建立項目管理制度5篇

建立項目管理制度是企業(yè)管理中的關鍵環(huán)節(jié)，旨在確保項目的高效執(zhí)行和目標達成。這一制度涵蓋了項目規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、評估及改進等多個層面，以確保團隊協(xié)作的有效性，降低風險，并提升項目成功率。

包括哪些方面

1. 項目啟動與定義：明確項目目標、范圍、資源需求，制定初步的時間表和預算。

2. 項目組織與職責：設定項目團隊架構，明確各成員的角色與職責。

3. 項目計劃：詳細規(guī)劃項目活動，包括任務分解、時間安排、風險評估和應對策略。

4. 執(zhí)行與控制：監(jiān)督項目進度，確保質量標準，管理變更，解決沖突。

5. 溝通與報告：建立有效的溝通機制，定期發(fā)布項目更新報告。

6. 項目審計與評估：對項目進行中期和后期審計，評估項目績效，提供改進建議。

7. 結束與關閉：完成項目交付，進行項目后評價，總結經驗教訓，關閉項目。

重要性

項目管理制度的重要性不言而喻。它有助于： - 提高項目執(zhí)行力：清晰的流程和責任分配能減少混亂，提高工作效率。 - 風險管理：通過事先規(guī)劃和風險評估，可以預防和減輕潛在問題的影響。 - 質量保證：制度化的質量控制確保項目成果滿足預期標準。 - 提升團隊合作：明確的溝通機制和角色定義有助于團隊協(xié)作和信息共享。 - 優(yōu)化資源利用：有效規(guī)劃和控制資源，避免浪費，降低成本。

方案

1. 制定項目管理制度：結合公司實際情況，制定全面、實用的項目管理制度，涵蓋上述各個方面。

2. 培訓與宣導：對全體員工進行項目管理培訓，確保理解和執(zhí)行制度。

3. 實施與調整：在實際項目中試運行制度，根據反饋及時調整完善。

4. 監(jiān)督與評估：設立專門的項目管理部門或人員，負責監(jiān)督制度執(zhí)行，定期評估效果。

5. 持續(xù)改進：鼓勵員工提出改進建議，定期更新和完善項目管理制度，以適應公司發(fā)展和市場變化。

通過以上步驟，我們可以構建一套有效的項目管理制度，為公司的項目執(zhí)行提供穩(wěn)固的框架，推動企業(yè)持續(xù)成功。

建立項目管理制度范文

第1篇 建立健全項目管理各項制度

建立健全項目管理的各項制度

(一)規(guī)范項目管理、健全各項管理制度

在該工程中,我公司始終會把追求一流的深化設計,一流的施工,一流的管理作為項目經理部的宗旨,為此,我們將制定高標準的管理目標(即以規(guī)范化、標準化、科學化、程序化的管理方法,高效優(yōu)質地完成與業(yè)主簽訂的合同目標),項目部針對工程項目和眾多分包商的性質和特點,制定科學實用的管理制度,包括生產管理、物資管理、技術管理、質量管理、安全管理、成品保護等,制定《分包入場須知》,做到各項工作有章可循,減少管理過程中的隨意性。

在質量管理和控制方面,將制定出一套完整的質量管理制度作為項目質量管理的依據,嚴格規(guī)范各專業(yè)承包商和所有施工人員在施工過程中的各項工作。

這些制度主要包括:圖紙會審和技術交底制度、現(xiàn)場質量管理制度、裝修材料樣品制、施工樣板和首檢定標制、質量責任制、工序管理制度、方案數(shù)據管理制度、質量教育制度等。

(二)工程總承包管理的定位

業(yè)主賦予工程總承包責任,則要認真地履行總承包的責任、權力和義務,站在總包的高度去統(tǒng)籌考慮、全面控制工程全局,高效、優(yōu)質地完成工程目標。

總承包責任不是單一的責任,而是對工程的各個方面和環(huán)節(jié)都負有責任和義務。因此,在整個施工過程中,我公司會十分珍惜總包管理的核心地位,充分體現(xiàn)和突出總包的管理和作用,綜合協(xié)調處理好各方的相互關系,形成科學的管理程序。在本工程中,我們會十分重視以下幾個方面:

1、以計劃管理為主線,以落實工程實施條件為重點

在工程實施和運作管理過程中,我們將嚴格地按計劃進行管理,包括工程總控制進度計劃、月進度計劃和周進度計劃,還包括設計條件、材料、設備、機具、勞動力、資金等配套計劃。明確闡述計劃完成所需的施工條件,并予以落實。通過計劃,能夠找到工程的關鍵環(huán)節(jié)和主導線路,從而為工程管理提供科學的依據。

2、重視合同管理,以此作為對工程各方的約束和控制的重要手段

在整個工程運作和實施過程中,我們將嚴格執(zhí)行合同,并以此作為依據,約束和控制各專業(yè)承包商履行其合同責任和義務。我們將從以下方面抓好合同管理:

(1)高度重視工程招標,確保招標文件和合同的嚴密性

(2)重視并做好合同簽定和合同交底

(3)按合同對工期進行嚴格控制

(4)按合同對質量進行嚴格控制

(5)按合同對安全、文明施工、成品保護進行嚴格控制

(6)按合同對各種二次設計、詳圖設計、施工方案和技術資料進行嚴格控制

3、發(fā)揮總承包的綜合協(xié)調作用

在本工程重點作好以下幾方面的協(xié)調工作:

(1)全方位全過程地為業(yè)主服務。

(2)項目技術管理協(xié)調能力。

(3)工程總承包的策劃、組織、管理、協(xié)調、實施和控制以及配套能力。

(4)對工程特殊情況和問題的決策和應變能力。

第2篇 建立和實施項目安全生產管理制度

1安全報監(jiān)制度

（1）項目應在工程開工前15日內到當?shù)亟ㄖ┕ぐ踩O(jiān)督部門或機構進行報監(jiān)。

（2）辦理建筑工程安全報監(jiān)手續(xù)，必須提供以下資料：

a.《建筑業(yè)企業(yè)安全資格書》；

b.工程中標《通知書》；

c.工程施工合同；

d.施工現(xiàn)場安全防護設施的使用計劃（品種、規(guī)格、數(shù)量）和費用計劃；

e.施工現(xiàn)場臨時設施規(guī)劃方案；

f.擬進入施工現(xiàn)場的施工起重機械設備（塔式起重機、龍門架及井架物料提升機、外用電梯）的型號、數(shù)量；

g.施工現(xiàn)場平面布置圖；

h.建筑施工企業(yè)職工意外傷害保險手續(xù)；

i.工程項目負責人、安全管理人員及特種作業(yè)人員持證上崗情況；身份證、資格證、操作證復印件。

(3)《建筑工程安全報監(jiān)書》一式四份。建筑安全監(jiān)督管理部門、建設單位、施工企業(yè)、存檔各一份。

2安全目標管理制度

（1）制定項目職業(yè)健康安全管理目標。

（2）將項目職業(yè)健康安全目標自上而下進行層層分解到有關部門及責任人，落實到每位管理人員、作業(yè)隊、施工工人。

（3）制定考核規(guī)定，按期進行考核、評價、總結、改進。

3安全教育培訓制度

(1)工人入場須接受公司、項目和班組三級安全教育，考核合格方準上崗。

(2)調整工作崗位或離崗一年以上的職工，必須按規(guī)定進行相應的安全教育和技術培訓，時間不得少于40學時，經考核合格方準上崗。

(3)電工、起重工、電焊工等特種作業(yè)工人除進行一般安全教育外，還要經過本工種的安全技術教育，經考核合格發(fā)證后方準獨立操作。

(4)采用新技術、新工藝、新設備施工和調換工作崗位時，要對操作人員進行新技術操作和新崗位的安全教育，未經教育不得上崗操作。

(5)職工安全教育培訓要填寫安全教育培訓花名冊，安全教育培訓資料要及時整理歸納，建立包括三級安全教育記錄、變換工種安全教育記錄、特殊工種安全教育記錄、經常性安全教育記錄、適時性安全教育記錄、糾正違章教育記錄在內的安全教育檔案。

4安全技術措施管理制度

（1）安全技術措施（安全管理方案）是施工組織設計的重要組成部分，工程的施工組織設計必須有針對性的安全技術措施。

（2）安全技術措施必須由工程技術人員編制，報審批準后方能實施。

5安全交底制度

（1）分部分項工程開工前必須進行安全技術交底。

（2）安全技術交底要與施工技術交底同時進行，不能分開，要融為一體，有針對性，起到安全施工的目的。

（3）安全技術交底還包括各工種安全技術交底。各工種安全技術交底同分部分項工程同時進行，如果工程項目的施工工藝很復雜、技術難度大、作業(yè)條件很危險，要單獨進行工種交底，以引起操作者高度重視，避免安全事故的發(fā)生。

（4）安全技術交底的內容要依據施工組織設計中的安全措施，結合具體施工方法，根據施工現(xiàn)場的作業(yè)條件及環(huán)境，具有可操作性、針對性、全面性。

（5）安全技術交底須由項目技術負責人組織，工程技術人員、設備管理員等管理人員對作業(yè)隊人員進行認真的交底，以書面形式進行，嚴格履行簽字手續(xù)，交底人、接底人、安全監(jiān)督人都要進行簽字。

6安全生產值班制度

（1）必須遵守安全值班規(guī)章制度。

（2）及時、真實地做好值班紀錄。

7安全生產檢查制度

(1)定期安全檢查項目部每周不少于一次。專職安全員要每日對施工現(xiàn)場進行安全巡視，班組長要在上崗前及下崗后的作業(yè)點進行安全檢查，保證施工過程安全。

（2）各級安全檢查要采用《建筑工程安全檢查標準》jgj59-99k中的表格，結合實測實量，作好書面記錄，對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患要下達整改通知書，定人、定時間、定措施組織整改。整改完畢后要逐項進行驗收。

第3篇 建立完善的項目安全管理制度

(1)安全生產責任制：建立各級的安全生產責任制，責任落實到人。明確安全指標和獎懲辦法。

(2)安全教育制度：對新進企業(yè)工人進行公司、項目和班組的三級教育；工人變換工種，須進行新工種的安全技術教育。使工人掌據本工種操作技能，熟悉本工種安全技術操作規(guī)程。充分了解施工現(xiàn)場特點及有關安全文明施工要求，學會使用施工現(xiàn)場配備和設置的安全防護用品及防護措施。并認真填寫“安全教育記錄卡”，及時做好記錄。

(3)分部分項工程安全技術交底制度：在每個分單項（體）開始作業(yè)前，必須由項目安全員和施工技術負責人對各分部分項工程進行全面的針對性的安全技術交底，使工人充分了解施工作業(yè)過程中的安全技術性防護措施；受交底者履行簽字手續(xù)。

(4)特種作業(yè)持證上崗制：本工程項目施工中所需的特種作業(yè)人員（電工、焊工、起重工）必須經培訓考試合格后持證上崗，其操作證不得超期使用，名冊齊全。并上報監(jiān)理公司審核批準后，由項目部安全員統(tǒng)一管理。

(5)安全檢查制度：建立定期安全檢查制度。對查出的隱患做到定人、定時間、定措施應及時整改。項目經理部至少每兩周一次，由項目經理組織項目技術、施工、安全等專職管理人員，對施工現(xiàn)場進行安全生產專項檢查；并對重要的生產設施和重點作業(yè)部位加大巡檢周期密度；項目經理部專職安全管理人員必須實行全日巡檢制度，并配合現(xiàn)場兼職安全監(jiān)督員對于鋼構件起重吊裝、圍護材料安裝、高空焊接等危險性較高的作業(yè)應實行旁站監(jiān)督。施工現(xiàn)場檢查評分記錄表見附表

(6)班組“安全喊話”及班前安全活動制度：在施工過程中，每天作業(yè)前由班組長對所屬工人進行班前安全喊話，強調當天作業(yè)安全注意事項，提醒工人遵章守紀，杜絕違章作業(yè)。并監(jiān)督工人相互檢查安全防護用品的穿戴情況，作好記錄。

(7)消防安全管理制度：制定消防應急措施，在重點防火部位（油漆庫房、乙炔、氧氣瓶庫房、）以及旁邊有可燃物的焊接作業(yè)點均按要求配備必消防滅火器。并且建立由項目經理擔任組長的消防應急小組，負責消防應急救援。

(8)按規(guī)范要求做好施工現(xiàn)場 “四口”、“五臨邊”的防護工作，對各樓層周邊、通道和樓梯兩側邊以標高大于2米的平臺臨邊均按要求設置防護欄桿，現(xiàn)場施工人員一律戴好安全帽，2米以上的高空作業(yè)必須系緊安全帶，并掛在牢固位置。

(9)建立施工用電管理制度，加強現(xiàn)場施工用電管理。所有電路、配電箱、電機等必須由專職電工負責管理和維修，電器、用電機具安裝必須符合國家安全規(guī)范要求，有可靠的接地裝置和安全保護裝置。

(10)工傷事故處理：建立事故檔案，按調查分析規(guī)則、規(guī)定進行處理報告，認真做好“四不放過”工作（事故原因未查清不放過、事故隱患未整改合格不放過、事故責任者未受到處理不放過、周圍人員未受到教育不放過）。

(11) 建立項目安全管理內業(yè)資料檔案。采用江寧區(qū)安全監(jiān)督站統(tǒng)一印制的安全管理資料，資料填寫滿足《建筑施工安全檢查標準》jgj59－99的要求。安全管理內業(yè)資料由專職安全管理人員負責，主要應包括安全責任制、技術交底、安全教育、安全防護措施及用品、特種作業(yè)人員持證上崗、安全檢查與驗收、工傷事故統(tǒng)計等方面的記錄或臺帳。

第4篇 建立實施項目安全生產管理制度

1安全報監(jiān)制度

(1)項目應在工程開工前15日內到當?shù)亟ㄖ┕ぐ踩O(jiān)督部門或機構進行報監(jiān)。

(2)辦理建筑工程安全報監(jiān)手續(xù),必須提供以下資料:

a.《建筑業(yè)企業(yè)安全資格書》;

b.工程中標《通知書》;

c.工程施工合同;

d.施工現(xiàn)場安全防護設施的使用計劃(品種、規(guī)格、數(shù)量)和費用計劃;

e.施工現(xiàn)場臨時設施規(guī)劃方案;

f.擬進入施工現(xiàn)場的施工起重機械設備(塔式起重機、龍門架及井架物料提升機、外用電梯)的型號、數(shù)量;

g.施工現(xiàn)場平面布置圖;

h.建筑施工企業(yè)職工意外傷害保險手續(xù);

i.工程項目負責人、安全管理人員及特種作業(yè)人員持證上崗情況;身份證、資格證、操作證復印件。

(3)《建筑工程安全報監(jiān)書》一式四份。建筑安全監(jiān)督管理部門、建設單位、施工企業(yè)、存檔各一份。

2安全目標管理制度

(1)制定項目職業(yè)健康安全管理目標。

(2)將項目職業(yè)健康安全目標自上而下進行層層分解到有關部門及責任人,落實到每位管理人員、作業(yè)隊、施工工人。

(3)制定考核規(guī)定,按期進行考核、評價、總結、改進。

3安全教育培訓制度

(1)工人入場須接受公司、項目和班組三級安全教育,考核合格方準上崗。

(2)調整工作崗位或離崗一年以上的職工,必須按規(guī)定進行相應的安全教育和技術培訓,時間不得少于40學時,經考核合格方準上崗。

(3)電工、起重工、電焊工等特種作業(yè)工人除進行一般安全教育外,還要經過本工種的安全技術教育,經考核合格發(fā)證后方準獨立操作。

(4)采用新技術、新工藝、新設備施工和調換工作崗位時,要對操作人員進行新技術操作和新崗位的安全教育,未經教育不得上崗操作。

(5)職工安全教育培訓要填寫安全教育培訓花名冊,安全教育培訓資料要及時整理歸納,建立包括三級安全教育記錄、變換工種安全教育記錄、特殊工種安全教育記錄、經常性安全教育記錄、適時性安全教育記錄、糾正違章教育記錄在內的安全教育檔案。

4安全技術措施管理制度

(1)安全技術措施(安全管理方案)是施工組織設計的重要組成部分,工程的施工組織設計必須有針對性的安全技術措施。

(2)安全技術措施必須由工程技術人員編制,報審批準后方能實施。

5安全交底制度

(1)分部分項工程開工前必須進行安全技術交底。

(2)安全技術交底要與施工技術交底同時進行,不能分開,要融為一體,有針對性,起到安全施工的目的。

(3)安全技術交底還包括各工種安全技術交底。各工種安全技術交底同分部分項工程同時進行,如果工程項目的施工工藝很復雜、技術難度大、作業(yè)條件很危險,要單獨進行工種交底,以引起操作者高度重視,避免安全事故的發(fā)生。

(4)安全技術交底的內容要依據施工組織設計中的安全措施,結合具體施工方法,根據施工現(xiàn)場的作業(yè)條件及環(huán)境,具有可操作性、針對性、全面性。

(5)安全技術交底須由項目技術負責人組織,工程技術人員、設備管理員等管理人員對作業(yè)隊人員進行認真的交底,以書面形式進行,嚴格履行簽字手續(xù),交底人、接底人、安全監(jiān)督人都要進行簽字。

6安全生產值班制度

(1)必須遵守安全值班規(guī)章制度。

(2)及時、真實地做好值班紀錄。

7安全生產檢查制度

(1)定期安全檢查項目部每周不少于一次。專職安全員要每日對施工現(xiàn)場進行安全巡視,班組長要在上崗前及下崗后的作業(yè)點進行安全檢查,保證施工過程安全。

(2)各級安全檢查要采用《建筑工程安全檢查標準》jgj59-99k中的表格,結合實測實量,作好書面記錄,對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患要下達整改通知書,定人、定時間、定措施組織整改。整改完畢后要逐項進行驗收。

第5篇 公寓項目物業(yè)制度檔案建立管理規(guī)程

公寓項目物業(yè)制度和檔案的建立與管理

第一節(jié)管理規(guī)章制度

一、規(guī)章制度的建立

健全規(guī)范的管理規(guī)章制度是我們實施科學管理、提供優(yōu)質服務的依據。我公司在不斷總結經驗的基礎上,全面導入iso9001質量保證體系,已建立起了一套在許多物業(yè)得到成功應用的物業(yè)管理規(guī)章制度和一套完整科學的質量保證體系文件,結合希格瑪公寓的實際情況,我們將按照本物業(yè)的運作要求和業(yè)務流程,進一步修改和完善。歸納為以下三大部分:

(一)公共制度

本部分主要是為了保證本物業(yè)得到有效的配合而制定的,也是確保物業(yè)管理水平的一個非常重要的因素,我們將與業(yè)主委員會一起擬訂:

物業(yè)服務合同

業(yè)主文明守則

物業(yè)使用引導手冊

(二)內部運作制度

根據本項目人員配備、崗位設置的情況,按公司要求制定規(guī)章制度,規(guī)范管理行為,并按照公司iso9001質量保證體系,結合項目實際情況,建立健全相關的作業(yè)程序和操作規(guī)程。此部分為項目內部管理的依據。

1、崗位職責

項目部經理職責值班經理崗位職責

客服主管崗位客服人員崗位職責

工程主管崗位職責電工崗位職責

保安經理崗位職責中控值班人員崗位職責

交換站值班崗位職責保安員崗位職責

綜合維修工崗位職責保潔主管崗位職責

保潔員崗位職責綠化工崗位職責

2、內部運作制度

員工守則 交接班管理制度

員工行為規(guī)范 材料采購、入庫、出庫管理規(guī)定

員工培訓管理規(guī)定 文件檔案資料管理制度

績效考評辦法 例會制度

日檢、月檢、周檢管理規(guī)定 庫房管理制度

3、部門規(guī)章制度

客服服務中心

客戶接待操作規(guī)程客戶服務查詢程序

客戶申請服務項目的操作規(guī)程客戶檔案管理規(guī)章制度

保修處理操作規(guī)程

工程工作標準和操作規(guī)程

《維修通知單》工作規(guī)程 水管爆裂的應急處理方法

電工維修安全操作規(guī)程生活水消毒設備操作規(guī)程

電機日常運行和維護工作規(guī)程生活水箱設備定期保養(yǎng)方法

故障停電的處理規(guī)程弱電專業(yè)運行保養(yǎng)規(guī)程

照明系統(tǒng)故障處理規(guī)程弱電專業(yè)緊急故障處理規(guī)程

綜合布線系統(tǒng)的維修規(guī)程消防報警系統(tǒng)的維修規(guī)程

綜合維修巡視規(guī)程電梯應急處理規(guī)程

綜合維修操作方法天然氣設備巡視保養(yǎng)規(guī)程

電梯運行維護操作規(guī)程天然氣設備緊急事故處理規(guī)程

特約服務管理細則

工程規(guī)章制度/管理制度

共用設施設備維護管理規(guī)定 事故處理制度

交接班制度工程設備設施安全防火制度

鑰匙管理制度 水泵房管理制度

值班制度 電梯機房管理制度

工程檔案管理制度 綜合維修專業(yè)巡視檢查制度

設備設施標識的管理制度 電梯維修保養(yǎng)安全制度

日檢、巡視制度 電動工具安全操作制度

保安工作標準和操作規(guī)程

門崗交接班操作規(guī)程物品出入小區(qū)管理規(guī)程

巡邏崗操作規(guī)程證件管理操作規(guī)程

緊急突發(fā)事件處置規(guī)定鑰匙管理操作規(guī)定

客戶失竊、受擾的處理規(guī)程

保安規(guī)定制度/管理制度

檔案管理制度 晚間值班規(guī)定

保安器材管理制度 重點防范部位安全保衛(wèi)制度

保安部巡查制度保安員著裝規(guī)定

消防安全工作標準和操作規(guī)程

中控室運行規(guī)程消防設施巡檢規(guī)程

監(jiān)控系統(tǒng)操作規(guī)程 消防報警及聯(lián)動系統(tǒng)保養(yǎng)規(guī)程

火災緊急行動操作規(guī)程消火栓保養(yǎng)規(guī)程

樓宇消防規(guī)章管理規(guī)定

消防中控室管理制度機房防火規(guī)定

消防設備、設施、器材的管理規(guī)定 電氣設備防火規(guī)定

公共場所防火規(guī)定辦公室防火規(guī)定

庫房防火規(guī)定

保潔工作標準和操作規(guī)程

公共區(qū)域走廊清潔操作規(guī)程 衛(wèi)生間清潔操作規(guī)程

電梯轎廂清潔操作規(guī)程異常事故的處理操作規(guī)程

日常用工具使用操作規(guī)程保潔設備的使用及保養(yǎng)操作規(guī)程

行政管理

部門及員工考核與獎懲 員工工作考核及獎懲制度

部門工作考評辦法

第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的建立

物業(yè)檔案資料既是一個物業(yè)不可缺少的組成部分,也是物業(yè)信息的重要來源。在物業(yè)管理工作中,物業(yè)檔案資料也是物業(yè)管理的基礎,起著重要的憑證和參考作用。

(一)物業(yè)管理信息的內容

在本物業(yè)管理中,我們擬按資料性質分為原始資料、常規(guī)管理資料兩大類:

1、原始資料

_土地使用證等權屬證書

_規(guī)劃許可證、建筑許可證等各類項目批準證書

_建筑圖、施工圖、施工預算、施工組織設計等圖紙文件

_竣工圖

_設備技術清單(名稱、規(guī)格、數(shù)量、場地、主要性能、單價、隨機工具及備件等)

_設備技術手冊、使用說明及質量保證書

_設備安裝調試記錄(各設備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄,電梯、電氣、通風、供水、

消防等系統(tǒng))

_土建施工記錄(地基處理記錄、結構安裝校正記錄、預應力構件施工記錄等)

_建(構)筑監(jiān)測記錄構(建)筑的沉降、變形、防震、結構焊_縫探傷檢查記錄

_隱蔽工程的驗收記錄

_工程事故發(fā)生及處理記錄

_圖紙會審記錄、設計變更洽商和技術核定單

_項目的重要技術決定和文件

_驗收計劃和驗收會議紀要、驗收記錄、返修記錄、驗收總結報告

2、常規(guī)處理資料

_各部門工作(操作)規(guī)范,管理制度

_各部門工作記錄

_大、中、小修記錄

_項目分包合同等資料

_與客戶方來往信函、投訴及處理資料

_物業(yè)管理委托合同

_法律法規(guī)及政府有關文件

(二)物業(yè)管理檔案的建立

根據物業(yè)管理信息的內容,考慮到在實際工作中工作的連貫性和特殊性,便于各查閱、參考。擬按檔案資料的類型進行對檔案資料進行建立、分類、排列:

1、事務管理類

可以分成上級來文、外來文、計劃總結、各班組工作記錄、項目分包合同等資料、與客戶方來往信函、投訴及處理資料、物業(yè)管理委托合同、內部管理制度、項目主要活動記錄等。管理合同作為永久檔案給予保留,其余按年度進行排列。

2、工程管理類

建立工程圖紙檔案、設備檔案、設備保養(yǎng)維修記錄、設備運行記錄等。工程圖紙檔案、設備檔案等物業(yè)原始資料作為永久檔案給予保留。設備保養(yǎng)維修記錄、設備運行記錄等按年度排列。

三、物業(yè)檔案資料的管理

(一)檔案資料的收集

檔案資料的收集工作盡可能及時、完善、不遺漏。達到下列要求:

1、物業(yè)接管時全面掌握房屋建筑、附屬設備、公共設施、綠地綠化等物業(yè)基本情況。

2、維修更新時將維修更新后的物業(yè)變動情況注記在案。

(二)建立標準化的圖、檔、卡、冊、表

建立標準化的圖、檔、卡、冊、表,分類妥善保管。

1、圖包括房屋平面圖、主線路圖、管道走向圖、排污管道圖等。

2、檔在管理活動中形成的各類文字材料。包括:業(yè)主檔案、重要設備檔案等,其中業(yè)主檔案需要重點保存,絕密管理。

3、卡是指根據管理工作需要而制作的設備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等。

4、冊是指為了提高管理效率而建立的工作手冊等。

5、表是指根據管理工作的需要而設立的各類表格。包括:房屋接管驗收記錄、客戶投訴記錄、服務洽商記錄,以及各類統(tǒng)計表格等。

(三)建立動態(tài)管理機制