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有哪些
檔案管理制度是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的重要組成部分，旨在確保信息的安全、完整與有效利用。主要包括以下幾個(gè)核心內(nèi)容：
1. 檔案分類(lèi)與編碼：對(duì)各類(lèi)文件進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理：規(guī)定文件從生成到歸檔的流程，確保及時(shí)、完整收集，有序整理。
3. 檔案保管：明確檔案的存儲(chǔ)條件，包括物理存儲(chǔ)和電子存儲(chǔ)的安全措施。
4. 檔案利用：規(guī)定檔案的查閱、復(fù)制和借閱流程，保障信息的合理利用。
5. 檔案鑒定與銷(xiāo)毀：設(shè)立定期的檔案鑒定機(jī)制，對(duì)過(guò)期或無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行安全銷(xiāo)毀。
6. 檔案信息化：推動(dòng)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，提高管理效率。
7. 檔案安全與保密：強(qiáng)化信息安全意識(shí)，制定保密措施，防止檔案失竊或泄露。
8. 培訓(xùn)與監(jiān)督：對(duì)員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，實(shí)施定期檢查，確保制度執(zhí)行。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類(lèi)與編碼：各部門(mén)應(yīng)按照業(yè)務(wù)性質(zhì)劃分檔案類(lèi)別，如財(cái)務(wù)、人事、項(xiàng)目等，每類(lèi)檔案賦予獨(dú)特編碼，如“f001”代表財(cái)務(wù)類(lèi)第一份文件。
2. 收集與整理：文件產(chǎn)生后，責(zé)任人需在一周內(nèi)完成歸檔，填寫(xiě)檔案清單，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。
3. 保管：檔案室應(yīng)保持恒溫恒濕，定期進(jìn)行清潔和維護(hù)。電子檔案應(yīng)備份在兩個(gè)不同的安全存儲(chǔ)設(shè)備上。
4. 利用：?jiǎn)T工需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后方可查閱檔案，復(fù)制檔案需登記，借閱期限不超過(guò)兩周。
5. 鑒定與銷(xiāo)毀：每年進(jìn)行一次檔案鑒定，無(wú)保存價(jià)值的檔案須經(jīng)相關(guān)部門(mén)確認(rèn)，由專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。
6. 信息化：逐步將紙質(zhì)檔案掃描成電子版，錄入檔案管理系統(tǒng)，方便在線查詢(xún)。
7. 安全與保密：設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限，敏感檔案加密存儲(chǔ)，嚴(yán)禁非法傳播。違反者將受到紀(jì)律處分。
8. 培訓(xùn)與監(jiān)督：新員工入職時(shí)進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，每年至少進(jìn)行一次復(fù)訓(xùn)。管理部門(mén)每月檢查一次檔案管理執(zhí)行情況。
上墻內(nèi)容
1. 檔案管理制度概覽，簡(jiǎn)明扼要地列出主要管理內(nèi)容。
2. 檔案分類(lèi)及編碼示例，展示各類(lèi)檔案的編碼規(guī)則。
3. 檔案查閱流程圖，清晰呈現(xiàn)申請(qǐng)、審批、查閱的步驟。
4. 檔案安全警示，強(qiáng)調(diào)保密規(guī)定和違規(guī)后果。
5. 員工職責(zé)和權(quán)限，明確檔案管理的責(zé)任人和權(quán)限分配。
以上檔案管理制度旨在建立一個(gè)高效、安全的信息管理體系，促進(jìn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)的規(guī)范化。各環(huán)節(jié)務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案管理的合規(guī)性和有效性。
檔案管理制度范本
第1篇 檔案管理制度范本
一,檔案人員崗位責(zé)任制
1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》及黨和國(guó)家檔案工作的方針,政策.
2.熱愛(ài)檔案事業(yè),努力提高政治思想,科學(xué)文化和檔案業(yè)務(wù)水平,不斷進(jìn)行檔案理論和業(yè)務(wù)研究,以保證工作任務(wù)的順利完成,適應(yīng)改革的需要.
3.熟悉本單位業(yè)務(wù),了解工作活動(dòng)和文件材料形成情況,積極協(xié)助搞好本單位的文書(shū)處理工作,使應(yīng)歸檔文件齊全,完整,為檔案工作打好基礎(chǔ).
4.負(fù)責(zé)管理本單位的全部檔案,材料,編制案卷目錄,專(zhuān)題目錄,人名卡片等必要的檢索工具和參考資料,積極為各方面提供服務(wù),使檔案的利用快,準(zhǔn),全,充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益.
5.督促和協(xié)助搞好本單位文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的立卷歸檔工作,案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)范化,標(biāo)準(zhǔn)化.
6.負(fù)責(zé)本單位和所轄單位檔案工作的指導(dǎo),監(jiān)督與檢查,每年組織檔案人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)一至二次,不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì).
7.認(rèn)真做好檔案的收集,整理,保管,鑒定,統(tǒng)計(jì),利用,保護(hù)等項(xiàng)工作.
8.積極做好檔案,資料的征集工作,不斷豐富檔案內(nèi)容,為黨和國(guó)家積累檔案史料.
9.堅(jiān)守崗位,忠于職守,認(rèn)真執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)制度.
10.不斷向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況,取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持.
11.模范遵守黨和國(guó)家的保密規(guī)定,嚴(yán)格保守黨和國(guó)家的機(jī)密.
12.積極參加上級(jí)檔案局組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng).按時(shí)向上級(jí)檔案館移交檔案.
13.檔案人員調(diào)動(dòng)時(shí),嚴(yán)格辦理交接手續(xù),手續(xù)辦理之前不得離開(kāi)工作崗位.
二,檔案保密制度
黨和國(guó)家工作人員,均應(yīng)遵守以下保密制度:
1.個(gè)人所借閱的檔案,資料不得隨意攜帶外出.對(duì)機(jī)密檔案內(nèi)容不得隨意向外泄露.
2.查閱檔案時(shí),只能按介紹信指明的內(nèi)容查閱,不得翻閱無(wú)關(guān)部分.
3.私人通信,電話,個(gè)人筆記本,私人間的談話,不得涉及檔案的機(jī)密.
4.不準(zhǔn)在庫(kù)房?jī)?nèi)接待賓朋親友,談話聊天.
5.保密工作要列入有關(guān)人員崗位責(zé)任制或與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤,因失職或有意失密,泄密及違反保密制度者,要按《檔案法》和保密規(guī)定論處.
三,檔案借閱制度
1.外單位查,借閱檔案者,須持單位介紹信,寫(xiě)明借閱者的姓名,政治面貌,查檔內(nèi)容和目的.本單位借閱者也應(yīng)說(shuō)明目的.
2.利用檔案,一般得經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)同志批準(zhǔn).重要的須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理登記手續(xù).
3.對(duì)已歸檔的文件,一般在檔案室查閱.須借出時(shí)經(jīng)批準(zhǔn)方可.借閱檔案用完后,應(yīng)及時(shí)送還,如超過(guò)借閱時(shí)間,須重新辦理手續(xù).
4.借閱檔案時(shí),應(yīng)注意愛(ài)護(hù),嚴(yán)禁涂劃,拆損,更不得抽換,遺失.不經(jīng)檔案室同意,不準(zhǔn)公布,翻印,拍照,轉(zhuǎn)借,私抄,如需摘抄,復(fù)制,須經(jīng)批準(zhǔn)的負(fù)責(zé)人同意,作憑證材料時(shí),加蓋圖章后方有效.
5.查,借閱檔案者,要嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密規(guī)定,如有損壞,丟失,按照《檔案法》和《保密條例》之有關(guān)規(guī)定處理.
6.凡經(jīng)查,借檔案解決了較大問(wèn)題,取得了顯著效益者,利用者要及時(shí)將情況反饋給檔案管理人員.檔案人員要主動(dòng),及時(shí)地收集檔案利用情況.
四,檔案鑒定與銷(xiāo)毀制度
1.對(duì)各種檔案的保管期限,密級(jí),必須進(jìn)行隨時(shí)或定期的鑒定,對(duì)須鑒定的檔案,由檔案部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)提出意見(jiàn),本單位檔案鑒定委員會(huì)組織有關(guān)人員共同審定,提出鑒定報(bào)告,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行.
2.對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案,刪除銷(xiāo)毀時(shí),必須填寫(xiě)銷(xiāo)毀登記表,連同鑒定報(bào)告和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)手續(xù),一并存檔備查.執(zhí)行銷(xiāo)毀任務(wù)時(shí),必須由單位領(lǐng)導(dǎo)指定的監(jiān)銷(xiāo)人員監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人不得少于二人,并在銷(xiāo)毀登記表上簽字.
3.銷(xiāo)毀檔案時(shí),可采取兩種法:一是就地焚燒,二是在監(jiān)銷(xiāo)人員的監(jiān)督下送造紙廠銷(xiāo)毀.
五,立卷歸檔制度
1.根據(jù)歸檔范圍,按照文件材料形成自然規(guī)律和相互之間的聯(lián)系,以分門(mén)別類(lèi),便于保存和查找的原則,搞好立卷歸檔工作.
2.凡屬本單位在工作活動(dòng)中形成和使用的具有查考利用價(jià)值的各種文件,圖表,聲像,實(shí)物等,均由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行收集,積累,立卷歸檔.
3.依照《檔案保管期限表》對(duì)歸檔的文件材料劃分為永久,長(zhǎng)期,短期三種期限,分別立卷,編目,存放.
4.歸檔的案卷符合規(guī)范化要求.案卷質(zhì)量達(dá)到:文件材料齊全完整,分類(lèi)準(zhǔn)確,組卷合理,卷內(nèi)文件排列科學(xué)系統(tǒng),保管期限劃分準(zhǔn)確,標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,卷內(nèi)目錄完整,書(shū)寫(xiě)工整,裝訂結(jié)實(shí),整齊美觀,案卷排列合理.
5.文書(shū)立卷歸檔每年一次.三月份完成上年度的文件材料的收集工作,四月份立卷歸檔完畢,編制移交目錄一式兩份,移交檔案室統(tǒng)一保管.各專(zhuān)業(yè)檔案的歸檔可按各專(zhuān)業(yè)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行.
第2篇 檔案管理制度范例
一、 為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。
二、 歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、 檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4. 各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類(lèi)與歸檔
1. 公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、 檔案的借閱
1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。
4. 檔案借閱者必須做到:
① 愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。
② 注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、 檔案的銷(xiāo)毀
1. 公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2. 當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3. 凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。
公司檔案管理制度
第3篇 檔案室安全管理制度
檔案室安全管理制度
1.檔案室是學(xué)校黨政文書(shū)資料、人事檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案保存使用的場(chǎng)所
，列為學(xué)校安全管理要害部位，工作人員應(yīng)特別做好安全工作。
2.檔案室是機(jī)密部位，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。
3.各類(lèi)資料進(jìn)入檔案室，必須嚴(yán)格登記制度、借還制度，機(jī)密資料、人事
檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。
4.檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥，做好防濕、防蟲(chóng)蛀的工作。
5.室內(nèi)消防器材、報(bào)警設(shè)備常年完好，性能良好有效。
6.嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi)，任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。
7.門(mén)窗堅(jiān)固防盜，工作人員隨手關(guān)窗鎖門(mén)，假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù)，
確保安全。
第4篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度怎么寫(xiě)
一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專(zhuān)職人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。
二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求,按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細(xì)分類(lèi),進(jìn)行歸檔。
三、檔案資料員工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。
3、按時(shí)收集好各類(lèi)檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類(lèi)要準(zhǔn)確,裝訂要工整,符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。
4、及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。
6、妥善保管好各類(lèi)檔案資料,嚴(yán)厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門(mén)或房管部門(mén)和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。
五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請(qǐng)律師合同書(shū)”為準(zhǔn),由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書(shū)面方式給予回復(fù)。
第5篇 資產(chǎn)評(píng)估公司公文處理和檔案管理制度
*x資產(chǎn)評(píng)估有限公司公文處理和檔案管理制度
第一條
為切實(shí)做好公司公文處理和檔案管理，使之規(guī)范化、制度化，結(jié)合本公司實(shí)際，制定本制度。
第二條
公司的公文，各種業(yè)務(wù)資料，設(shè)專(zhuān)人具體負(fù)責(zé)保管。
第三條
公文處理要做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，由專(zhuān)管人員統(tǒng)一收發(fā)、公辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。
第四條
公文處理和檔案管理，必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，確保重要文件、業(yè)務(wù)資料和機(jī)密安全。
第五條
凡需辦理的公文，專(zhuān)管人員應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)，按規(guī)定程序，及時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)批示或交業(yè)務(wù)主管辦理。
第六條
草擬公文，要使用鋼筆或毛筆，并力求做到情況真實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，文字精煉，書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅簡(jiǎn)短。
第七條
公文辦完后，要根據(jù)文書(shū)立卷，檔案管理的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、附件等分類(lèi)整理，保證材料齊全、完整，便于保管，查找和利用。
第八條
本公司工作人員查閱公文、檔案資料，一般在辦公室進(jìn)行，如因工作需要，非帶出不可時(shí)，須在借閱登記本上登記，閱用完畢，及時(shí)退回注銷(xiāo)。外單位因工作需要查閱、抄錄、復(fù)印有關(guān)業(yè)務(wù)檔案資料時(shí)，須持介紹信，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第九條
文書(shū)、檔案專(zhuān)管人員、工作人員，如因工作疏漏，造成遺失，應(yīng)視情節(jié)給予行政的、經(jīng)濟(jì)的處罰，直至解聘。
第十條
本制度自批準(zhǔn)設(shè)立之日起實(shí)行
第6篇 公司企業(yè)人事檔案管理制度
企業(yè)(公司)人事檔案管理制度
一、總則
第一條為了規(guī)范人事檔案的管理和利用,為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù),特制訂本制度。
第二條集團(tuán)公司員工檔案實(shí)行分級(jí)管理
由集團(tuán)公司人力資源中心引進(jìn)的員工的檔案一律由集團(tuán)人力資源中心統(tǒng)一管理。
(一)原始檔案:員工入司時(shí)隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料,員工轉(zhuǎn)正后調(diào)入公司管理。
(二)新建檔案:員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱(chēng)變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料。
(三)電子檔案:員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號(hào)、家庭住址、戶(hù)籍所在地、畢業(yè)學(xué)校、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、職稱(chēng)、工作經(jīng)歷、崗位、職務(wù)、合同期限等情況通過(guò)電子信息系統(tǒng)的形式所形成的記錄。
經(jīng)集團(tuán)人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司引進(jìn)的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。
第三條 人事檔案由各公司、部門(mén)總經(jīng)理分管或指導(dǎo),該公司、部門(mén)人事負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)操作和管理,并對(duì)檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。集團(tuán)公司人力資源中心全權(quán)負(fù)責(zé)對(duì)各公司、部門(mén)人事檔案的監(jiān)督考核。
二、人事檔案的建立
第四條 新建人事檔案收集范圍
由人力資源部門(mén)直接形成的材料:
(一)各種履歷表、登記表、面試評(píng)價(jià)表、個(gè)人經(jīng)歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括:報(bào)名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業(yè)證復(fù)印件、肝功能、乙肝兩對(duì)半和胸透檢驗(yàn)單(要求員工在進(jìn)公司之前須到公司指定的醫(yī)院進(jìn)行體檢,且出具的體檢證明須真實(shí)有效)等材料。
(二)職務(wù)任免申請(qǐng)表、行政職務(wù)任免材料、晉升技術(shù)職稱(chēng)(學(xué)位等)審批材料。
(三)工資調(diào)整審批表。
(四)鑒定書(shū)、鑒定表以及其它各種鑒定材料。
(五)考核、考勤或其它類(lèi)材料。
(六)有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)歷及成績(jī)、學(xué)歷情況等材料。
(七)各種處分、處罰材料和通報(bào)批評(píng)等材料。
(八)有關(guān)接收、調(diào)配、解聘等情況記錄材料。
(九)各種重要的個(gè)人申請(qǐng)、承諾、聘用合同(協(xié)議)、保險(xiǎn)等材料。
(十)各種崗位責(zé)任書(shū)、競(jìng)聘、施政方案等。
通過(guò)其它渠道形成的材料:
(一)各類(lèi)組織成員或代表以及各種先進(jìn)模范或受獎(jiǎng)勵(lì)材料。
(二)參加各級(jí)人大或各類(lèi)協(xié)會(huì)代表大會(huì)材料。
(三)業(yè)務(wù)考績(jī)材料、技術(shù)方面的貢獻(xiàn)材料及各項(xiàng)論文著作篇目等。
(四)出國(guó)審批表及在外期間鑒定材料。
(五)參加公司組織的各類(lèi)體檢材料、工傷證明材料。
(六)在原工作單位形成的有關(guān)檔案材料。
(七)在部隊(duì)或?qū)W校等機(jī)關(guān)單位形成的有關(guān)檔案材料。
(八)重要的社會(huì)關(guān)系、親屬關(guān)系的記錄材料。
(九)對(duì)違紀(jì)、違法事件的申訴、申報(bào)以及處理情況記錄等。
第五條 人事檔案歸檔材料要求
歸檔材料應(yīng)具備的條件:
(一)必須是已經(jīng)處理完畢,而不是懸而未決或沒(méi)有最后審定和處理意見(jiàn)的文件。
(二)材料必須以個(gè)人為對(duì)象。對(duì)反映多人有關(guān)情況的材料,應(yīng)當(dāng)分別制成以個(gè)人為單位或反映本人情況的材料,方可歸入個(gè)人檔案。
(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標(biāo)記,如個(gè)人簽字或加蓋個(gè)人印章、單位公章等;對(duì)屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料,應(yīng)先將手續(xù)補(bǔ)齊,并在辦理完備后再行歸檔。
(四)檔案內(nèi)容必須實(shí)事求是,不能帶有虛構(gòu)、想象、夸張的成份;人物傳記、寫(xiě)人物事跡的報(bào)告文學(xué)、個(gè)人回憶錄都不得歸檔。
(五)檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整,對(duì)頭尾不清、來(lái)源時(shí)間不明的材料,要盡可能查清注明;涉及個(gè)人重大問(wèn)題的材料,如需查清,應(yīng)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)處理后,方能歸檔。確定材料能否歸檔時(shí),應(yīng)針對(duì)具體問(wèn)題具體分析,不能一概而論;同時(shí),還應(yīng)對(duì)檔案中應(yīng)當(dāng)具備而缺少的材料予以登記,并有計(jì)劃地進(jìn)行收集補(bǔ)充。
應(yīng)妥善處理不應(yīng)歸檔的材料:
(一)經(jīng)過(guò)鑒別,凡應(yīng)轉(zhuǎn)往有關(guān)單位保存或處理的材料,應(yīng)填制《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》(此指干部或重要人員檔案)。
(二)接收單位清點(diǎn)核對(duì)后,應(yīng)按程序辦理接收手續(xù)。
(三)凡屬退還本人的材料、證章等,應(yīng)開(kāi)列詳細(xì)清單,證明材料(物品)名稱(chēng)及份(件)數(shù),經(jīng)批準(zhǔn)后退還本人,并由本人在接收人處簽字或加蓋個(gè)人印章。
(四)對(duì)不直接退還本人的材料,可經(jīng)批準(zhǔn)后給予銷(xiāo)毀,并應(yīng)對(duì)其本人說(shuō)明。
(五)銷(xiāo)毀人事檔案履行一定審批手續(xù),任何個(gè)人都不得擅自銷(xiāo)毀。
第六條 人事檔案的整理要求:
(一)應(yīng)遵循完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的原則。
(二)應(yīng)做到認(rèn)真鑒別、分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
(三)人事檔案的保管范圍與人員管理應(yīng)相一致。
(四)材料增減時(shí)應(yīng)進(jìn)行重新整理。
(五)人事檔案原件作為正本,對(duì)于機(jī)密性較高的人事檔案,可根據(jù)工作需要和人員管理情況建立副本。
第七條 人事檔案的建立
(一)集團(tuán)公司總部新進(jìn)員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料,并對(duì)于員工在崗位工作期間形成的各類(lèi)檔案資料須及時(shí)予以補(bǔ)充完善。
(二)集團(tuán)公司人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求,經(jīng)該公司人事負(fù)責(zé)人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊(cè)上報(bào)集團(tuán)人力資源中心。
(三)員工所在部門(mén)人事助理建立本部門(mén)員工基礎(chǔ)檔案,并對(duì)員工在職期間相關(guān)個(gè)人信息資料(身份證號(hào)、聯(lián)系方式、家庭住址、戶(hù)籍地、學(xué)歷、職稱(chēng)、崗位)的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報(bào)集團(tuán)人力資源中心。
第八條 人事檔案的編號(hào)
(一)人事檔案編號(hào)構(gòu)成:檔案代碼+四位數(shù)字,按順序編號(hào)。
(二)各分(子)公司、部門(mén)人事檔案代碼取正式名稱(chēng)前三個(gè)字的漢語(yǔ)拼音第一個(gè)字母(大寫(xiě)),如采購(gòu)管理中心,其人事檔案編號(hào)為cgg。
(三)員工辭職后的檔案編號(hào)繼續(xù)保留,不重復(fù)使用。
(四)同一部門(mén)員工的檔案要求放在一起,每10名員工的人事檔案存放在同一個(gè)檔案袋內(nèi),調(diào)動(dòng)或辭職抽出后不添加新的員工檔案,若檔案袋中員工檔案已抽完,此空檔案袋繼續(xù)保留。抽出檔案后應(yīng)該在檔案袋上予以標(biāo)明。
第九條 人事檔案建立的
具體程序
(一)集團(tuán)人力資源中心以及各分(子)公司人事部門(mén)對(duì)材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求。
(二)按照材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的具體順序。
(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱(chēng)及其相關(guān)的內(nèi)容。
(四)將新的材料存入檔案。
第十條 員工在職期間形成的培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。
(一)大學(xué)生、聘用人員、科級(jí)(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料,由所在公司、部門(mén)每半年整理一次,后備管理干部的材料由其所在公司、部門(mén)每月收集整理一次,統(tǒng)一交集團(tuán)公司人力資源中心存檔。
(二)其他員工在職期間所形成的培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門(mén)按季度定期收集、整理,并要求歸檔。
三、 人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第十一條 人事檔案轉(zhuǎn)遞的具體程序
(一)人事負(fù)責(zé)人依據(jù)人力資源調(diào)配通知單或調(diào)令取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的員工檔案材料。
(二)在檔案袋的人員編號(hào)及姓名后注明抽出的時(shí)間、原因(調(diào)動(dòng)、辭職辭退和開(kāi)除、自離、晉升等)及轉(zhuǎn)入地點(diǎn)。
(三)填寫(xiě)《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。
(四)將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》放入員工檔案一起,并將檔案袋密封后轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門(mén)。
(五)收檔公司、部門(mén)在收到檔案,核對(duì)無(wú)誤后,必須在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章,且及時(shí)反饋到轉(zhuǎn)出公司、部門(mén)。
第十二條 人事檔案材料在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,按要求裝袋密封交接,并在封口處加蓋公章,且不能由員工本人帶走,攜帶人員嚴(yán)禁私自拆封偷閱檔案。
第十三條 員工晉升科級(jí)(含)以上級(jí)別,轉(zhuǎn)正后一月內(nèi)由所在公司、部門(mén)按轉(zhuǎn)檔程序和要求將檔案提交集團(tuán)公司人力資源中心;科級(jí)管理干部被免職后,其檔案材料由集團(tuán)公司人力資源中心按照轉(zhuǎn)檔程序和要求轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門(mén)。
第十四條 員工離職后由其所在公司、部門(mén)一月之內(nèi)將其檔案抽出,裝訂成冊(cè)存檔,并妥善保管二年。銷(xiāo)毀時(shí)須填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》,經(jīng)集團(tuán)公司人力資源中心核準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。
四、人事檔案的查詢(xún)、借閱
第十五條 檔案查詢(xún)和借閱應(yīng)按程序辦理
(一)檔案的查詢(xún)應(yīng)先申請(qǐng),說(shuō)明查詢(xún)的對(duì)象、理由和范圍,所在公司、部門(mén)人事負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。
(二)外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門(mén)總經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理借檔登記。最長(zhǎng)借閱期限為一星期。若需延長(zhǎng),需辦理續(xù)借手續(xù)。
(三)各公司、部門(mén)、個(gè)人需要出具人事檔案證明材料,由所在公司、部門(mén)開(kāi)具介紹信,說(shuō)明理由,再由集團(tuán)公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。
(四)人力資源中心或各公司、部門(mén)內(nèi)部查閱、借檔和出具證明也應(yīng)按照程序進(jìn)行。
五、人事檔案的保管
第十六條 人事檔案保管必須嚴(yán)格遵守保密的原則。
第十七條 人事檔案管理必須由專(zhuān)人負(fù)責(zé),定期檢查核對(duì),確保檔案完整、準(zhǔn)確。
第十八條 人事檔案存放必須配備專(zhuān)門(mén)設(shè)備,不得與其它檔案混放一起。
第十九條 人事檔案存放應(yīng)做到安全、保密、防火、防潮、防盜。
第二十條 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。
六、考核辦法
第二十一條 凡出現(xiàn)以下情況,將根據(jù)情節(jié)輕重分別扣除所在公司、部門(mén)人事負(fù)責(zé)人績(jī)效獎(jiǎng)金20-50元/次:
(一)人事檔案不全的。
(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。
(三)不遵守人事檔案保密制度的。
(四)不履行正當(dāng)手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場(chǎng)所的。
第7篇 水泥廠職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理制度
水泥公司職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理制度
一、對(duì)接觸職業(yè)危害的員工,總務(wù)部應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定組織上崗前、在崗期間和離崗時(shí)的職業(yè)健康檢查,并將檢查結(jié)果如實(shí)告知員工。職業(yè)健康檢查費(fèi)用由公司承擔(dān)。
二、任何部門(mén)不得安排未經(jīng)上崗前職業(yè)健康檢查的員工從事接觸職業(yè)危害的作業(yè);不得安排有職業(yè)禁忌的員工從事其所禁忌的作業(yè);對(duì)在職業(yè)健康檢查中發(fā)現(xiàn)有與所從事職業(yè)相關(guān)的健康損害的員工,應(yīng)當(dāng)調(diào)離原工作崗位,并妥善安置;對(duì)未進(jìn)行離崗前職業(yè)健康檢查的員工,不得解除或者終止與其訂立的勞動(dòng)合同。
三、總務(wù)部辦公室應(yīng)當(dāng)為員工建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,并按照規(guī)定的期限妥善保存。員工離開(kāi)公司時(shí),有權(quán)索取本人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案復(fù)印件,辦公室應(yīng)當(dāng)如實(shí)、無(wú)償提供,并在所提供的復(fù)印件上簽章。
四、各部門(mén)不得安排未成年工從事接觸職業(yè)危害的作業(yè);不得安排孕期、哺乳期的女職工從事對(duì)本人和胎兒、嬰兒有危害的作業(yè)。
水泥有限責(zé)任公司
第8篇 天然氣用戶(hù)合同檔案及信息管理制度
第一條 為了規(guī)范合同的簽訂和管理，維護(hù)公司及用戶(hù)合法權(quán)益，保障用戶(hù)資料及檔案信息的安全，制定本制度。
第二條 本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶(hù)的照付不議合同。
第三條 用戶(hù)合同具體包括:天然氣用戶(hù)工程安裝合同、燃?xì)鈭?bào)警器安裝合同、城市燃?xì)饩用裼脩?hù)供氣合同、城市燃?xì)馍虡I(yè)用戶(hù)供氣合同及大用戶(hù)照付不議合同，可根據(jù)業(yè)務(wù)調(diào)整情況增減合同類(lèi)別。
第四條 符合正常業(yè)務(wù)流程的零散居民用戶(hù)安裝合同由業(yè)務(wù)人員與用戶(hù)簽訂即可，對(duì)于商業(yè)用戶(hù)安裝合同、集體用戶(hù)安裝合同應(yīng)由市場(chǎng)部經(jīng)理審核簽字，分批付款的安裝合同由經(jīng)營(yíng)副總簽字審批;供氣合同由業(yè)務(wù)人員直接辦理，未結(jié)清安裝費(fèi)用需要送氣的由總經(jīng)理審批簽字;照付不議合同由經(jīng)營(yíng)副總草擬，總經(jīng)理審核簽訂。
第五條 合同內(nèi)容要按規(guī)定填寫(xiě)，主要條款必須清晰完整，權(quán)責(zé)要明確。集體用戶(hù)必須有聯(lián)系人姓名和電話，有工期要求的要經(jīng)過(guò)規(guī)劃建設(shè)部測(cè)算后予以明確;分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內(nèi)容步驟，大型用戶(hù)涉及產(chǎn)權(quán)歸屬爭(zhēng)議的由經(jīng)營(yíng)副總審核確定。
第六條 天然氣安裝合同要嚴(yán)格按照物價(jià)部門(mén)確定的標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算部門(mén)測(cè)定的金額進(jìn)行收費(fèi)，業(yè)務(wù)人員不得違反公司規(guī)定擅自調(diào)整收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，不得多收或少收任何款項(xiàng)，嚴(yán)禁任何有損公司利益和聲譽(yù)的行為。
第七條 業(yè)務(wù)人員要嚴(yán)格按照規(guī)劃建設(shè)管理部提供的《天然氣用戶(hù)送氣通知單》和安裝驗(yàn)收?qǐng)D紙辦理開(kāi)戶(hù)手續(xù)，簽訂供氣合同。
第八條 用戶(hù)開(kāi)戶(hù)后，要及時(shí)完善表務(wù)信息、地址信息、燃?xì)饩咝畔⒌龋⒋蛴∮脩?hù)信息。
第九條 照付不議合同適用于上游天然氣供應(yīng)商和年用氣規(guī)模在300萬(wàn)立方米或日用氣規(guī)模在1萬(wàn)立方米以上(含)的工業(yè)用戶(hù)、大型商業(yè)用戶(hù)(集中采暖鍋爐、大型中央空調(diào))等，照付不議合同由市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，由經(jīng)營(yíng)副總經(jīng)理草擬，總經(jīng)理審核、簽訂。
第十條 業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同及有關(guān)資料(包括有關(guān)的信函、圖表、批件、預(yù)算及通知單等)按編號(hào)整理，交檔案管理人員存檔，用戶(hù)檔案的建立要全面、及時(shí)、準(zhǔn)確，不得將用戶(hù)檔案和信息隨意處置、銷(xiāo)毀、遺失。
第十一條 各類(lèi)用戶(hù)資料的查詢(xún)要履行必要的手續(xù)，嚴(yán)禁泄漏公司和用戶(hù)信息，具體規(guī)定由部門(mén)制定。
第十二條 計(jì)算機(jī)上的用戶(hù)信息由業(yè)務(wù)人員填寫(xiě)備份，后臺(tái)管理由綜合管理部網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)，要嚴(yán)格設(shè)置分級(jí)管理和查詢(xún)使用權(quán)限，保障信息安全，保全公司利益。
第十三條 本制度從二o一一年十月一日起執(zhí)行。
第9篇 公司人事檔案管理制度
公司人事檔案管理制度（一）
第一條為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細(xì)則。
第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負(fù)責(zé)管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。
第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門(mén)保存。對(duì)國(guó)家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第四條人事檔案管理員的職責(zé)
（一）、保管員工檔案；
（二）、及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；
（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；
（四）、登記員工工作、工資、獎(jiǎng)懲情況；
（五）、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)提供員工的情況；
（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；
（七）、定期向檔案室等部門(mén)移交檔案；
（八）、辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。
第五條人事檔案的內(nèi)容及分類(lèi)歸檔
（一）、本人歷年填寫(xiě)的個(gè)人簡(jiǎn)歷、履歷、登記表；
（二）、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長(zhǎng)歷史等自傳材料；
（三）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對(duì)員工的考察、考核、評(píng)價(jià)材料；
（四）、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料；
（五）、員工參入黨、團(tuán)材料；
（六）、獎(jiǎng)勵(lì)（包括科技和業(yè)務(wù)）及各種先進(jìn)事跡材料；
（七）、入伍、退伍、辭退職、出國(guó)等材料；
（八）、處分、取消處分的材料；
（九）、任免、工資、職稱(chēng)等材料；
（十）、學(xué)歷和評(píng)定的技能等材料；
（十一）、其它有較大價(jià)值的可供參考的材料。
第六條人事檔案材料的分類(lèi)嚴(yán)格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。
第七條人事檔案的收集、保管和銷(xiāo)毀
一、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊(cè)登記。
二、對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。
三、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。
五、按規(guī)定需要銷(xiāo)毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并編制銷(xiāo)毀清冊(cè)。
六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫(kù)房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
七、人事檔案材料應(yīng)分類(lèi)，整理裝訂成冊(cè)后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對(duì)檔案進(jìn)行一次整理、校對(duì)工作。
八、檔案應(yīng)分類(lèi)編號(hào)后存放，編號(hào)應(yīng)與員工編號(hào)統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。
第八條人事檔案的利用和傳遞
一、外單位來(lái)公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。
二、本公司各部門(mén)因工作需要查閱員工檔案時(shí)，應(yīng)由部門(mén)出具證明，由人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。
三、公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。
四、建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱職工檔案的情況做好記錄。
五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)提交報(bào)告，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)。
六、任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。
七、查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個(gè)月內(nèi)移交其檔案。
九、員工調(diào)動(dòng)、辭職，解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶(hù)口所在地的街道辦事處。
十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要通訊或派專(zhuān)人送取，并履行登記手續(xù)，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。
十一、對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的 “ 員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單 ” 的項(xiàng)目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。
第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時(shí)，應(yīng)從計(jì)算機(jī)內(nèi)注銷(xiāo)員工基本檔案情況。
第十條本細(xì)則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。
第十一條本管理細(xì)則由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
公司人事檔案管理制度（二）
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類(lèi)合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類(lèi)歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)各種人事資料的名稱(chēng)及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。
1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。(www.)在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。
1.6對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類(lèi)編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過(guò)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門(mén)查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工的人事檔案。
2.3公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷(xiāo)毀
4.1公司任何個(gè)人和部門(mén)非經(jīng)同意不得銷(xiāo)毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
人力資源部
第10篇 某某公司綜合檔案管理制度
某有限公司綜合檔案管理制度
一、總 則
第一條為了加強(qiáng)公司的檔案管理工作,有效的保護(hù)和利用檔案,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案在科研、管理和其它各項(xiàng)工作中的作用,按照檔案完整、真實(shí)、精煉、實(shí)用的要求,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。使企業(yè)檔案工作納入工作管理體系,更好地為企業(yè)發(fā)展提升整體實(shí)力。
第二條檔案是科研、管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件。檔案是公司員工智慧的結(jié)晶,是公司歷史的鑒證。
第三條檔案工作是辦好公司重要基礎(chǔ)工作之一,也是衡量公司管理質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志,是維護(hù)公司歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要事業(yè)。把檔案工作納入公司整體發(fā)展規(guī)劃,列入議事日程,納入有關(guān)人員職責(zé)范圍,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。
第四條公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于保管和開(kāi)發(fā)利用。
二、公司檔案管理工作的基本原則
以集中管理與分散管理相結(jié)合,集中管理為主即公司文書(shū)檔案由總經(jīng)辦集中統(tǒng)一管理,檔案未交總經(jīng)辦的分別由相關(guān)部門(mén)管理,以便及時(shí)利用和維護(hù)檔案的完整性與安全性。公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件材料,由主辦人負(fù)責(zé)將其相關(guān)的文件資料及時(shí)整理并歸檔。
三、公司檔案管理基本制度
第一條 管理部門(mén)
1.文件歸檔結(jié)案后原稿由總經(jīng)辦歸檔,制訂文件部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件;如因工作、業(yè)務(wù)處理需要原稿須由制訂部門(mén)保管,應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后妥善保存,總經(jīng)辦則以復(fù)印件歸檔。
2.公司檔案分類(lèi)目錄及編號(hào)由總經(jīng)辦統(tǒng)一制定,各部門(mén)檔案則由各部門(mén)自行編定并報(bào)送總經(jīng)辦檔案管理處。
第二條 文件點(diǎn)收
文件結(jié)案移送歸檔時(shí)根據(jù)如下原則點(diǎn)收:
1.檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺應(yīng)立即追查歸檔。
2.文件如經(jīng)過(guò)抽查應(yīng)有公司領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。
3.文件的處理手續(xù)必須完備,如有遺漏應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。
4.與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)。
第三條 文件整理
第11篇 安全生產(chǎn)文件及檔案管理制度
為規(guī)范和加強(qiáng)站內(nèi)的安全檔案的管理，實(shí)行制度化管理，特制定本制度。安全生產(chǎn)檔案必須由專(zhuān)人管理安全生產(chǎn)檔案。
1、安全生產(chǎn)檔案內(nèi)容：
（1）安全生產(chǎn)管理管理人員任命書(shū)及變動(dòng)情況記錄。
（2）從業(yè)人員檔案（包括安全運(yùn)行、培訓(xùn)教育、獎(jiǎng)懲等信息）。
（3）特種作業(yè)人員資格證名單。
（4）特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案。
（5）危險(xiǎn)源管理清單。
（6）監(jiān)測(cè)資料（設(shè)備運(yùn)行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等）。
（7）職工健康檔案及職業(yè)病檔案資料。
（8）安全生產(chǎn)整改情況記錄。
（9）安全例會(huì)及安全日、月活動(dòng)記錄。
（10）安全生產(chǎn)隱患排查方案、平安交通實(shí)施方案等各種方案及落實(shí)情況；
（11）事故記錄和統(tǒng)計(jì)資料。
（12）傷亡登記表存檔情況。
（13）崗位作業(yè)操作規(guī)程。
（14）安全措施經(jīng)費(fèi)及使用情況。
（15）事故應(yīng)急救援預(yù)案、演練、實(shí)施記錄。
２、要編寫(xiě)詳細(xì)的目錄并分檔存放，以形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
３、按期上報(bào)給各有關(guān)部門(mén)，定期向職工公布檔案管理情況。
４、主要領(lǐng)導(dǎo)要檢查檢查檔案管理情況，使之完善化、科學(xué)化。
第12篇 集團(tuán)公司檔案管理制度3
集團(tuán)公司檔案管理制度(三)
第一章總則
第一條為規(guī)范集團(tuán)檔案管理,特制訂本工作細(xì)則。
第二條本工作細(xì)則適用于江蘇xx實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司檔案工作人員。
第二章日常事務(wù)工作細(xì)則
第三條檔案人員崗位職責(zé)
(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級(jí)有關(guān)檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。
(二)負(fù)責(zé)制訂集團(tuán)公司有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。
(三)督促、檢查和指導(dǎo)各分子公司檔案立卷部門(mén)對(duì)檔案材料進(jìn)行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。
(四)負(fù)責(zé)集團(tuán)專(zhuān)兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。
(五)負(fù)責(zé)接收、整理、分類(lèi)、保管和統(tǒng)計(jì)集團(tuán)公司的各類(lèi)檔案。
(六)負(fù)責(zé)檔案的開(kāi)放利用工作,辦理檔案的借閱,對(duì)所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開(kāi)展檔案的編研工作。
(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報(bào)刊、雜志等資料,并提供利用。
(九)對(duì)檔案室所藏已過(guò)保管期的檔案負(fù)責(zé)組織鑒定,并提出處理意見(jiàn)。
(十)認(rèn)真做好檔案保管工作,對(duì)庫(kù)房要做到八防(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲(chóng)、防盜),定期清掃、通風(fēng)、更換防蟲(chóng)用品,延長(zhǎng)檔案壽命。
(十一)承辦公司交辦的其他工作。
第四條流程圖
(一)接收流程:
材料齊全
缺少材料
1.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)
(1)應(yīng)歸檔文件齊全完整;
(2)應(yīng)歸檔文件為原件;
(3)及時(shí)登記;
2.處理措施
(1)檔案資料發(fā)生損毀時(shí),由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。
(2)未能及時(shí)登記,扣除責(zé)任人績(jī)效1-5分/次;
(二)借閱流程
1.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)
(1)借閱登記;
(2)保持文檔完整;
(3)遵守檔案管理制度。
2.處理措施
(1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責(zé)任人績(jī)效1-5分/次;
(2)涉嫌泄密的,予以記過(guò)處理,并視情節(jié)輕重責(zé)任人扣除績(jī)效獎(jiǎng)金5-10分/次;觸及國(guó)家法律法規(guī)的,按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。
(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。
(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當(dāng)事人行政法律責(zé)任。
第三章附則
第五條檔案管理考核辦法
(一)為切實(shí)提高檔案管理水平,結(jié)合檔案工作目標(biāo)的考核,對(duì)檔案工作實(shí)行必要的獎(jiǎng)懲考核;
(二)檔案達(dá)標(biāo)工作作為全年工作目標(biāo)之一,考核集團(tuán)行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡(luò)成員的工作;
(三)集團(tuán)各部門(mén)、分子公司、項(xiàng)目部必須把檔案工作作為工作目標(biāo)管理的主要內(nèi)容,納入全年目標(biāo),落實(shí)責(zé)任人;
(四)檔案工作結(jié)合全年工作進(jìn)行全面綜合的考核評(píng)比;
(五)考核內(nèi)容:各部門(mén)、分子公司、項(xiàng)目部的年度目標(biāo)責(zé)任書(shū)中檔案管理工作指標(biāo)是否完成。
(六)考核由集團(tuán)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé),對(duì)工作成績(jī)突出者給予適當(dāng)?shù)谋碚玫莫?jiǎng)勵(lì),對(duì)違反規(guī)定或工作不負(fù)責(zé)的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標(biāo)管理獎(jiǎng)。
第六條本工作細(xì)則解釋權(quán)歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸總經(jīng)辦。
第七條本工作細(xì)則自頒布之日起正式執(zhí)行。
第13篇 辦公室文件檔案辦公用品公章管理制度
辦公室管理制度
為完善公司的行政管理機(jī)制，建立規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。
文件收發(fā)規(guī)定
一、董事會(huì)和公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬董事會(huì)的由董事長(zhǎng)簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)。
業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門(mén)擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于商業(yè)秘密的文件，核稿人應(yīng)該注“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專(zhuān)人印制、報(bào)送。
二、董事會(huì)和公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。
三、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
四、外來(lái)的文件由辦公室文書(shū)負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫(xiě)閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門(mén)，辦好文件閱辦;屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
五、文件閱辦部門(mén)或個(gè)人，對(duì)有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向辦公室說(shuō)明原因。
檔案管理制度
一、所有檔案文印人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項(xiàng)。
二、打印正式文件，必須按文件簽發(fā)規(guī)定由總經(jīng)理簽署意見(jiàn)，然后打印。如發(fā)傳真均需逐項(xiàng)登記，以備查驗(yàn)。
三、文印人員必須按時(shí)、按質(zhì)、按量完成各項(xiàng)打字、傳真、復(fù)印任務(wù)，不得積壓延誤。工作任務(wù)繁忙時(shí)，應(yīng)加班完成。辦理中如遇不清楚的地方，應(yīng)及時(shí)與有關(guān)人員校對(duì)清楚。
四、文件、傳真等應(yīng)及時(shí)發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當(dāng)事人的責(zé)任。
五、嚴(yán)禁擅自為私人打印、復(fù)印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。
六、公司文件原件，照冊(cè)登記存檔。
七、檔案管理員未經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，文件原稿不能向他人復(fù)印外借。
八、如公司辦理其它事宜領(lǐng)用文件時(shí)，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，承辦人辦理借還手續(xù)方可。
辦公用品購(gòu)置領(lǐng)用規(guī)定
一、公司領(lǐng)導(dǎo)及未實(shí)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核部門(mén)所需的辦公用品，由辦公室填寫(xiě)《資金使用審批表》，報(bào)總經(jīng)理審批后購(gòu)置。實(shí)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核的部門(mén)所需購(gòu)置辦公用品，到辦公室領(lǐng)用，辦理出入庫(kù)手續(xù)，明確金額。需購(gòu)置的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《資金使用審批表》，報(bào)總經(jīng)理審批后由辦公室購(gòu)置。大額資金的使用，由總經(jīng)理審核并報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后辦理。
二、辦公用品購(gòu)置后，須持總經(jīng)理審批的《資金使用審批表》和購(gòu)貨發(fā)票、清單，到辦理出入庫(kù)手續(xù)。未辦理出入庫(kù)手續(xù)的，財(cái)務(wù)部不予報(bào)銷(xiāo)。
三、各部門(mén)所用的專(zhuān)用表格等印刷品，由部門(mén)自行制定格式，按規(guī)定報(bào)總經(jīng)理審批后，由辦公室統(tǒng)一印制。
四、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。
五、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，努力降低消耗和辦公費(fèi)用。
公章管理規(guī)定
一、公司文件、申請(qǐng)、協(xié)議、合同等，須加蓋印章時(shí)，要對(duì)文字、用語(yǔ)進(jìn)行校對(duì)無(wú)誤方可加蓋公章。
二、外單位或個(gè)人，與公司有合作行為的，因某種情況須加蓋印章時(shí)，要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可加蓋，如行成法律訴訟的必須由董事會(huì)或董事長(zhǎng)批準(zhǔn)方可加蓋印章。
三、如因某種業(yè)務(wù)須要帶公章前往辦理，辦公室須派專(zhuān)人前往，或經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)辦理帶章外出手續(xù)方可。
四、未經(jīng)批準(zhǔn)私自帶章外出給公司帶來(lái)重大損失和極壞影響時(shí)，公司將對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行依法追究。
第14篇 辦公室檔案管理制度
為加強(qiáng)辦公室檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)和各社團(tuán)管理服務(wù)，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度。
一、立卷、歸檔
第一條各部門(mén)、各社團(tuán)平時(shí)要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門(mén)、各社團(tuán)的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。
第二條各類(lèi)文件材料由辦公室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對(duì)各部門(mén)、各社團(tuán)文件立卷工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。
第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件(包括收、發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會(huì)議文件，文件匯編，簿、冊(cè)、圖表，出版物原稿、磁盤(pán)等)，均屬立卷歸檔范圍。
第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價(jià)值，便于保管和利用。
第五條立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類(lèi)，分年度、分級(jí)別、分問(wèn)題、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。將文件按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)。
2、分級(jí)別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分問(wèn)題。將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。
4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價(jià)值，將文件按不同的保管期限分開(kāi)。
5、保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。
(1)永久保存。凡是反映部門(mén)、社團(tuán)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的(例如章程、申請(qǐng)批文、社團(tuán)成立申請(qǐng)書(shū)等)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。
(2)長(zhǎng)期保存。凡是在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)部門(mén)、社團(tuán)需要查考的文件，劃為長(zhǎng)期保存。長(zhǎng)期保存為15年至50年。
(3)短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)部門(mén)、社團(tuán)需要查考的各種文件，劃為短
期保存。短期保存為15年以下。
第六條文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問(wèn)題組合。同一問(wèn)題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。
2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。
3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等各類(lèi)表格文件，應(yīng)組合在一起。
4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按部門(mén)或社團(tuán)名稱(chēng)組合。
5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。
第七條檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。
第八條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無(wú)保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷(xiāo)毀手續(xù)。
第九條歸檔時(shí)間。部門(mén)或社團(tuán)應(yīng)于活動(dòng)后一周內(nèi)，將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。
第十條歸檔文件案卷的要求。部門(mén)或社團(tuán)移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：
1、歸檔文件齊全、完整。
2、每個(gè)案卷必須填寫(xiě)案卷文件目錄、編件號(hào)、頁(yè)號(hào)、案卷封面，填寫(xiě)時(shí)用中性筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡工整、清晰。
3、檔案袋的名稱(chēng)要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。
第十一條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。
二、檔案的管理和利用
第十二條辦公室按照社團(tuán)聯(lián)合會(huì)對(duì)檔案管理的要求，對(duì)存放的各類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，分類(lèi)保管，編制各類(lèi)檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。第十三條經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準(zhǔn)后，按程序進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。
第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況，對(duì)破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，保護(hù)檔案的安全與完整。
第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。
第十六條借用檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時(shí)，辦公室人員要仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時(shí)向分管主席報(bào)告，按有關(guān)規(guī)定處理。
第十七條檔案室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫(xiě)好查閱檔案登記表。
第十八條平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內(nèi)容分類(lèi)、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級(jí)漏發(fā)文件，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。
第十九條確保文件、材料的安全，做好保密工作。
為進(jìn)一步提高我辦檔案管理工作水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和省、市檔案主管部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本制度：
歸檔范圍
一、市信息辦機(jī)關(guān)及各處室在公務(wù)活動(dòng)中反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)、有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，由綜合處負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔。
二、各處室公文辦完后，應(yīng)及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料向綜合處移交。
三、財(cái)會(huì)、統(tǒng)計(jì)和固定資產(chǎn)登記等檔案，在會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)年度終了后，編造清冊(cè)，交由綜合處歸檔。
四、市信息化建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程檔案。
檔案保管
五、所存檔案應(yīng)當(dāng)分門(mén)別類(lèi)、系統(tǒng)科學(xué)、內(nèi)容完整。
六、辦理完畢的文書(shū)檔案資料,一般應(yīng)以年為單位，在次年六月底前按規(guī)范格式立卷歸檔。
七、檔案管理員應(yīng)當(dāng)做好以下工作：
1、維護(hù)好檔案的安全,做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高溫工作,對(duì)損壞、霉變、散失的檔案,及時(shí)采取修補(bǔ)、復(fù)制、收集等補(bǔ)救措施。
2、每季度對(duì)檔案進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),確保檔案安全與完整。
3、嚴(yán)格按規(guī)定辦事，對(duì)進(jìn)出檔案室的檔案做到“五清”，即:登記清、清點(diǎn)清、檢查清、核對(duì)清、檔號(hào)清。
4、保持文檔室內(nèi)清潔衛(wèi)生，適時(shí)通風(fēng)透光，保持適宜的溫、濕度。
八、檔案管理員工作調(diào)整時(shí)，應(yīng)履行交接手續(xù)。
檔案查閱
九、查閱檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行批準(zhǔn)登記手續(xù)。
1、機(jī)關(guān)各處室、二級(jí)機(jī)構(gòu)因工作需要查閱檔案資料，需經(jīng)綜合處審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);
2、外單位查閱檔案的，應(yīng)持公函,并出示查詢(xún)?nèi)藛T有效證件,經(jīng)綜合處審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查詢(xún)。
十、查閱檔案應(yīng)在文檔室內(nèi)進(jìn)行，檔案材料不外借。
十一、查閱檔案的單位和個(gè)人不得擅自復(fù)印和拍照,因工作需要,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可復(fù)印、拍照。
十二、凡查閱檔案,不準(zhǔn)在檔案資料上涂改、污損、抽拆、勾畫(huà),不準(zhǔn)在檔案材料上標(biāo)注任何符號(hào)。歸還檔案時(shí)，檔案員必須進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞檔案的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)追究查閱者的責(zé)任。
檔案保密
十三、認(rèn)真貫徹實(shí)施《保密法》，嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全。
十四、未經(jīng)許可，非檔案工作人員不得進(jìn)入文檔室,不得翻閱檔案案卷。
十五、查閱涉密文件資料時(shí)，應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，不允許復(fù)印、拍照等任何形式的復(fù)制。確需復(fù)制的，須報(bào)單位主要負(fù)責(zé)同志審批，并嚴(yán)格按照《保密法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閱檔案時(shí),不得翻閱其它無(wú)關(guān)檔案。
十七、文檔室和檔案柜應(yīng)當(dāng)隨時(shí)加鎖，確保檔案的安全。
十八、未經(jīng)批準(zhǔn),文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公布檔案內(nèi)容。
檔案登記統(tǒng)計(jì)
十九、建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，做到及時(shí)準(zhǔn)確無(wú)誤。
二十、按照有關(guān)規(guī)定，按時(shí)向檔案行政管理部門(mén)和專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)的檔案管理部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)。
二十一、按時(shí)完成上級(jí)檔案行政管理部門(mén)部署的登記和統(tǒng)計(jì)任務(wù)。
檔案鑒定與銷(xiāo)毀
二十二、按照國(guó)家檔案局下發(fā)的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)本單位的所有行文進(jìn)行鑒定。
二十三、檔案鑒定后，對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值的文件和保存期滿的檔案才能進(jìn)行銷(xiāo)毀。
二十四、凡需銷(xiāo)毀的檔案,應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè),由辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可在有保密資質(zhì)的造紙廠銷(xiāo)毀。
二十五、批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案,必須由兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并注明銷(xiāo)毀方式和日期。特殊情況可暫緩銷(xiāo)毀。
二十六、因檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成不良后果的，視情節(jié)給予處分。
市信息化項(xiàng)目檔案管理
二十七、市信息化項(xiàng)目檔案管理遵循《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》(gb/t11822-____________年)和《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-____________年)相關(guān)規(guī)范。
二十八、綜合處統(tǒng)一受理項(xiàng)目建設(shè)單位的文檔報(bào)送和檔案管理，建設(shè)單位不得拒報(bào)、瞞報(bào)。對(duì)不按規(guī)定提交項(xiàng)目建設(shè)檔案的，市信息辦有權(quán)暫停該信息化建設(shè)項(xiàng)目后續(xù)工作，所有后果由項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)。
二十九、根據(jù)《合肥市信息化項(xiàng)目管理實(shí)施細(xì)則》規(guī)定，信息化項(xiàng)目建設(shè)檔案包括：
1、項(xiàng)目申報(bào)材料：財(cái)政預(yù)算“一上”截止前，向市信息辦申報(bào)下一年度信息化專(zhuān)項(xiàng)資金的建設(shè)計(jì)劃和項(xiàng)目預(yù)算;申請(qǐng)立項(xiàng)報(bào)告及項(xiàng)目建設(shè)方案。
2、項(xiàng)目論證材料：項(xiàng)目建設(shè)方案。
3、項(xiàng)目立項(xiàng)材料：項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容及預(yù)算簡(jiǎn)表;項(xiàng)目正式批復(fù)。
4、項(xiàng)目實(shí)施材料：項(xiàng)目建設(shè)合同;《合肥市信息化建設(shè)項(xiàng)目執(zhí)行情況表》
5、項(xiàng)目驗(yàn)收材料：技術(shù)報(bào)告、開(kāi)發(fā)工作報(bào)告、測(cè)試報(bào)告、監(jiān)理報(bào)告、用戶(hù)報(bào)告、經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告及建設(shè)合同要求提供的有關(guān)資料;項(xiàng)目驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)。
6、經(jīng)費(fèi)支付材料：工程款支付情況
7、績(jī)效評(píng)估材料：自我評(píng)估和第三方績(jī)效評(píng)估報(bào)告
三十、信息化項(xiàng)目建設(shè)單位在報(bào)送項(xiàng)目紙質(zhì)材料時(shí)，應(yīng)一并提供電子版以供存檔。
三十一、為保證檔案質(zhì)量，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)按照以下統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，整理標(biāo)準(zhǔn)文檔。
1、文檔的編制應(yīng)遵循科技文件材料的形成規(guī)律，按照產(chǎn)生的時(shí)間順序，并按照案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理，各類(lèi)材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確，如實(shí)反映項(xiàng)目審批、建設(shè)、完善、驗(yàn)收、運(yùn)行的全過(guò)程。
2、文檔使用紙張規(guī)格統(tǒng)一為a4紙張(黨委系統(tǒng)文件使用16k標(biāo)準(zhǔn)用紙除外)，紙張規(guī)
格不可超過(guò)310mm×220mm(長(zhǎng)×寬)，整卷厚度不得超過(guò)40mm。
3、整卷文檔應(yīng)執(zhí)行完整的頁(yè)碼標(biāo)識(shí)(空白頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼)，并在文檔首頁(yè)前編制目錄索引。
4、文檔不可使用金屬及塑料材料進(jìn)行裝訂。
三十二、本制度由綜合處負(fù)責(zé)解釋
三十三、本制度自公布之日起施行
第15篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度4
物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)
一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專(zhuān)職人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。
二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求,按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細(xì)分類(lèi),進(jìn)行歸檔。
三、檔案資料員工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。
3、按時(shí)收集好各類(lèi)檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類(lèi)要準(zhǔn)確,裝訂要工整,符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。
4、及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。
6、妥善保管好各類(lèi)檔案資料,嚴(yán)厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門(mén)或房管部門(mén)和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。
五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請(qǐng)律師合同書(shū)”為準(zhǔn),由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書(shū)面方式給予回復(fù)。
第16篇 造價(jià)咨詢(xún)公司技術(shù)檔案管理制度
造價(jià)咨詢(xún)公司技術(shù)檔案管理制度
1、總則：
1.1為建立、健全事務(wù)所技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理事務(wù)所的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在事務(wù)所發(fā)展中的作用，更好地為事務(wù)所各技術(shù)部門(mén)服務(wù)。特制訂本管理制度。
1.2本事務(wù)所技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門(mén)在工程審核、招投標(biāo)代理、預(yù)(決)算等技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、電子文檔等技術(shù)資料以及外來(lái)、外購(gòu)資料、圖書(shū)等。
1.3事務(wù)所相關(guān)部門(mén)要把技術(shù)檔案工作放在重要位置，保證其技術(shù)文件材料的積累，做到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時(shí)歸檔。以保證事務(wù)所技術(shù)檔案公所的順利開(kāi)展。
1.4按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，事務(wù)所設(shè)立檔案室，并配備專(zhuān)職資料員管理。綜合檔案室在總工程師的直接領(lǐng)導(dǎo)下，集中統(tǒng)一管理事務(wù)所的技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到事務(wù)所技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
2、技術(shù)文件資料的歸檔：
2.1每個(gè)執(zhí)業(yè)項(xiàng)目完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按事務(wù)所形成的、技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位(卷、代、冊(cè)、盒)，有總工程師審查后及時(shí)向事務(wù)所綜合檔案室移交歸檔。
2.2 各部門(mén)或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時(shí)，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。
2.3 凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應(yīng)盡量符合國(guó)標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書(shū)寫(xiě)材料優(yōu)良，字跡工整。
2.4 凡各部門(mén)形成的成果類(lèi)文件，應(yīng)復(fù)制電子文檔一份，并經(jīng)總工程師簽字后，向檔案室移交歸檔。
2.5 凡外來(lái)、外購(gòu)回事務(wù)所的資料、標(biāo)準(zhǔn)圖集、計(jì)價(jià)規(guī)則等在開(kāi)封前，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得具為私有或拿走。
3、綜合檔案室的任務(wù)和管理人員的職責(zé)：
3.1 綜合檔案室的任務(wù)：
3.1.1 集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無(wú)法使用、借出無(wú)法收回等，管理人員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任，嚴(yán)重者調(diào)離崗位。
3.1.2 協(xié)助各部門(mén)和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。
3.1.3 承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為事務(wù)所有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。
3.2 技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)：
3.2.1 認(rèn)真貫徹事務(wù)所技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)的為執(zhí)業(yè)項(xiàng)目提供技術(shù)資料。
3.2.2 科學(xué)地管理事務(wù)所技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類(lèi)、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2.3 遵守事務(wù)所保密制度。
3.2.4 嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。
3.2.5 保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。
4、技術(shù)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀：
4.1 認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為一年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報(bào)廢，保管期限為三年。
4.2 凡要銷(xiāo)毀的技術(shù)檔案，必須造冊(cè)登記，經(jīng)事務(wù)所領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷(xiāo)人監(jiān)督下進(jìn)行銷(xiāo)毀，防止失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷(xiāo)毀清冊(cè)必須及時(shí)歸檔。
5、技術(shù)檔案的保管和借閱：
5.1 對(duì)接收來(lái)的技術(shù)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。
5.2 認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底前面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報(bào)告，交總工程師審查?？偣こ處煾鶕?jù)檢查報(bào)告的結(jié)果，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題勒令檔案管理員進(jìn)行整改，并對(duì)檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。
5.3 做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、放火、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲(chóng)蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。
5.4 技術(shù)檔案的保密制度
5.4.1 事務(wù)所職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)檔案安全。凡借閱重要的檔案，要有總工程師批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。
5.4.2 技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施做妥善處理。
5.4.3 非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)資料。
5.5 技術(shù)檔案的借閱：
5.5.1 凡本事務(wù)所技術(shù)人員、工作人員，因需要都可借閱技術(shù)檔案。有管理人員填寫(xiě)《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷(xiāo)手續(xù)。
5.5.2 技術(shù)檔案和各種圖書(shū)等，均在事務(wù)所內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無(wú)副本時(shí)，需經(jīng)技術(shù)主管批準(zhǔn)方能借出。
5.5.3 經(jīng)同意借出之檔案，每次最長(zhǎng)時(shí)間為三天。如工作需要，到后期需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其期限歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實(shí)際價(jià)值(各類(lèi)書(shū)籍按標(biāo)價(jià)、資料按制作價(jià)格)報(bào)技術(shù)主管審查，所長(zhǎng)批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部綜合部，對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時(shí)間的長(zhǎng)短，可按處罰金額的1/2至全額退回。
5.5.4 借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方用共同清點(diǎn)份數(shù)、頁(yè)數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或有損壞者，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰，由檔案管理員報(bào)技術(shù)主管審查，所長(zhǎng)批準(zhǔn)后，送事務(wù)所財(cái)務(wù)部，對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。
6、技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放：
6.1 凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。
6.2 因工作原因，需要發(fā)放各自使用場(chǎng)所的技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場(chǎng)所。未規(guī)定發(fā)放場(chǎng)所的文件應(yīng)編制《文件發(fā)放清單》，發(fā)放清單由文件編制部門(mén)填寫(xiě)，部門(mén)主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場(chǎng)所，發(fā)放時(shí)注明發(fā)放場(chǎng)所、發(fā)放號(hào)、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其他需要文件單位或個(gè)人，應(yīng)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《文件領(lǐng)用申請(qǐng)單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門(mén)主管批準(zhǔn)后，可簽名領(lǐng)取。
6.3 發(fā)放各使用場(chǎng)所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無(wú)法使用時(shí)，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報(bào)廢處理。凡使用者無(wú)法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時(shí)，文件使用者應(yīng)承擔(dān)重新發(fā)放文件的資料費(fèi)用，其金額按復(fù)制資料的實(shí)際價(jià)格核算，由檔案管理員報(bào)總工審查，所長(zhǎng)審批后，送交公司財(cái)務(wù)部綜合部。
7、技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改：
7.1 當(dāng)文件編制部門(mén)需對(duì)技術(shù)檔案實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)由更改通知單。對(duì)用戶(hù)提供的文件資料進(jìn)行更改時(shí)，還應(yīng)有用戶(hù)同意更改的書(shū)面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對(duì)技術(shù)檔案實(shí)施更改。修改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，堅(jiān)持技術(shù)責(zé)任簽字，標(biāo)明日期。同時(shí)修改清單中的更改級(jí)別，并將修改通知保留備查。
7.2技術(shù)檔案更改后，資料管理人員應(yīng)及時(shí)將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場(chǎng)所，以保證文件的使用得到有效控制。
7.3 為防止各使用場(chǎng)所的受控文件失控，各類(lèi)受控技術(shù)文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年，過(guò)期自動(dòng)作廢。需重復(fù)使用時(shí)，經(jīng)文件歸口管理部門(mén)審查后，蓋上“確認(rèn)”印章，審查人員簽字認(rèn)可后方可再次使用。
附件一：工程審核項(xiàng)目歸檔內(nèi)容要求 附件二：工程招標(biāo)代理項(xiàng)目歸檔內(nèi)容要求
附件一：工程審核項(xiàng)目歸檔內(nèi)容要求
工程審核執(zhí)業(yè)項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)，并組織執(zhí)業(yè)人員對(duì)審核資料檢查歸檔，檔案內(nèi)容要求如下：
1、工程審核業(yè)務(wù)約定書(shū)(咨詢(xún)合同、委托書(shū)等)2、基本建設(shè)工程審核報(bào)告(包括附件中的結(jié)算書(shū)、定案表原件、審核明細(xì)表等)3、項(xiàng)目審核計(jì)劃書(shū)
4、基本建設(shè)工程審核原始資料，依次為：
工程施工合同、協(xié)議
工程前期招投標(biāo)資料(包括技術(shù)經(jīng)濟(jì)資料)施工單位報(bào)審施工結(jié)算書(shū) 工程變更資料 工程簽證資料
工程施工期間材料認(rèn)價(jià)資料
5、工程審核過(guò)程中的會(huì)議紀(jì)要、詢(xún)證工作底稿
6、工程審核工程量計(jì)算原始底稿 7、客戶(hù)回訪意見(jiàn)書(shū) 8、工程師承諾函 9、其他相關(guān)資料
附件二：工程招標(biāo)代理項(xiàng)目歸檔內(nèi)容要求
工程招標(biāo)代理執(zhí)業(yè)項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)，并組織執(zhí)業(yè)人員對(duì)審核資料檢查歸檔，要求如下：
1、發(fā)布的招標(biāo)公告
2、投標(biāo)報(bào)名及資格預(yù)審文件領(lǐng)取表
3、資格預(yù)審文件
4、資格預(yù)審文件送簽表
5、資格預(yù)審報(bào)告
6、建設(shè)工程項(xiàng)目報(bào)建表
7、銀行資金證明
8、計(jì)劃批準(zhǔn)文件
9、資格預(yù)審合格通知書(shū)領(lǐng)取表
10、施工招標(biāo)申請(qǐng)書(shū)
11、建設(shè)工程投標(biāo)申請(qǐng)書(shū)
12、發(fā)標(biāo)會(huì)簽到表
13、發(fā)標(biāo)會(huì)招標(biāo)文件、圖紙領(lǐng)取簽收表
14、答疑會(huì)簽到表
15、答疑文件簽收表
16、圖紙答疑紀(jì)要
17、開(kāi)標(biāo)程序
18、開(kāi)標(biāo)會(huì)簽到表
19、投標(biāo)文件送交及簽收確認(rèn)表
20、開(kāi)標(biāo)會(huì)議投標(biāo)文件密封確認(rèn)表
21、專(zhuān)家通知結(jié)果記錄表
22、開(kāi)標(biāo)記錄表
23、投標(biāo)報(bào)價(jià)評(píng)分表
24、措施費(fèi)評(píng)分表
25、評(píng)標(biāo)結(jié)果匯總表
26、擬評(píng)分清單項(xiàng)表
27、主要清單項(xiàng)目綜合單價(jià)評(píng)分表
28、技術(shù)標(biāo)評(píng)分表
29、技術(shù)標(biāo)評(píng)分匯總表
30、評(píng)標(biāo)委員會(huì)評(píng)標(biāo)報(bào)告書(shū)
31、攔標(biāo)價(jià)
32、中標(biāo)通知書(shū)
33、招標(biāo)人對(duì)代理機(jī)構(gòu)的意見(jiàn)
34、施工招標(biāo)工作總結(jié)
