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資料管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，旨在規(guī)范各類信息資料的收集、整理、存儲、使用和銷毀流程，確保資料的安全性和有效性。這一制度涵蓋了企業(yè)的各個部門和工作環(huán)節(jié)，從紙質(zhì)文件到電子文檔，從內(nèi)部報告到對外交流資料，無一不在其管轄范圍內(nèi)。
包括哪些方面
1. 資料分類與編碼：制定統(tǒng)一的資料分類標準和編碼體系，方便查找和管理。
2. 收集與審批：規(guī)定資料的來源、收集方式以及審批流程，確保資料的合法性和準確性。
3. 存儲管理：設定存儲設備和場地的要求，明確備份策略，防止數(shù)據(jù)丟失。
4. 使用權限：設定不同層級員工對資料的訪問權限，保障信息安全。
5. 分享與傳遞：規(guī)范資料的內(nèi)部分享和對外傳遞，防止敏感信息泄露。
6. 更新與維護：規(guī)定資料的更新頻率和維護責任，保持資料的時效性。
7. 銷毀規(guī)定：制定資料的銷毀流程，避免過期資料造成潛在風險。
8. 監(jiān)控與審計：設立監(jiān)控機制，定期進行資料管理審計，確保制度執(zhí)行到位。
重要性
1. 保護企業(yè)資產(chǎn)：資料是企業(yè)的無形資產(chǎn)，良好的管理制度能防止資產(chǎn)流失。
2. 提升工作效率：規(guī)范的資料管理能減少查找時間，提高工作效率。
3. 法規(guī)遵從：符合數(shù)據(jù)保護法規(guī)，避免因管理不當導致的法律糾紛。
4. 信息安全：防止敏感信息泄露，保護企業(yè)聲譽和客戶信任。
5. 決策支持：有序的資料為決策提供準確依據(jù)，助力企業(yè)發(fā)展。
方案
1. 建立資料管理委員會：由各部門代表組成，負責制度的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。
2. 定期培訓：對員工進行資料管理培訓，提高員工的資料保護意識。
3. 引入技術手段：利用信息技術實現(xiàn)資料的數(shù)字化管理和權限控制。
4. 制定應急預案：預防數(shù)據(jù)丟失或損壞，確保資料的快速恢復。
5. 持續(xù)優(yōu)化：根據(jù)實際運行情況，不斷調(diào)整和完善制度，以適應企業(yè)變化。
通過上述方案，我們可以構建一個高效、安全的資料管理體系，既保護企業(yè)資產(chǎn)，又能提升工作效率，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實基礎。
資料管理制度范文
第1篇 藥業(yè)公司內(nèi)部資料管理制度格式怎樣的
藥業(yè)公司內(nèi)部資料管理制度1.目 的:公司內(nèi)部資料有利于促進公司企業(yè)文化建設,增強公司形象提升公司品牌,為了加強公司內(nèi)部資料的管理,特制定本制度。
2. 適用范圍:本制度適用于總公司及各分子公司。
3. 權責說明:3.1成立編委會負責內(nèi)部資料的組織工作。
3. 2編委會由各單位指派一名人員組成,并由編委會選出編委會主任一名負責編委會的日常事務。
3. 3編委會成員在此項工作中的表現(xiàn)將作 人考核的參考指標。
4. 內(nèi)部資料組織
4.1為了提升內(nèi)部資料的制作質(zhì)量,各單位領導應重視內(nèi)部資料的采集等工作,將此項工作納入自己的工作范圍。
4.2 各單位指定一名或多名記者,負責本單位內(nèi)部資料的采集工作。
5.內(nèi)部資料不得有如下內(nèi)容
5.1反對憲法確定的基本原則的;
5.2危害國家的統(tǒng)
一、主權和領土完整的;
5.3危害國家的安全、榮譽和利益的;
5.4煽動民族分裂,侵害少數(shù)民族風俗習慣,破壞民族團結的;
5.5泄露國家秘密的;
5.6宣揚淫穢、迷信或者渲染暴力,危害社會公德和民族優(yōu)秀文化傳統(tǒng)的;
5.7侮辱或者誹謗他人的;
5.8法律、法規(guī)規(guī)定禁止的其他內(nèi)容的。
6. 酬勞:內(nèi)部資料鼓勵原創(chuàng),并經(jīng)編委會確定后予以一定獎勵。
7. 工作流程
7.1 各單位指定的記者或編委按照要求收集、整理本單位內(nèi)部資料;
7.2 各單位領導負責審定本單位報送的內(nèi)部資料;
7.3 將內(nèi)部資料報送編委會;
7.4 編委會對收集到的內(nèi)部資料匯總、篩選、編輯,制作內(nèi)部資料初稿;
7.5 將內(nèi)部資料初稿報送分管領導及其他相關領導審閱;
7.6 匯總定稿;
7.7 分送公司各單位。
8. 附則
8.1 本制度由信息部負責解釋。
8.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
8.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。
修改時亦同。
附:
第2篇 學校印章保密資料安全管理制度
學校印章和保密資料安全管理制度
1.學校黨政公章、各部門的公章、財務專用章、合同專用章都應有專人保管、啟用,嚴格執(zhí)行領導批準使用制度。(黨政公章由政工員管理,部門公章由處室主任管理,財務專用章、合同專用章由總務主任管理)
2.任何部門的公章,未經(jīng)單位、部門領導批準不得帶離辦公室或借給他人使用。
3.保管人員要妥善保管好印章,掌握使用原則,不得隨便為他人加蓋公章。
4.所有保密文件、資料都必須經(jīng)學校辦公室保密員登記后方可使用,并按指定對象閱辦,不得私下橫傳。
5.使用保密文件、資料應及時退還保密檔案室,不得長期存放,機密以上文件不準隨便摘抄、復印,防止泄密。
6.保密文件、資料嚴格借閱登記制度,保密員應定期清查收回。保密文件、資料遺失,應及時查明原因,并報告上級保密部門。
7.保密文件、資料,應按密級規(guī)定的機關負責登記銷毀,嚴格審批手續(xù)。
第3篇 文明安全施工資料管理制度—機械安全資料
1、施工現(xiàn)場機械安全管理辦法;
2、機械租賃合同;
要求:要有雙方的簽字、蓋章、日期等
3、安全管理協(xié)議書;
要求:要有雙方的簽字、蓋章、日期等
4、拆裝合同書;
5、設備出租單位、起重設備安拆單位等的資質(zhì)證書資料復印件、北京市建委的設備統(tǒng)一編號
6、機械設備平面布置圖;
要求:要于施工現(xiàn)場相符合
7、總包單位與機械出租單位共同對塔機組、外用電梯機組、電動吊藍操作者和安裝人員的聯(lián)合安全技術交底;
8、大型設備安拆施工方案;
要求:要有編制人、審批人、審批表、審批部門意見和簽字蓋章
9、群塔作業(yè)安全方案;
要求:要有編制人、審批人、審批表、審批部門意見和簽字蓋章
10、塔吊安裝、頂升、拆除、驗收記錄(八張表);
11、外用電梯安裝驗收記錄(六張表);
12、電動吊藍的驗收表;
13、中小型設備進場驗收表或記錄;
14、現(xiàn)場設備臺賬;
15、各類設備安全技術操作規(guī)程和崗位責任制;
16、安全操作技術交底;
要求:交底人、被交底人簽字,交底日期等
17、機械操作人員及起重吊裝人員持證上崗記錄及復印件;
18、自檢及月檢記錄和設備運轉(zhuǎn)履歷書;
要求:時間、組織人、參加檢查人員、查出的問題、問題的整改要求、整改負責人及期限、整改后復查記錄
19、職工應知應會考核情況和樣卷。
要求:參加受培訓人員名冊(姓名、性別、單位工種成績)、試卷用紅筆批改、扣分依據(jù)和所分數(shù)。
第4篇 l教育學院檔案圖書資料報刊管理制度
為了加強規(guī)范檔案圖書報刊的管理,提高報紙、雜志的利用率,充分發(fā)揮教學檔案在教學管理,教學改革與建設中的作用,根據(jù)國家和我校有關文件的精神,結合我院工作實際,特制訂本管理制度。
一、檔案員具體負責整個檔案工作。檔案員要認真做好各類檔案的收集,整理,保管,鑒定,統(tǒng)計,利用,保護等項工作。
二、各類工作人員均應遵守檔案保密制度,違反保密制度者,要按《檔案法》和保密規(guī)定論處。
三、借閱檔案要嚴格履行檔案借閱程序,必須辦理審批登記手續(xù)。
四、各部門和有關個人經(jīng)手的材料要按存檔要求及時送交檔案室存檔。
五、檔案的銷毀,必須嚴格執(zhí)行審批制度,履行批準手續(xù)。
六、資料室的圖書只限教職工借閱,一次借閱最多不得超過五本。
七、教師借閱與本學期所任課程相關的專業(yè)書或?qū)I(yè)參考書,借期2 個月,到期未看完者,須辦理續(xù)借手續(xù)。
八、為保證絕大多數(shù)讀者的權益,請按規(guī)定的借閱期限歸還所借圖書。超過借閱期限,歸還圖書時須交納逾期費。
九、讀者要愛護圖書,不得污損、撕毀、批注和丟失,如有上述情況應按制度賠償。對于違章的讀者,在未辦妥有關賠償手續(xù)前,暫停其借閱權利。
十、書刊遺失,盡量購買原版本圖書賠償 ,否則以書刊價格的1~20倍賠償。將所有罰款與賠書款,全部納入購書經(jīng)費。
十一、收發(fā)員對報刊要做好收發(fā)、登記工作,要做到無丟失、無差錯。
十二、報刊要及時分類、整理上架。
十三、任何人不得隨意將報紙攜帶出辦公室。
第5篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度-4
物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)
一、重視檔案資料的整理及管理工作,設置專職人員進行專業(yè)化管理。
二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標責任”要求,按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細分類,進行歸檔。
三、檔案資料員工作職責
1、負責做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規(guī)定及時、正確地辦理各種資料的動態(tài)注記。
3、按時收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準確,裝訂要工整,符合立卷標準。
4、及時制訂工作計劃和做好年終總結,特別是要做好為領導提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀律。
6、妥善保管好各類檔案資料,嚴厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關因辦案需要,需查閱有關房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。
五、律師事務所要有關了解當事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準,由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復。
第6篇 _地產(chǎn)中介合同資料管理制度
地產(chǎn)中介公司合同資料管理制度
(一)領取制度
分行秘書向行政事務部領取,登記領用日期、領用部門、領用名稱、領用份數(shù)、領用編號、代表簽名。
(二)領用制度
1、業(yè)務人員向自己所在分行的秘書領取《看樓書》、《業(yè)務委托書》、《獨家代理委托書》、《收鑰匙條》,并登記領用日期、領用名稱、領用份數(shù)(每種限領5份)、領用編號,使用后將公司存檔一聯(lián)交由行政部文員統(tǒng)一保管,并登記使用份數(shù),如有作廢須交回行政文員登記作廢份數(shù)。
2、業(yè)務人員須經(jīng)自己所在分行的經(jīng)理同意,方可向秘書領取《購售房委托合同》、《房屋租賃給約》、房屋轉(zhuǎn)讓合約》(每次限領一份)。簽署完畢后交由經(jīng)理審核簽名確認,方可生效。經(jīng)理聯(lián)留存,以備跟進,公司聯(lián)、財務聯(lián)由秘書送至總部。
3、遺失處罰:
(1)委托書、看樓書遺失者,每份扣款50元,該款項轉(zhuǎn)入分行活動基金帳戶,并附解釋信一封。
(2)《購售房委托合同》、《房屋租賃合約》、《房屋轉(zhuǎn)讓合約》等文件資料遺失的,責任人應在遺失之日起三日內(nèi)在《深圳特區(qū)報上》刊登遺失聲明,并接受罰款1000元,給公司造成損失者,公司有權對責任人進行追償。
(三)報送及備案制度
1、合同、成效報告、交易須知及房產(chǎn)證原件、查檔單等資料應于簽訂合同當日由分行經(jīng)理或秘書送至法律部審核,審核通過的,分送財務部和客服部作為辦文及核算之用。
2、財務部以合同和有效成交報告與客戶結算費用和款項。其他情況說明不具有結算效力。
3、區(qū)域經(jīng)理簽成交報告時要核對電腦記錄,確認是否為轉(zhuǎn)介。
4、(1)所有的退定及退首期房款申請必須經(jīng)區(qū)經(jīng)簽字審批方可辦理;
(2)買方或賣方違約情況下,退款金額達到5仟元(含5仟)以上必須由法律部提供相關的法律建議后方可辦理;
(3)退款金額達到8萬元(含8萬)以上必須由交易中心總監(jiān)簽字審批后方可辦理。
第7篇 某大廈管理處人事資料檔案管理制度
大廈管理處人事資料檔案管理制度
第一條 凡新聘員工轉(zhuǎn)正后須在兩個月內(nèi)將人事檔案及社會保險關系轉(zhuǎn)入人事代理公司,并簽訂勞動合同。
第二條 所有員工應提交個人人事信息資料,包括求職應聘表、個人簡歷、個人身份證復印件、學歷復印件、職稱證明復印件,并張貼個人1寸彩色照片,行政部裝訂保存。
第三條 行政部根據(jù)員工個人人事資料建立電子版員工信息,包括員工個人基本信息、入職時間、任職部門、任職崗位。
第四條 所有錄用員工必須如實提供個人基本信息、學歷證明、職稱證明、身份證信息、如有隱瞞及虛報,一經(jīng)查實,將被解除勞動關系。
第五條 員工入職后,個人資料信息如發(fā)生變動,須于變更后一個星期內(nèi)通知行政部并提供有關證明資料。
第六條 人事檔案管理人員應注意人事檔案信息的安全和保密工作,不得擅自向外透露所管人事檔案的相關信息。
第七條 員工個人人事資料自其離職后,保存期限不得少于2年。
此制度自2010年11月1日起執(zhí)行。
第8篇 建筑項目安全技術資料內(nèi)業(yè)管理制度
一、安全技術資料包括安全技術文件和施工過程安全記錄資料。
二、安全技術資料應當按照工程局和地方政府要求進行整理、收集、歸檔,應做到收集及時、內(nèi)容簡潔、項目齊全、結論準確。能真實、可靠、正確反映安全施工的全過程,不得擅自修改、偽造或事后補做。
三、各單位應定期對項目工程建檔歸卷情況進行檢查并做出評定結論。評定結論氛圍齊全、基本齊全和不齊全三類,并附施工現(xiàn)場安全保證資料審定表,
四、安全技術保證資料應專人管理,避免由于保管不理,造成資料丟失。
五、日常檢查驗收應按階段、季節(jié)、分項進行,保持資料祥盡。
六、交工驗竣過程中,必須保持資料完整,不得損毀。
第9篇 實驗室資料檔案管理制度
1與生物安全相關的各類活動的記錄均應按照本制度執(zhí)行。
2生物安全實驗室的記錄、資料保存不得少于20年。
3生物安全實驗室記錄、資料應至少包括：生物安全手冊、生物安全管理制度、人員培訓考核記錄、生物安全檢查記錄、健康監(jiān)護檔案、事故報告、分析處理記錄、廢物處置記錄、實驗記錄、菌（毒）種和樣本收集、運輸、保存、領用、銷毀等記錄、生物危害評估記錄、生物安全柜現(xiàn)場檢測記錄、消毒、滅菌效果監(jiān)測記錄等。
4生物安全實驗室資料檔案原則上不外借。
5因工作需要復制檔案資料者需經(jīng)批準。
6超過保存期限的檔案資料、記錄，應通過生物安全委員會的討論、鑒定，批準是否實施銷毀，銷毀應至少兩人實施，做好銷毀記錄。
第10篇 地測資料保管管理制度
1、各礦的地測資料以科、井(區(qū))為單位,必須統(tǒng)一管理。并配備專、兼職專業(yè)人員具體負責資料保管工作。
2、地測圖紙資料必須符合規(guī)范化、標準化和檔案化管理。
1)有專門資料室,室內(nèi)整潔優(yōu)美,做到防火、防盜、防水、防蟲等。
2)有專門的圖柜和圖盒,統(tǒng)一裝訂,分門別類進行存放。
3)資料存放做到有目錄明細,有索引卡片,查找方便。
4)為適應現(xiàn)代化管理需要,地測圖紙資料管理逐步采用計算機技術。采用計算機對各類資料進行查詢,檢索、分析和管理。
第11篇 設備臺賬資料管理制度
1、對所到的設備應及時將設備名牌、生產(chǎn)廠家及有關技術數(shù)據(jù)抄回上賬、上卡、上牌板。
2、所有的設備(包括引進設備)應保證在一季度與財務部門核對一次,發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。
3、設備臺賬應有專人負責,不得隨便轉(zhuǎn)換。各種字碼必須清楚,對報廢、調(diào)拔設備應及時注銷。
4、設備資料應由機電科資料員專門管理,任何單位及個人不準私拿設備資料,如因工作需要,可先寫借條,經(jīng)機電科長批準后方可借用。
5、各種設備資料,未經(jīng)有關領導批準借給他人者,罰資料員10-30元。
6、各種設備資料,必須有整套的檔案、臺賬等一套管理規(guī)程,對更新改造過的設備資料應在臺賬上特別注明。
第12篇 購物公園銷售資料管理制度
購物公園項目銷售資料管理制度
1、公開宣傳資料:包括樓書、折頁、戶型單頁、報價單、付款方式、宣傳資料、宣傳雜志等。該類資料銷售主管管理,控制用量,保留一定的底線量,當資料用到保留底線時由申領,主管應隨時檢查擺放資料是否應增加。對于樓盤資料也應保留一份存檔,以備查閱。
2、銷售資料:包括《銷售員簽到表》、《客戶登記表》、《客戶登記總表》、《尾數(shù)紙》、《樓宇買賣確認書》、《變更通知單》、《入伙通知單》、《客戶檔案登記表》、《物業(yè)推薦表》、交款通知單、銷控表等。該類資料由主管統(tǒng)一向部門內(nèi)勤領用。管理及控制用量,與樓盤資料管理方向基本相同。
銷售員對該類資料使用方法:
客戶登記表--銷售員應詳細填寫每一項內(nèi)容,并做好跟進記錄。于當日填寫《客戶登記總表》,由主管存檔并輸入電腦。
物業(yè)推薦表--在向客戶推薦物業(yè)時填寫,計算必須核對是否正確后,才能交給客戶,以免因此誤導客戶。
尾數(shù)紙--銷售員需在上面注明補定時間,將客戶聯(lián)給客戶,原件于當日上交主管。
認購書--銷售員將客戶聯(lián)交給客戶,復印一份自己保存,將原件于當日交主管。
購房須知--簽訂認購書后附送。
業(yè)主檔案表、客戶身份證復印件--必須附在尾數(shù)紙或認購書后同時上交。
成交卡--銷售員每成交一套填寫一份,附在認購書后同時上交。
繳款通知單--客戶付款時,由銷售員開具繳款通知單(一式二聯(lián)),財務聯(lián)交給財務,業(yè)務聯(lián)交主管。
收款收據(jù)--收款收據(jù)一般由財務自行保管,特殊情況由現(xiàn)場主管負責管理。
變更通知單--變更房號、業(yè)主名、付款方式、折扣點、價格等都必須填寫變更通知單(一式二聯(lián)),銷售主管簽字后將財務聯(lián)交給財務,把業(yè)務聯(lián)附在認購書后存檔。
買賣合同及按揭合同--詳見公司規(guī)定。
入伙通知書--銷售員在填寫入伙通知書之前,應先核實業(yè)主是否付清款,簽署買賣合同、按揭合同等。填寫后,經(jīng)財務審核簽字,才能交給客戶。
3、樓盤檔案資料
(1)已簽定的客戶登記表、尾數(shù)紙、認購書、變更表、客戶身份證復印件、客戶檔案:每日由主管審核并存檔。
(2)客戶付款情況表:每日由主管及時登錄。
(3)合同登記情況表:由主管負責登記,客戶領取時在登記表上簽字。
(4)下月應收款清單及需簽合同、辦理按揭清單:由主管在月初與財務查核后制定,由主管及時通知業(yè)務員。
(5)客戶投訴表、客戶反映情況表:由客戶自己填寫或業(yè)務員指導客戶填寫,處理完畢后及時反饋客戶,并交由主管存檔,在《投訴情況統(tǒng)計表》上登記。
(6)業(yè)主函:寄送的業(yè)主函由協(xié)助主管執(zhí)筆,寄送后原件存檔。
(7)業(yè)務員簽到及接待順序表:由主管存檔。
4、其他資料,包括樓盤相關文件(如預售證、建筑平面圖、面積測繪報告、竣工驗收報告等)、公司文件(制度、條例等)、銷售員檔案(銷售員的調(diào)查報告、總結等)、周邊樓盤資料等。此類資料由分類存檔管理,銷售員查看后須放回原處,如出借需經(jīng)過主管同意并登記,要如期歸還。
本規(guī)定自二○__年_月__日起執(zhí)行。
第13篇 生物安全實驗室資料檔案管理制度
為確保生物安全實驗室各類活動記錄、資料按要求歸檔、保存,特制訂本制度。
1、與生物安全相關的各類活動的記錄均應按照本制度執(zhí)行。
2、生物安全實驗室的記錄、資料保存不得少于20年。
3、生物安全實驗室記錄、資料應至少包括:生物安全手冊、生物安全管理制度、人員培訓考核記錄、生物安全檢查記錄、健康監(jiān)護檔案、事故報告、分析處理記錄、廢物處置記錄、實驗記錄、菌(毒)種和樣本收集、運輸、保存、領用、銷毀等記錄、生物危害評估記錄、生物安全柜現(xiàn)場檢測記錄、消毒、滅菌效果監(jiān)測記錄等。
4、生物安全實驗室資料檔案原則上不外借。
5、因工作需要復制檔案資料者需經(jīng)批準。
6、超過保存期限的檔案資料、記錄,應通過生物安全領導小組的討論、鑒定,批準是否實施銷毀,銷毀應至少兩人實施,做好銷毀記錄。
第14篇 某地稅局征管檔案資料管理制度
為加強征管資料檔案管理,提高檔案工作水平,維護檔案的完整與安全,結合我局檔案工作實際,特制定本制度。
一、本制度所稱檔案是指地稅機關在稅收征管工作中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄(主要包括電子掃描件和紙質(zhì)資料)。
二、納稅人申請辦理審批事項所報送的紙質(zhì)資料,由辦稅服務廳綜合人員對紙質(zhì)資料進行收集、梳理,掃描至征管資料電子化管理系統(tǒng)后,資料管理崗按程序遞給稅源管理分局資料管理崗,審批事項形成的資料由最后辦結單位的資料管理崗負責整理、掃描工作,并對照征管資料十大類別進行分類處理后傳縣局檔案室。
三、稅費服務局、稅源管理分局按照“誰采集、誰錄入、誰掃描”的原則統(tǒng)一通過“業(yè)務流轉(zhuǎn)”平臺進行采集錄入,資料錄入后統(tǒng)一交本單位資料管理崗進行辦結,并對照征管資料十大類別進行分類處理后傳縣局檔案室;
其他各業(yè)務科室(局)辦理稅費業(yè)務產(chǎn)生或受理的紙質(zhì)資料,由各業(yè)務類科室局的資料管理崗負責收集、整理、掃描工作,并按征管資料十大類別進行分類處理后傳至縣局檔案室;縣局檔案室管理人員負責己掃描資料的系統(tǒng)歸檔和紙質(zhì)資料定位工作,并負責保管。
四、各科室局資料管理員應對資料掃描質(zhì)量和錄入口徑嚴格把關,通過“業(yè)務流轉(zhuǎn)”平臺做到資料傳遞過程留痕、資料審核嚴格把關。各科室局資料管理員應于季度終結后10日內(nèi)將已掃描的紙質(zhì)資料按類別進行清理、制列清單,并向縣局檔案室檔案管理人員移交歸檔。
紙質(zhì)資料實行“分類別序時”整理,按照涉稅費事項分資料類別進行歸集。資料分十大類別:
1.納稅人基本信息類:包括設立稅務登記資料、扣繳稅務登記資料、變更稅務登記資料、停復業(yè)登記資料、注銷稅務登記資料、稅務登記證件遺失處理資料、外埠納稅人經(jīng)營地報驗登記管理資料、自然人信息登記資料、賬簿憑證管理資料、建安房地產(chǎn)項目登記資料、非正常戶管理資料、社保登記資料、規(guī)費登記資料、社保規(guī)費費種變更資料、社保繳費狀態(tài)管理資料、委托代征管理資料。
2.發(fā)票管理類:包括發(fā)票領用資格核定資料、發(fā)票用票調(diào)整資料、發(fā)票領用資料、發(fā)票退回資料、發(fā)票代開資料、發(fā)票查驗繳銷資料、稅控機具管理資料、網(wǎng)絡發(fā)票和稅控發(fā)票管理資料。
3.申報納稅類:納稅申報資料、社保規(guī)費繳費申報資料、延期申報資料、延期繳納稅款資料、納稅核定管理資料、稅收扣除資料、納稅人涉稅情況報告資料、納稅人征收方式認定資料、稅務代保管資金管理資料、欠稅管理資料、申報納稅資料、催報催繳資料、不予加收滯納金資料、手續(xù)費退付資料、稅款退庫資料、印花稅票代售許可資料。
4.認定證明類:包括外出經(jīng)營管理證明資料、三方協(xié)議扣款認證資料、個人所得稅完稅證明開具資料、中國稅收居民身份認定資料、常設機構認定資料、售付匯稅務憑證管理資料、資源稅證明開具資料、納稅人稅種認定資料、稅收優(yōu)惠認定資料、取消優(yōu)惠資格資料、取消認定資格資料。
5.風險評估類:包括風險管理資料和納稅評估資料。
6.稅收優(yōu)惠類:包括備案類、報批類稅收優(yōu)惠資料和稅收優(yōu)惠中止資料。
7.稅收檢查類:包括日常檢查資料和稅務稽查資料。
8.稅收法制類:包括違法違章處理資料、稅收保全資料和稅務救濟資料。
9.納稅服務類:包括納稅人信用等級評定資料。
10.其他資料:包括日常管理資料和其他資料。
五、縣局檔案室檔案管理人員對紙質(zhì)資料實行“分類別序時”歸檔,檔案分類別統(tǒng)一編制頁碼,a3頁面折疊后呈a4頁面的頁碼標注于右下角;a4頁面正面頁碼標注于右下角,反面頁碼標注于左下角。檔案按三針一線進行裝訂,每一檔案盒內(nèi)應按納稅人識別號制作目錄。
六、縣局檔案室檔案管理人員統(tǒng)一按檔案管理規(guī)范進行編目,并通過電子資料管理系統(tǒng)進行歸檔。檔案盒編碼規(guī)則:代字-年度-盒號(兩位數(shù))起始頁碼-終止頁碼,如“zgjb-2022-011-50”,“zgjb-2022-0151-100”。在省局征管資料管理系統(tǒng)中創(chuàng)建交接單時,交接單類型選擇“檔案盒”,交接單名稱即為檔案盒名稱,應按檔案盒編碼規(guī)則進行命名。
七、縣局檔案室管理人員嚴格按檔案管理制度執(zhí)行檔案的維護、借閱和銷毀等工作。
第15篇 文件檔案資料管理制度
一、文件管理
1、文書人員在起草文件之前,應首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項,并收集相關素材,做好前期的準備工作。
2、文書人員在起草文件的過程中,要做到內(nèi)容詳實、準確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運用場合的不同而選用不同的書寫和表達方式,做到適時、貼切。
3、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱,文件下發(fā)時要迅速、及時,并做好下發(fā)記錄;若是一些需要回收的表格和文件,還要做好事后的回收工作。
4、文件下發(fā)后要及時進行整理存檔;對于回收的資料也要及時整理存檔。
5、有限定發(fā)放范圍的文件,要注意做好相關的保密工作。
二、檔案資料管理
1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中,應嚴格登記。
2、借閱文件應在借閱指定地點進行并在指定期限內(nèi)按時歸還,借閱文件資料時嚴格按照文件密級管理為準執(zhí)行,同時辦理檔案資料借閱手續(xù)。
3、所有檔案資料均要定期清查,借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還,若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查處理,并且及時采取補救措施;對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進行核對,必須做到物單相符。
4、借閱的文檔資料未經(jīng)領導>批準,不得隨意擴大閱讀范圍,否則將進行嚴肅處理。
5、機密、絕密類文檔資料如需復制和摘抄,必須經(jīng)總經(jīng)理批示。
6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時,應由指定人員負責,并采取必要的安全措施。
7、對各類文檔資料應指定其存檔期限,以便及時清理。
8、在部門主管安排、監(jiān)督下,定期對退檔資料進行銷毀,并且及時在文檔目錄上做出更改,確?，F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。
9、檔案柜中的資料應保持干凈、整潔、明了。
10、各部門文檔負責人對自己所負責保存的文檔資料要有詳細的目錄,對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作,若因丟失、文件備份不及時或泄露相關機密,從而給公司帶來損失的,視情節(jié)輕重予以責任人相應的處罰。
11、文檔資料負責人對所有保存文檔要按順序分類存放,同時做出相對應的文檔目錄清單,如果有新資料入檔,必須在文檔目錄中及時添加。
12、若文檔負責人離職時,須按文檔目錄清單做好工作交接,按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對,如果出現(xiàn)物單不符,給公司造成損失的,視情節(jié)輕重予以責任人相應處罰。
13、新接管檔案管理的負責人要盡快熟悉負責保存的文檔,繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作,并及時對文檔進行更新、備案。
14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴謹造成文件資料丟失的要追究相應責任。
