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電子文件管理制度是企業(yè)信息化管理的核心組成部分，旨在規(guī)范電子文件的創(chuàng)建、存儲、使用、歸檔和銷毀等全過程，確保信息的安全、準確和有效利用。
包括哪些方面
1. 文件分類與編碼：建立統(tǒng)一的文件分類標準和編碼規(guī)則，便于管理和檢索。
2. 創(chuàng)建與審批流程：明確電子文件的創(chuàng)建、編輯、審批流程，確保信息的準確性和合規(guī)性。
3. 存儲與備份：規(guī)定存儲介質(zhì)、格式和備份策略，防止數(shù)據(jù)丟失。
4. 訪問與權限管理：設定不同級別的訪問權限，保護敏感信息。
5. 使用與修改記錄：記錄文件的使用和修改情況，便于追蹤歷史版本。
6. 安全防護：實施防火墻、加密技術等措施，防止病毒侵入和非法訪問。
7. 歸檔與銷毀：制定歸檔標準和銷毀政策，確保合規(guī)性。
8. 培訓與監(jiān)督：定期進行員工培訓，加強制度執(zhí)行的監(jiān)督與評估。
重要性
電子文件管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 保障信息安全：防止數(shù)據(jù)泄露，維護企業(yè)利益。
2. 提升效率：規(guī)范流程，減少因文件混亂導致的時間浪費。
3. 法規(guī)遵從：滿足法律法規(guī)對電子文件管理的要求，降低法律風險。
4. 知識傳承：通過有序的歸檔和檢索，促進企業(yè)知識的積累與傳承。
5. 決策支持：準確、完整的信息有助于企業(yè)做出明智決策。
方案
1. 制定詳細的操作指南：針對每個管理環(huán)節(jié)，制定具體的操作步驟和注意事項，確保員工能夠清晰理解和執(zhí)行。
2. 引入技術手段：利用電子文檔管理系統(tǒng)，自動化處理文件生命周期的各個環(huán)節(jié)，減輕人工負擔。
3. 定期審計：設立專門的審計機制，檢查制度執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并改進。
4. 激勵與懲罰并舉：對遵守制度的行為給予獎勵，對違規(guī)行為進行適度處罰，形成良好執(zhí)行氛圍。
5. 動態(tài)調(diào)整：根據(jù)業(yè)務發(fā)展和技術進步，定期評估并更新管理制度，保持其適應性和有效性。
電子文件管理制度的建立和完善是一項持續(xù)性工作，需要全員參與，共同維護。只有這樣，我們才能充分發(fā)揮電子文件的價值，推動企業(yè)的高效運營和可持續(xù)發(fā)展。
電子文件管理制度范文
第1篇 電子技術文件管理制度
一、 總則
1、 技術文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障,公司的技術文件屬于公司所有。
2、 為規(guī)范本公司技術文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內(nèi)容,確保技術文件的正確性及實施有效的管理,特制訂本制度。
3、 適用范圍:適用于本廠的技術文件的管理。
二、 技術文件的編制
1、 技術文件包括:技術文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1) 開發(fā)計劃階段:方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開發(fā)計劃書、檢驗要求。
2) 開發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設計評審記錄表。
3) 產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。
4) 產(chǎn)品維護階段:設計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、 技術文件的技術要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關標準和規(guī)定要求。
3、 技術文件由技術開發(fā)部等相對應部門編制,各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
三、 技術文件的提交
1、 在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中,設計人員必須按照技術文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作,以保證技術文件的完整性。
2、 在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段,設計人員都必須按時提交設計文件,并保存在公司的服務器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后,設計人員都必須重新提交文件,以便更新服務器中的文件,保證開發(fā)工作的可靠性。
3、 設計文件的提交以starteam為準,設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。
4、 對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務器上進行刪除。
四、 技術文件的歸檔
1、 各相關負責人負責技術文件的審核和批準;技術文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。
2、 技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期,設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。
3、 文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。
4、 各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后,方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。
5、 用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽,標簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。
6、 歸檔文件時,須填寫《設計項目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。
五、 技術文件的借閱
1、 任何員工之間不得私自傳閱技術文件,不得非法保持不具權限的文件。
2、 若因工作需要,須借閱技術文件,則需報相關領導批準,并填寫《借閱登記表》,然后方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。
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第2篇 電子文件管理制度
電子文件管理制度
1.目的和適用范圍
為保證我公司計算機網(wǎng)絡安全順利運行,提高工作效率特制定本辦法。
本辦法規(guī)定計算機電子文件的編制、批準、傳遞、反饋、歸檔、作廢等要求。
本辦法的規(guī)定適用于我公司局域網(wǎng)電子文件的管理。
2.術語
電子文件:相對于紙質(zhì)文件而言,凡將儲存、編輯、使用于計算機媒體的信息,如文件、表單、記錄等,均稱為電子文件。
3.職責
3.1人事行政部負責局域網(wǎng)的建立和系統(tǒng)運行的維護管理,以及各部門計算機的維護管理。
3.2各部門按本規(guī)定執(zhí)行。
4.管理內(nèi)容和要求
4.1局域網(wǎng)操作系統(tǒng)和應用軟件的建立
4.1.1操作系統(tǒng)的應用
a)服務器安裝windowsnt4.0
b)客戶機安裝windows98第二版,需要時可安裝windows2000/_p/me等。
4.1.2基本應用軟件
a)office2000/_p辦公自動化軟件
b)autocad2000計算機輔助設計軟件
4.1.3操作系統(tǒng)和應用軟件的安裝必須由人事行政部微機維護技術員同意或在其指導下方可進行安裝和卸載。
4.2網(wǎng)絡軟件的建立和應用
4.2.1我公司局域網(wǎng)電子文件的傳輸采用microsoftml電子郵局進行管理,該軟件安裝在windows98啟動組程序中,隨系統(tǒng)自行啟動,各部門必須保證郵件箱在工作時間內(nèi)開放,任何單位不得自行改動。
4.3網(wǎng)上鄰居的管理
4.3.1網(wǎng)上用戶的設置具體見附表1《計算機局域網(wǎng)編號及用戶名稱對稱表》
4.3.2網(wǎng)上鄰居中各部門在服務器中設專用文件夾,各部門把有關文件分類歸檔。
4.3.3設定訪問權限分類控制。
4.4電子文件的管理
4.4.1電子文件的管理不能違背質(zhì)量體系文件、技術文件和資料、質(zhì)量記錄等控制程序的規(guī)定,編制必須以擴展名為.t_t、.doc、._ls、.eml、.dwg文件方式進行編寫。
4.4.2電子文件的發(fā)放采用局域網(wǎng)郵件進行發(fā)放,審核、審批處加蓋受權為專用電子印章或電子簽名后方可有效。具體流程見附件。
4.4.3各部門收到電子文件后,必須進行文件回復以確保你部門正常收到電子文件。
4.4.4作好電子文件收發(fā)登記工作,發(fā)放文件有專用文件夾,接收文件有專用文件夾,作廢文件由使用者按時刪除。
4.4.5電子文件不允許自行進行更改,必須由編制單位提請《文件更改申請單》報品質(zhì)管理小組審核、管理者代表批準后,由品質(zhì)管理小組進行整體更改。
4.4.6電子文件有效性由文件發(fā)放部門對文件的有效性進行檢查,并添寫《電子文件有效性檢查記錄》。
4.4.7由發(fā)文部門負責把回復存到專用文件夾中,做為收發(fā)文登記。
4.4.8上級部門郵件的處理方式,當收到上級部門發(fā)來的郵件時由人事行政部網(wǎng)關計算機負責轉(zhuǎn)發(fā)給相關部門,相關部門要對文件的有效性進行反饋,最后按文件要求發(fā)回上級部門。
4.4.9對于標準、顧客圖樣和技術條件等外來文件和資料必須在5個工作日內(nèi)進行評審和轉(zhuǎn)化,并填寫《外來文件和資料評審表》。
4.5局域網(wǎng)質(zhì)量體系文件的控制
4.5.1電子文件不違背《質(zhì)量體系文件和資料控制程序》、《質(zhì)量記錄控制程序》要求,以“電子文件為主、紙質(zhì)文件為輔”的原則。
4.5.2質(zhì)量體系文件和資料、質(zhì)量記錄樣式均以質(zhì)量檢驗科計算機中《網(wǎng)上鄰居-正式版qms文件》為有效受控版本,其他部門和單位計算機中復制的文件和記錄表樣均為非受控版本,不得在體系運行中使用。如需要,必須經(jīng)綜合辦確認同意,管理者代表批準,印制紙質(zhì)文件,并加蓋受控印章后下發(fā)到使用部門和人員。
4.5.3計算機中與質(zhì)量管理體系相關的所有文件夾和文件名稱的命名應采用實名、全稱或簡稱的方式,避免采用數(shù)字、字母代號和個性化的名稱;以防止文件和資料的混亂、丟失和無意中刪除。
4.5.4對于保密和未經(jīng)授權不得閱讀的文件和資料,必須進行文檔加密和標識。
4.5.5對于重要文件和資料必須設置為“只讀”屬性,以避免無意中被修改。
4.6計算機網(wǎng)絡安全
4.6.1每臺計算機必須安裝瑞星2002、金山毒霸、kv3000等正版殺毒軟件;并定期進行查毒和殺毒,需要時,由人事行政部微機維護技術員進行。
4.6.2對一些保密的電子文件要進行加密處理,可使用office2000文件加密工具或者其他windows98操作系統(tǒng)下的文件加密工具。
4.7電子文件的備份
4.7.1客戶機要每季度對電子文件進行備份,其備份方式可視情況自行確定。
4.7.2服務器中歸檔后的重要文件要在半年內(nèi)或服務器儲存空間接近臨界容量時,要刻錄光盤備份,并進行分類保管。
5.相關文件和記錄
《電子文件有效性檢查記錄》
第3篇 電子文件管理制度規(guī)范
一、 總則
1、 技術文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障,公司的技術文件屬于公司所有。
2、 為規(guī)范本公司技術文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內(nèi)容,確保技術文件的正確性及實施有效的管理,特制訂本制度。
3、 適用范圍:適用于本廠的技術文件的管理。
二、 技術文件的編制
1、 技術文件包括:技術文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1) 開發(fā)計劃階段:方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開發(fā)計劃書、檢驗要求。
2) 開發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設計評審記錄表。
3) 產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。
4) 產(chǎn)品維護階段:設計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、 技術文件的技術要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關標準和規(guī)定要求。
3、 技術文件由技術開發(fā)部等相對應部門編制,各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
三、 技術文件的提交
1、 在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中,設計人員必須按照技術文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作,以保證技術文件的完整性。
2、 在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段,設計人員都必須按時提交設計文件,并保存在公司的服務器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后,設計人員都必須重新提交文件,以便更新服務器中的文件,保證開發(fā)工作的可靠性。
3、 設計文件的提交以starteam為準,設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。
4、 對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務器上進行刪除。
四、 技術文件的歸檔
1、 各相關負責人負責技術文件的審核和批準;技術文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。
2、 技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期,設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。
3、 文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。
4、 各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后,方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。
5、 用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽,標簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。
6、 歸檔文件時,須填寫《設計項目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。
五、 技術文件的借閱
1、 任何員工之間不得私自傳閱技術文件,不得非法保持不具權限的文件。
2、 若因工作需要,須借閱技術文件,則需報相關領導批準,并填寫《借閱登記表》,然后方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。
