論泄露有關(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。
8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
(八)
送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監(jiān)察、教育培訓、審計培訓、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門,應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門,應在材料形成的一個月內(nèi),主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人,不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門,應與各有關(guān)部門建立聯(lián)系制度,保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門,對未能按時遞交檔案材料的部門,應主動與有關(guān)部門聯(lián)系。
第6篇 人事檔案管理的規(guī)章制度-范文
第一章 總 則
第一條 為了進一步加強流動人員人事檔案的管理,維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善人才流動社會化服務體系,促進人才合理流動,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》及有關(guān)法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱流動人員人事檔案是指:
1、辭職或被辭職的機關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
2、與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
3、待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案;
4、自費出國留學人員的人事檔案;
5、外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
6、外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)的中方雇員的人事檔案;
7、其它流動人員人事檔案。
第三條 流動人員人事檔案管理遵循:“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導。
第二章 流動人員人事檔案管理機構(gòu)
第四條 流動人員人事檔案管理機構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門素數(shù)的人才流動服務就(以下簡稱人才流動服務機構(gòu)),其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;嚴禁個人保管他人人事檔案。
第五條 跨地區(qū)流動的人員人事檔案,可由其戶籍所在地的人才流動服務機構(gòu)管理,也可由其現(xiàn)在工作單位所在地的人才流動服務機構(gòu)管理。
第六條 尚未建立人才流動服務機構(gòu)的地區(qū),流動人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。
第七條 人才流動服務機構(gòu)應認真做好流動人員人事檔案的收集、管理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作,人證做好與流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作,經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。
第三章 流動人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第八條 人才流動服務機構(gòu)憑符合國家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調(diào)檔函,原單位接到調(diào)檔函十五天內(nèi),將流動人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動服務機構(gòu),轉(zhuǎn)遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動服務機構(gòu)經(jīng)審核無誤后,及時將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位。人才流動服務機構(gòu)發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來的檔案材料不齊全或不清楚,應要求原單位補齊或查清楚。
第九條 流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞,應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。對流動人員本人自帶的人事檔案,人才流動服務機構(gòu)不得接受。
第十條 人才流動服務機構(gòu)接管人員人事檔案,須由流動人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動服務機構(gòu)應與流動人員或其現(xiàn)所在單位簽定檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權(quán)利、義務等內(nèi)容。
第十一條 人才流動服務機構(gòu)開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù),與機關(guān)、國有企事業(yè)單位開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)具有相同的效力。機關(guān)、國有企事業(yè)單位必須憑人才流動服務機構(gòu)開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù),方可接收流動人員人事檔案。
第四章 流動人員人事檔案的收集、整理與利用
第十二條 人才流動服務機構(gòu)應加強與流動人員及其現(xiàn)在工作單位的聯(lián)系做好流動人員檔案材料的收集工作,不斷充實流動人員認識檔案的內(nèi)容。收集的材料必須經(jīng)過認真的鑒別。需經(jīng)單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方能歸入檔案。
第十三條 人才流動服務機構(gòu)應按照干部檔案整理工作的有關(guān)規(guī)定,認真做好流動人員檔案材料的整理工作。在整理檔案過程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。
第十四條 人才流動服務機構(gòu)應按照《干部檔案工作條例》中的有關(guān)規(guī)定,建立健全流動人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項。
(一)查閱流動人員檔案應辦理審批手續(xù)。查閱單位應申名查閱理由,管檔單位根據(jù)規(guī)定和需要確定需提供的檔案材料。
(二)查閱單位應派*黨員到人才流動服務機構(gòu)查閱流動人員人事檔案。對不符合規(guī)定條件的,人才流動服務機構(gòu)可根據(jù)實際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關(guān)情況。
(三)人才流動服務機構(gòu)對高級專業(yè)技術(shù)人員和涉及國家秘密的流動人員人事檔案要嚴格保管,嚴格查閱手續(xù)。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
(五)查閱檔案必須嚴格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
第五章 流動人員人事檔案的保管
第十五條 人才流動服務機構(gòu)應具備流動人員人事檔案的物質(zhì)條件,建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房,配備鐵制的檔案柜;經(jīng)常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
第十六條 建立健全流動人員人事檔案的內(nèi)部規(guī)章制度,加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究,實行目標管理,不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質(zhì)量。
第十七條 流動人員人事檔案管理應由專人負責。檔案管理人員必須是黨性強、作風正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業(yè)知識的**黨員。
第六章 監(jiān)督與處罰
第十八條 對違反本規(guī)定有下列情形的,由黨委組織部門和政府人事行政部門會同有關(guān)部門進行處理:
1、擅自管理流動人員人事檔案的單位或個人;
2、擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的;
3、擅自向外公布、泄露檔案材料的;
4、在流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作中,出現(xiàn)違反本規(guī)定行為,造成嚴重后果的。
對前款所列情形負有責任的單位或直接責任者,要視情節(jié)的輕重,給予批評教育或黨紀、政紀處分;觸犯法律的,要依法追究責任。
第7篇 人事檔案工作管理制度
企業(yè)管理中,人事管理還包括認識檔案的管理?，F(xiàn)向你提供人事檔案管理制度 ,助你了解有關(guān)的內(nèi)容。
一、 人事檔案保管制度
□ 目 的
第一,保守檔案機密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中,情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容,而檔案機密便是企 業(yè)機密
的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。
第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務。
第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的,科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)
遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要
求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放
入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的
環(huán)境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。 檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:
——突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后:
——對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
——發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等
原因
引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:
①取出應轉(zhuǎn)走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉(zhuǎn)遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在
回執(zhí)上簽字蓋章,及時退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:
①對于較大的企業(yè),一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關(guān)人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。
⑥離開時關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。
(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項:
①人事檔案的數(shù)量。
②人事檔案材料收集補充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應遵循一定的程度和手續(xù),這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事,這是對工作人
員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式:
(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方,
以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點,如便于查閱指導,便于監(jiān)督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的
主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機關(guān)領(lǐng)導需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用
人事檔案等。借出的時間不宜過長,到期未還者應及時催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情
況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的
重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容:首先,由申請查閱者寫出查檔報告,在報告中寫明查閱的對象,目的,理
由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請
報告進行審核,若理由充分,手續(xù)齊全,則給予批準。
(2)外借手續(xù)。
首先,借檔單位(部門)寫出借檔報告,內(nèi)容與查檔報告相似。
其次,借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字。
再次,人事檔案部門對其進行審核、批準。
然后,進行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。
最后,歸還時,及時在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續(xù):單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下
手續(xù):首先,由有關(guān)單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章;其次,人事
檔案部門按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導審閱,加蓋公
章,然后登記、發(fā)出。
第8篇 公司企業(yè)人事檔案管理制度
企業(yè)(公司)人事檔案管理制度
一、總則
第一條為了規(guī)范人事檔案的管理和利用,為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù),特制訂本制度。
第二條集團公司員工檔案實行分級管理
由集團公司人力資源中心引進的員工的檔案一律由集團人力資源中心統(tǒng)一管理。
(一)原始檔案:員工入司時隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料,員工轉(zhuǎn)正后調(diào)入公司管理。
(二)新建檔案:員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調(diào)整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件備查材料。
(三)電子檔案:員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、戶籍所在地、畢業(yè)學校、學歷、專業(yè)、職稱、工作經(jīng)歷、崗位、職務、合同期限等情況通過電子信息系統(tǒng)的形式所形成的記錄。
經(jīng)集團人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司引進的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。
第三條 人事檔案由各公司、部門總經(jīng)理分管或指導,該公司、部門人事負責人具體負責操作和管理,并對檔案的完整性、真實性和準確性負責。集團公司人力資源中心全權(quán)負責對各公司、部門人事檔案的監(jiān)督考核。
二、人事檔案的建立
第四條 新建人事檔案收集范圍
由人力資源部門直接形成的材料:
(一)各種履歷表、登記表、面試評價表、個人經(jīng)歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括:報名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業(yè)證復印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗單(要求員工在進公司之前須到公司指定的醫(yī)院進行體檢,且出具的體檢證明須真實有效)等材料。
(二)職務任免申請表、行政職務任免材料、晉升技術(shù)職稱(學位等)審批材料。
(三)工資調(diào)整審批表。
(四)鑒定書、鑒定表以及其它各種鑒定材料。
(五)考核、考勤或其它類材料。
(六)有關(guān)培訓學習經(jīng)歷及成績、學歷情況等材料。
(七)各種處分、處罰材料和通報批評等材料。
(八)有關(guān)接收、調(diào)配、解聘等情況記錄材料。
(九)各種重要的個人申請、承諾、聘用合同(協(xié)議)、保險等材料。
(十)各種崗位責任書、競聘、施政方案等。
通過其它渠道形成的材料:
(一)各類組織成員或代表以及各種先進模范或受獎勵材料。
(二)參加各級人大或各類協(xié)會代表大會材料。
(三)業(yè)務考績材料、技術(shù)方面的貢獻材料及各項論文著作篇目等。
(四)出國審批表及在外期間鑒定材料。
(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。
(六)在原工作單位形成的有關(guān)檔案材料。
(七)在部隊或?qū)W校等機關(guān)單位形成的有關(guān)檔案材料。
(八)重要的社會關(guān)系、親屬關(guān)系的記錄材料。
(九)對違紀、違法事件的申訴、申報以及處理情況記錄等。
第五條 人事檔案歸檔材料要求
歸檔材料應具備的條件:
(一)必須是已經(jīng)處理完畢,而不是懸而未決或沒有最后審定和處理意見的文件。
(二)材料必須以個人為對象。對反映多人有關(guān)情況的材料,應當分別制成以個人為單位或反映本人情況的材料,方可歸入個人檔案。
(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標記,如個人簽字或加蓋個人印章、單位公章等;對屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料,應先將手續(xù)補齊,并在辦理完備后再行歸檔。
(四)檔案內(nèi)容必須實事求是,不能帶有虛構(gòu)、想象、夸張的成份;人物傳記、寫人物事跡的報告文學、個人回憶錄都不得歸檔。
(五)檔案內(nèi)容應當完整,對頭尾不清、來源時間不明的材料,要盡可能查清注明;涉及個人重大問題的材料,如需查清,應轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理后,方能歸檔。確定材料能否歸檔時,應針對具體問題具體分析,不能一概而論;同時,還應對檔案中應當具備而缺少的材料予以登記,并有計劃地進行收集補充。
應妥善處理不應歸檔的材料:
(一)經(jīng)過鑒別,凡應轉(zhuǎn)往有關(guān)單位保存或處理的材料,應填制《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》(此指干部或重要人員檔案)。
(二)接收單位清點核對后,應按程序辦理接收手續(xù)。
(三)凡屬退還本人的材料、證章等,應開列詳細清單,證明材料(物品)名稱及份(件)數(shù),經(jīng)批準后退還本人,并由本人在接收人處簽字或加蓋個人印章。
(四)對不直接退還本人的材料,可經(jīng)批準后給予銷毀,并應對其本人說明。
(五)銷毀人事檔案履行一定審批手續(xù),任何個人都不得擅自銷毀。
第六條 人事檔案的整理要求:
(一)應遵循完整、真實、精練、實用的原則。
(二)應做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
(三)人事檔案的保管范圍與人員管理應相一致。
(四)材料增減時應進行重新整理。
(五)人事檔案原件作為正本,對于機密性較高的人事檔案,可根據(jù)工作需要和人員管理情況建立副本。
第七條 人事檔案的建立
(一)集團公司總部新進員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料,并對于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時予以補充完善。
(二)集團公司人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求,經(jīng)該公司人事負責人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊上報集團人力資源中心。
(三)員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎檔案,并對員工在職期間相關(guān)個人信息資料(身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報集團人力資源中心。
第八條 人事檔案的編號
(一)人事檔案編號構(gòu)成:檔案代碼+四位數(shù)字,按順序編號。
(二)各分(子)公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個字的漢語拼音第一個字母(大寫),如采購管理中心,其人事檔案編號為cgg。
(三)員工辭職后的檔案編號繼續(xù)保留,不重復使用。
(四)同一部門員工的檔案要求放在一起,每10名員工的人事檔案存放在同一個檔案袋內(nèi),調(diào)動或辭職抽出后不添加新的員工檔案,若檔案袋中員工檔案已抽完,此空檔案袋繼續(xù)保留。抽出檔案后應該在檔案袋上予以標明。
第九條 人事檔案建立的
具體程序
(一)集團人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求。
(二)按照材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的具體順序。
(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關(guān)的內(nèi)容。
(四)將新的材料存入檔案。
第十條 員工在職期間形成的培訓、獎懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。
(一)大學生、聘用人員、科級(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料,由所在公司、部門每半年整理一次,后備管理干部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次,統(tǒng)一交集團公司人力資源中心存檔。
(二)其他員工在職期間所形成的培訓、獎懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理,并要求歸檔。
三、 人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第十一條 人事檔案轉(zhuǎn)遞的具體程序
(一)人事負責人依據(jù)人力資源調(diào)配通知單或調(diào)令取出應轉(zhuǎn)走的員工檔案材料。
(二)在檔案袋的人員編號及姓名后注明抽出的時間、原因(調(diào)動、辭職辭退和開除、自離、晉升等)及轉(zhuǎn)入地點。
(三)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。
(四)將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》放入員工檔案一起,并將檔案袋密封后轉(zhuǎn)往相應公司、部門。
(五)收檔公司、部門在收到檔案,核對無誤后,必須在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章,且及時反饋到轉(zhuǎn)出公司、部門。
第十二條 人事檔案材料在轉(zhuǎn)遞過程中要嚴格執(zhí)行保密制度,按要求裝袋密封交接,并在封口處加蓋公章,且不能由員工本人帶走,攜帶人員嚴禁私自拆封偷閱檔案。
第十三條 員工晉升科級(含)以上級別,轉(zhuǎn)正后一月內(nèi)由所在公司、部門按轉(zhuǎn)檔程序和要求將檔案提交集團公司人力資源中心;科級管理干部被免職后,其檔案材料由集團公司人力資源中心按照轉(zhuǎn)檔程序和要求轉(zhuǎn)往相應公司、部門。
第十四條 員工離職后由其所在公司、部門一月之內(nèi)將其檔案抽出,裝訂成冊存檔,并妥善保管二年。銷毀時須填寫《檔案銷毀申請單》,經(jīng)集團公司人力資源中心核準后予以銷毀。
四、人事檔案的查詢、借閱
第十五條 檔案查詢和借閱應按程序辦理
(一)檔案的查詢應先申請,說明查詢的對象、理由和范圍,所在公司、部門人事負責人批準后,方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。
(二)外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門總經(jīng)理批準,并辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若需延長,需辦理續(xù)借手續(xù)。
(三)各公司、部門、個人需要出具人事檔案證明材料,由所在公司、部門開具介紹信,說明理由,再由集團公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。
(四)人力資源中心或各公司、部門內(nèi)部查閱、借檔和出具證明也應按照程序進行。
五、人事檔案的保管
第十六條 人事檔案保管必須嚴格遵守保密的原則。
第十七條 人事檔案管理必須由專人負責,定期檢查核對,確保檔案完整、準確。
第十八條 人事檔案存放必須配備專門設備,不得與其它檔案混放一起。
第十九條 人事檔案存放應做到安全、保密、防火、防潮、防盜。
第二十條 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
六、考核辦法
第二十一條 凡出現(xiàn)以下情況,將根據(jù)情節(jié)輕重分別扣除所在公司、部門人事負責人績效獎金20-50元/次:
(一)人事檔案不全的。
(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。
(三)不遵守人事檔案保密制度的。
(四)不履行正當手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場所的。
第9篇 人事檔案管理制度范本
人事檔案管理制度
一、人事檔案保管制度
□目的
第一,保守檔案機密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中,情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容,而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。
第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務。
第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的,科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:
――突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后:
――對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
――發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:
①取出應轉(zhuǎn)走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉(zhuǎn)遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在回執(zhí)上簽字蓋章,及時退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:
①對于較大的企業(yè),一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關(guān)人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。
第10篇 某酒店人事檔案管理制度
酒店檔案管理制度
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,公司的人力資源部應該做到有關(guān)檔案的管理工作。
檔案管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導,分節(jié)管理的原則,維持檔案的真實、完善與安全,便于將來使用。
1、員工檔案
員工檔案由公司的人力資源部統(tǒng)一管理,人力資源部應全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類:
(1)員工人事檔案
員工人事檔案是人力資源部從個人為單位集中保存起來的反映個人一定時期的社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內(nèi)容:員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料,學歷和評聘專業(yè)技術(shù)職稱及專業(yè)工種技術(shù)等級考核或鑒定材料;黨團、獎勵處分材料;任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。
a、員工人事檔案的收集、整理和保管
員工人事檔案整理應按有關(guān)方面規(guī)定的十個大類進行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價值,還要符合進入員工人事檔案的規(guī)定。
員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實施專人保管。
b、員工人事檔案的查閱和借用
查閱人事檔案,必須辦理查閱登記手續(xù),查閱一般員工人事檔案,由人力資源部總監(jiān)批準;查閱管理人員人事檔案按管理權(quán)限辦理審批手續(xù)。
外單位人員需要查閱、借用人事檔案時,必須出示有效的證明,并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度,不準向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情況輕重,予以批評教育直至紀律處分。
c、員工人事檔案的傳遞
在員工錄用和離店時,人力資源部應及時辦理員工人事檔案的傳遞,做到傳遞手續(xù)完備,材料完整。
員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。
(2)員工的工作檔案
從員工進入飯店開始,記錄員工在為公司工作過程中各個階段的個人經(jīng)歷,思想品德;業(yè)務表現(xiàn)、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。材料包括:員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關(guān)離店記錄等資料;教育培訓記錄、專業(yè)特長與愛好的資料;工資福利資料;勞動業(yè)績、服務工作評估資料;出勤記錄、工作崗位流動等資料。
員工工作檔案由員工所在部門負責收集、整理和管理,人力資源部負責指導。每一年由人力資源部負責指導部門對員工的各種資料進行匯總、鑒別、分類和歸檔。員工離店或部門之間調(diào)動時由所在部門將員工工作檔案轉(zhuǎn)入人力資源部。
2、部門工作檔案
人力資源部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個部分,分別記錄人力資源部的工作。
(1)人力資源檔案
有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,以及員工招聘錄用或離店的審批材料,勞動合同資料(包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動合同的有關(guān)資料),崗位變更資料等。
(2)工資福利檔案
有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,以及工資、獎金分配辦法、考核資料,福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。
(3)教育培訓檔案
有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,教育培訓工作、教育管理等活動中產(chǎn)生的,經(jīng)整理并保存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。
(4)行政人事檔案
有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。
(5)人力資源部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。
第11篇 x醫(yī)院人事干部檔案管理制度
附屬醫(yī)院人事干部檔案管理制度
一、干部檔案保管制度
1、干部檔案要建立堅固、防火、防潮的庫房,做到庫房、辦公室、查閱室分開,庫房面積每1000卷需20-25平方米,要有數(shù)量充足的鐵質(zhì)檔案柜。
2、配備必要的安全設施,保持清潔衛(wèi)生,做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。
3、對庫房設備和安全措施進行經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
4、對干部檔案收進、移出、調(diào)閱、歸還都要嚴格登記,做到有章可循,有目可查。
5、每年要核對一次干部檔案順序號,并作好登記,發(fā)現(xiàn)錯號、錯位要及時糾正;發(fā)現(xiàn)缺少,及時查找。
6、嚴禁任何人私自保存他人的檔案材料,對私自保存他人檔案材料拒不交出的,應視情節(jié)輕重,予以嚴肅處理。
二、干部檔案管理部門的十項職責
1、保管干部檔案,為國家積累檔案史料。
2、收集、鑒別和整理干部檔案材料。
3、辦理干部檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞。
4、登記干部職務的變動情況。
5、為有關(guān)部門提供干部的情況。
6、做好干部檔案的安全、保密、保護工作。
7、調(diào)查研究干部檔案工作情況,制定規(guī)章制度,搞好干部檔案的業(yè)務建設和業(yè)務指導。
8、推廣、應用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)。
9、定期向檔案館(室)移交死亡干部的檔案。
10、辦理其他有關(guān)事項。
三、檔案管理人員崗位職責
1、嚴格遵守《干部檔案工作條例》和《檔案法》等的規(guī)定,認真執(zhí)行干部檔案管理的各項制度。
2、熱愛本職工作,忠于職守,刻苦專研業(yè)務,不斷提高業(yè)務水平和工作能力。
3、經(jīng)常與有關(guān)部門聯(lián)系,及時收集干部檔案工作中形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實干部檔案內(nèi)容。
4、對收集的材料進行認真鑒別,準確分類,編排有序,目錄清楚,裝訂整齊;對要銷毀的材料進行詳細登記,并報請主管領(lǐng)導同意后,按規(guī)定處理。
5、嚴格執(zhí)行查、借閱干部檔案規(guī)定,熱情接待查閱者,積極提供檔案為干部工作服務。
6、嚴格遵守《保密法》的規(guī)定,保守干部檔案秘密。
7、加強干部檔案的安全保護工作,保證檔案無丟失、損壞、盜竊、蟲蛀、霉爛等。
8、完成領(lǐng)導交辦的其他工作。
四、干部檔案安全保衛(wèi)制度
1、檔案工作人員對干部檔案安全要有高度意識,增強崗位責任感,自覺的做好檔案安全工作。
2、檔案庫房非檔案管理人員嚴禁入內(nèi)。
3、檔案工作人員應嚴格遵守庫房安全管理規(guī)定,經(jīng)常檢查庫房安全,離開庫房時,必須關(guān)好門窗切斷電源。
4、檔案庫房應具有防火、防盜、防有害氣體、防光、防濕、防蟲、防塵、防高溫八防設施;嚴禁吸煙,室內(nèi)外嚴禁堆放易燃、易爆物品。
5、檔案工作人員應定期或不定期檢查檔案安全情況,及時將情況報告分管領(lǐng)導。
6、檔案的摘抄、復印過程,必須隨時有檔案工作人員監(jiān)護。
五、干部檔案庫房管理制度
1、干部檔案庫房是干部檔案管理的基礎設施,檔案人員應高度重視,搞好庫房管理。
2、庫房內(nèi)檔案柜架要排列整齊,柜內(nèi)案卷排列寬松適度,柜架編號利于取放。
3、定期觀察庫房溫、濕度表,做好記錄,并根據(jù)情況采取調(diào)節(jié)措施,使溫度控制在14-24°c,相對濕度控制在45-60%。
4、加強干部檔案保護,搞好清潔衛(wèi)生,做到檔案無霉變、蟲蛀、鼠咬、塵污、褪變、破損等。
5、切實搞好干部檔案庫房的保密、保衛(wèi)和防火工作,落實安全措施,下班前要關(guān)好電源、門窗。
6、非檔案管理人員,未經(jīng)允許不得擅自進入庫房。
六、查閱干部檔案規(guī)定
1、因工作需要查干部檔案,須填寫《查閱干部檔案審批表》,按規(guī)定辦理審批手續(xù)后,方可查閱。不得憑借調(diào)查證明或介紹信查閱干部檔案。
2、查閱人必須是查閱單位的兩名*黨員干部。
3、任何個人不得查閱本人及其直系親屬的檔案。
4、查閱人應嚴格遵守保密制度,不得向無關(guān)人員泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
5、嚴禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;未經(jīng)批準,不得擅自復制、拍攝檔案內(nèi)容。
6、查閱檔案在查閱室內(nèi)進行;查閱時不得喝水、吸煙,防止檔案材料被毀壞。
7、查閱完畢,要進行登記。
七、借閱干部檔案規(guī)定
1、干部檔案一般不外借,如遇特殊情況要借閱時,借閱單位必須填寫《借閱干部檔案審批表》,由單位領(lǐng)導簽字,經(jīng)主管部門負責人批準方可外借。
2、借閱人不得借閱本人及其直系親屬的檔案。
3、借出的干部檔案必須指定專人保管,不得轉(zhuǎn)借,更不得把檔案給無關(guān)人員或干部本人翻閱。
4、借出的檔案嚴禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;未經(jīng)批準,不得擅自復制、拍攝、公布檔案內(nèi)容。
5、借閱干部檔案的時間,最長不超過15天,若需延長使用時間,應辦理續(xù)借手續(xù)。
八、轉(zhuǎn)遞干部檔案規(guī)定
1、干部檔案應通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取,不準郵寄或交干部本人自帶。
2、縣及相當縣以上黨委組織,人事部門,可以直接轉(zhuǎn)遞干部檔案。
3、轉(zhuǎn)出的檔案必須齊全完整,并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4、轉(zhuǎn)出檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目詳細登記,嚴密包封。
5、收到檔案的單位,經(jīng)核對無誤后,應在回執(zhí)上簽名蓋章后立即退回,逾期一個月未退回者,應進行催問,防止丟失。
6、為使干部檔案能夠隨著干部調(diào)動或職務的變動而及時轉(zhuǎn)遞,干部調(diào)配、任免工作部門應將干部調(diào)入單位和任免通知及時告訴干部檔案管理部門,并建立必要聯(lián)系制度。
第12篇 干部人事檔案工作管理制度
國家干部或企業(yè)的干部崗位,對于其人事檔案管理如何制定相關(guān)的制度。制度中包括哪些詳細的檔案管理內(nèi)容呢以下是干部人事檔案管理制度的相關(guān)資料,可供參考。
一、干部人事檔案查(借)閱制度
1、查(借)閱人員必須是2名*黨員,持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》,不得憑借“調(diào)查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門,應根據(jù)規(guī)定,確定是否提供和提借什么材料,并對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
5、查閱人員要愛護干部人事檔案,嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經(jīng)檔案主管部門同意不得復制干部人事檔案材料,不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上。摘錄的材料要細致核對,經(jīng)檔案主管部門簽署意見蓋公章后,方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要(干部死亡、辦理退休允許借一次)須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理(必須是正科級單位政工人員),并填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管,不得交無關(guān)人員翻閱,不得轉(zhuǎn)借,不得復制,限期歸還。(最多不超過15天)
二、干部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器設備,熟悉機器性能,按程序規(guī)范操作。
2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能,建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫,利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、目錄及零散材料的管理和“四統(tǒng)一”管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時維護,確保信息內(nèi)容的準確、完整和新鮮。
4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三個月內(nèi)完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次,并做好有關(guān)資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理信息要及時備份,并登記備份的時間和主要內(nèi)容。
6、不得隨意使用外來磁盤,確需要使用時要進行病毒檢查,防止機器故障造成信息的損壞或丟失。
7、未經(jīng)批準不得提供、復制干部信息,無關(guān)人員不得查看干部信息,貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。
8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析,為領(lǐng)導決策提供服務。
三、干部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》,經(jīng)常通過有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動、考察考核、培訓、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料,充實檔案內(nèi)容。
2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的,或者是組織上審定認可的材料,未經(jīng)組織同意,個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉(zhuǎn)業(yè)干部,都應填寫“干部履歷表”和“干部自傳”,審核后,補充進干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門,在材料形成后的一個月內(nèi),將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息,及時、主動地向有關(guān)部門索要應歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料內(nèi)容。
7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。
四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進行認真鑒別,不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚,對象明確,手續(xù)完備。
3、不屬歸檔范圍的材料,可分別情況,予以處理。凡銷毀材料,必須詳細登記,并報主管負責人審查批準。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料,必須經(jīng)過復制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
五、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2、縣及相當于縣經(jīng)上的黨委組織、人事部門,可以直接轉(zhuǎn)遞干部人事檔案。
3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全,并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4、干部人事檔案應通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取,不準郵寄或交干部本人自帶。
5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”,辦理登記手續(xù)。
6、接受單位收到檔案后,應認真核對,并在“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的回執(zhí)上簽名蓋章,立即退回。逾期一個月未退回,轉(zhuǎn)出單位要查詢,以防丟失。
7、干部人事檔案應隨著干部的工作調(diào)動或職務的變動及時轉(zhuǎn)遞,避免人檔分離。
8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封,并加蓋機密章。
六、干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對,一般每半年核對一次,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案,在收回時,要嚴格檢查,經(jīng)核對無誤后,方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對,發(fā)現(xiàn)差錯,及時糾正。
4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時,應將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料,應檢查是否屬于歸檔材料,是否完整齊全,是否符合歸檔要求,是否手續(xù)完備。
6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。
七、干部人事檔案保管保密制度
1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門,應設立專用檔案庫房(室),配置鐵質(zhì)檔案柜,妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經(jīng)常檢查,保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房(室)和檔案柜,應明確專人管理。管理人員工作變動時,必須辦理好交接手續(xù)。
5、非管理及無關(guān)人員一律不得進入檔案庫房(室)。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關(guān)人員談論泄露有關(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。
8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
八、送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監(jiān)察、教育培訓、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門,應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門,應在材料形成的一個月內(nèi),主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人,不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門,應與各有關(guān)部門建立聯(lián)系制度,保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門,對未能按時遞交檔案材料的部門,應主動與有關(guān)部門聯(lián)系。
6、發(fā)現(xiàn)遞交歸檔的材料,不符合歸檔要求的,及時通知有關(guān)部門補送或補辦手續(xù)。
干部人事檔案管理人員職責
1、按照干部管理權(quán)限,保管應管干部的人事檔案,為國家積累檔案史料;
2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉(zhuǎn)遞;
4、登記干部職務、工資的變動情況;
5、為有關(guān)部門提供干部的情況;
6、做好干部人事檔案的安全保密、保護工作;
7、調(diào)查研究干部人事檔案工作情況,制定規(guī)章制度,搞好干部人事檔案的業(yè)務建設和宏觀業(yè)務指導;
8、推廣、應用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù);
9、定期向檔案管(室)移交死亡干部的檔案;
10、辦理其他有關(guān)事項。
第13篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度-7
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(七)
一、檔案分類
1、一般文檔:
①人力資源工作中形成的臺帳、報告,以及搜集到的招聘等相關(guān)工作業(yè)務資料,由經(jīng)辦人保存,年終根據(jù)內(nèi)容價值酌情歸檔。
②總辦正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關(guān)原則規(guī)定等,除保密薪資文件外,均應保存一份原件或復印件歸檔,年終按內(nèi)容類型、成文時間編號裝訂成冊。
③外部文件包括國家和市政府有關(guān)部門(勞動人事部門)的發(fā)文、社會公開資訊等,應作為公開業(yè)務資料共享。
2、人事檔案
①人事檔案:員工進入公司后相關(guān)人事檔案材料。
②員工人事檔案:員工進入公司后的任職情況、培訓情況、工資調(diào)整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件等備查資料。
二、檔案管理規(guī)定
1、人事檔案管理
①總辦負責公司員工人事檔案的管理;
②總辦在員工入職當天建立員工人事檔案;
③員工離職,辦理相關(guān)手續(xù)后,總辦將離職人員檔案永久、專門存放;
④人事檔案管理應嚴格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定,查閱員工人事檔案應經(jīng)總辦主任批準,并辦理相關(guān)手續(xù),檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
2、人事檔案建立
①員工人事檔案是公司為每個員工建立的內(nèi)部人事檔案。凡進入公司工作的員工,總辦需為其建立人事檔案,包括該員工的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。
②員工在入職前,需到總辦送交個人履歷材料、近期免冠照片、學歷學位證書復印件、身份證復印件、職業(yè)技能證書復印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的相關(guān)材料。由總辦專人負責,連同求職申請表歸檔保存。
③員工試用期滿考核合格后,公司與其簽定的勞動合同及相關(guān)薪酬福利歸入人事檔案。
④員工在轉(zhuǎn)正后的教育培訓、獎懲、績效考核、晉升等工作資料及時歸入人事檔案。
⑤員工人事檔案自員工到崗之日建立,每人一份,按部門歸類。其中不包含秘密內(nèi)容,總辦員工、各部門負責人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的人事檔案。任何部門和個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。
三、附則
1、公司所有人事檔案僅供公司內(nèi)部使用,由總辦負責統(tǒng)一管理。
2、其他各部門人員應積極配合總辦,做好檔案管理工作。
第14篇 公司人事檔案工作管理制度
各個類型的公司,都有人事部門,人事部門對于員工的檔案如何來管理,就要以規(guī)范的檔案管理制度來執(zhí)行。以下整理了公司人事檔案管理制度的范本,可供參考。
第一章基本原則
第一條為了提高檔案管理水平,有效地保護和利用檔案,更好地為我公司各項工作服務,根據(jù)*中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號),特制定本辦法。
第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分,也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。
第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策,在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料,是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù),是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù),應由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四條在人事檔案管理工作中,必須嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度,嚴密保管,確保檔案的完整與安全。
第二章體制、任務和人事檔案干部
第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分,集中納入人力資源處統(tǒng)一管理,業(yè)務工作接受公司黨委領(lǐng)導和上級有關(guān)業(yè)務部門的檢查指導。
第六條人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度,負責接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、*思想,堅持四項基本原則,作風正派,責任心強,刻苦鉆研業(yè)務,不斷提高政治、業(yè)務素質(zhì),努力做好本職工作。
第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌,人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。
第九條公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔,員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條收集的人事檔案材料,必須經(jīng)過認真的鑒別,屬于歸檔的材料應真實準確,完整齊全,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。
第十一條不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經(jīng)過鑒別,可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記,并報請人力資源處負責人審查批準,由專人負責監(jiān)銷。
第十二條人事檔案材料,須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。
第四章人事檔案的管理和利用
第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理,并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管,并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費。
第十四條對人事檔案應建立登記和統(tǒng)計制度,建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案,做到檔號與檔案名冊編號一致,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴格執(zhí)行保密制度,確保檔案的絕對安全和準確無誤。
第十五條根據(jù)安全保密,便于查找的原則,人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的,具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房,配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應保持清潔,整齊和適宜的溫濕度。
第十六條檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標準制作,干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。
第十八條做好檔案管理的各項基礎工作,編制檢索工具,逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理,便于提供利用。
第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證,必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章,方能有效。
第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續(xù),有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。
第五章檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十一條人事檔案應通過機要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,一般介紹不予辦理。
第二十二條如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案,必須經(jīng)人力資源處負責人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室,由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后,逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應寫信催回,以防丟失。
第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動,干部職務變動而及時調(diào)整,公司人力資源處應將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后,人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功,如未商調(diào)成功有關(guān)部門應在一個月以內(nèi)追回檔案,最多不超過三個月。
第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等,在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起,按有關(guān)部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。
第二十五條公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作,學生分配單位有變化時應及時通知檔案室,以使檔案能正確投遞。
附件
人事檔案材料收集歸檔范圍
1、員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉(zhuǎn)業(yè)部門審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續(xù)聘審批表,退職材料。
3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。
4、黨代會、人代會、政協(xié)會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。
6、評聘專業(yè)技術(shù)職務(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報表,專業(yè)技術(shù)職務考績材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表,組織審查報告,上級批復以及所依據(jù)的證明材料。
8、黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表,優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和審批材料,*材料,取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調(diào)查報告、結(jié)論、上級批復、個人結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復查結(jié)論、調(diào)查報告、批復及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。
11、各種處分決定、調(diào)查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調(diào)查報告。
15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業(yè)登記表,授于學位的材料,學歷證明書,學習鑒定材料。
16、學生學籍變動記錄材料。
17、學生在校期間每學年的思想品德評定表。
18、畢業(yè)學生體檢表。
19、其他可供組織參考有保存價值的材料。
第15篇 公司人事檔案管理制度
公司人事檔案管理制度（一）
第一條為加強和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細則。
第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。
第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應移交當?shù)貏趧有姓块T保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第四條人事檔案管理員的職責
（一）、保管員工檔案；
（二）、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；
（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；
（四）、登記員工工作、工資、獎懲情況；
（五）、為領(lǐng)導和有關(guān)部門提供員工的情況；
（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護工作；
（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；
（八）、辦理其它有關(guān)事項。
第五條人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔
（一）、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表；
（二）、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系、成長歷史等自傳材料；
（三）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對員工的考察、考核、評價材料；
（四）、政治歷史審查及甄別復查材料；
（五）、員工參入黨、團材料；
（六）、獎勵（包括科技和業(yè)務）及各種先進事跡材料；
（七）、入伍、退伍、辭退職、出國等材料；
（八）、處分、取消處分的材料；
（九）、任免、工資、職稱等材料；
（十）、學歷和評定的技能等材料；
（十一）、其它有較大價值的可供參考的材料。
第六條人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。
第七條人事檔案的收集、保管和銷毀
一、調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報到一個月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應造冊登記。
二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。
三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。
五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導批準，并編制銷毀清冊。
六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
七、人事檔案材料應分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。
八、檔案應分類編號后存放，編號應與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。
第八條人事檔案的利用和傳遞
一、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。
二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應由部門出具證明，由人力資源部負責人批準后方可查閱。
三、公司級領(lǐng)導、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。
四、建立檔案查閱登記制度，對查閱職工檔案的情況做好記錄。
五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應提交報告，分管領(lǐng)導批準，嚴格履行登記手續(xù)。
六、任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。
七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
八、員工被任免中層以上職務，應在任免職務后一個月內(nèi)移交其檔案。
九、員工調(diào)動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應在一個月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。
十、轉(zhuǎn)遞檔案應通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準郵寄或交本人自帶。
十一、對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的 “ 員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單 ” 的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。
第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應將基本檔案資料錄入計算機內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時，應從計算機內(nèi)注銷員工基本檔案情況。
第十條本細則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。
第十一條本管理細則由公司人力資源部負責解釋。
公司人事檔案管理制度（二）
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規(guī)定
1、基礎管理
1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關(guān)資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。(www.)在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應登記。
1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領(lǐng)導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。
4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
人力資源部
第16篇 干部人事檔案工作管理制度格式怎樣的
國家干部或企業(yè)的干部崗位,對于其人事檔案管理如何制定相關(guān)的制度。
制度中包括哪些詳細的檔案管理內(nèi)容呢以下是干部人事檔案管理制度的相關(guān)資料,可供參考。
一、干部人事檔案查(借)閱制度
1、查(借)閱人員必須是2名中共黨員,持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》,不得憑借“調(diào)查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門,應根據(jù)規(guī)定,確定是否提供和提借什么材料,并對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
5、查閱人員要愛護干部人事檔案,嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經(jīng)檔案主管部門同意不得復制干部人事檔案材料,不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上。
摘錄的材料要細致核對,經(jīng)檔案主管部門簽署意見蓋公章后,方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出。
因特殊需要(干部死亡、辦理退休允許借一次)須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理(必須是正科級單位政工人員),并填寫借出登記。
借出的檔案要妥善保管,不得交無關(guān)人員翻閱,不得轉(zhuǎn)借,不得復制,限期歸還。
(最多不超過15天)
二、干部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器設備,熟悉機器性能,按程序規(guī)范操作。
2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能,建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫,利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、目錄及零散材料的管理和“四統(tǒng)一”管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時維護,確保信息內(nèi)容的準確、完整和新鮮。
4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三個月內(nèi)完成;
干部檔案索引每半年打印一次;
日常管理信息每年匯總一次,并做好有關(guān)資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理信息要及時備份,并登記備份的時間和主要內(nèi)容。
6、不得隨意使用外來磁盤,確需要使用時要進行病毒檢查,防止機器故障造成信息的損壞或丟失。
7、未經(jīng)批準不得提供、復制干部信息,無關(guān)人員不得查看干部信息,貯有保密信息的載體嚴禁外傳。
軟件應由專人保管。
8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析,為領(lǐng)導決策提供服務。
三、干部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》,經(jīng)常通過有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動、考察考核、培訓、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料,充實檔案內(nèi)容。
2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的,或者是組織上審定認可的材料,未經(jīng)組織同意,個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉(zhuǎn)業(yè)干部,都應填寫“干部履歷表”和“干部自傳”,審核后,補充進干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門,在材料形成后的一個月內(nèi),將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息,及時、主動地向有關(guān)部門索要應歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料內(nèi)容。
7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。
四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進行認真鑒別,不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚,對象明確,手續(xù)完備。
3、不屬歸檔范圍的材料,可分別情況,予以處理。
凡銷毀材料,必須詳細登記,并報主管負責人審查批準。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。
凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料,必須經(jīng)過復制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
五、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2、縣及相當于縣經(jīng)上的黨委組織、人事部門,可以直接轉(zhuǎn)遞干部人事檔案。
3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全,并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4、干部人事檔案應通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取,不準郵寄或交干部本人自帶。
5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”,辦理登記手續(xù)。
6、接受單位收到檔案后,應認真核對,并在“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的回執(zhí)上簽名蓋章,立即退回。
逾期一個月未退回,轉(zhuǎn)出單位要查詢,以防丟失。
7、干部人事檔案應隨著干部的工作調(diào)動或職務的變動及時轉(zhuǎn)遞,避免人檔分離。
8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封,并加蓋機密章。
六、干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對,一般每半年核對一次,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案,在收回時,要嚴格檢查,經(jīng)核對無誤后,方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對,發(fā)現(xiàn)差錯,及時糾正。
4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時,應將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料,應檢查是否屬于歸檔材料,是否完整齊全,是否符合歸檔要求,是否手續(xù)完備。
6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。
七、干部人事檔案保管保密制度
1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門,應設立專用檔案庫房(室),配置鐵質(zhì)檔案柜,妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。
安全措施應經(jīng)常檢查,保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房(室)和檔案柜,應明確專人管理。
管理人員工作變動時,必須辦理好交接手續(xù)。
5、非管理及無關(guān)人員一律不得進入檔案庫房(室)。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關(guān)人員談論泄露有關(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。
8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
八、送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監(jiān)察、教育培訓、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門,應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門,應在材料形成的一個月內(nèi),主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人,不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門,應與各有關(guān)部門建立聯(lián)系制度,保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門,對未能按時遞交檔案材料的部門,應主動與有關(guān)部門聯(lián)系。
6、發(fā)現(xiàn)遞交歸檔的材料,不符合歸檔要求的,及時通知有關(guān)部門補送或補辦手續(xù)。
干部人事檔案管理人員職責
1、按照干部管理權(quán)限,保管應管干部的人事檔案,為國家積累檔案史料;2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉(zhuǎn)遞;
4、登記干部職務、工資的變動情況;
5、為有關(guān)部門提供干部的情況;
6、做好干部人事檔案的安全保密、保護工作;
7、調(diào)查研究干部人事檔案工作情況,制定規(guī)章制度,搞好干部人事檔案的業(yè)務建設和宏觀業(yè)務指導;
8、推廣、應用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù);
9、定期向檔案管(室)移交死亡干部的檔案;
10、辦理其他有關(guān)事項。
