有哪些
學(xué)生檔案管理制度旨在規(guī)范學(xué)校對(duì)學(xué)生個(gè)人信息的管理和使用，確保檔案的安全、完整與準(zhǔn)確。主要包括以下幾個(gè)方面：
1. 檔案的建立與收集：涵蓋新生入學(xué)信息、學(xué)習(xí)成績、獎(jiǎng)懲記錄、健康狀況等。
2. 檔案的存儲(chǔ)與保護(hù)：涉及檔案的物理存儲(chǔ)、電子化處理及安全措施。
3. 檔案的更新與維護(hù)：規(guī)定何時(shí)及如何更新學(xué)生信息，保證信息時(shí)效性。
4. 檔案的查閱與借閱：明確查閱權(quán)限、流程及保密要求。
5. 檔案的轉(zhuǎn)移與銷毀：規(guī)定畢業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)等情況下的檔案處理方式。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案建立與收集 - 新生入學(xué)后一周內(nèi)完成基本信息錄入，包括姓名、性別、出生日期等。 - 學(xué)期結(jié)束時(shí)，教師提交學(xué)生學(xué)業(yè)成績至檔案系統(tǒng)。 - 行政部門定期收集獎(jiǎng)懲記錄，及時(shí)更新檔案。 - 學(xué)生體檢報(bào)告由校醫(yī)室負(fù)責(zé)整理并歸檔。
2. 檔案存儲(chǔ)與保護(hù) - 紙質(zhì)檔案存放在防火、防潮的檔案室內(nèi)，電子檔案加密存儲(chǔ)于專用服務(wù)器。 - 定期進(jìn)行檔案?jìng)浞荩苑罃?shù)據(jù)丟失。 - 建立訪問權(quán)限制度，未經(jīng)授權(quán)人員不得接觸檔案。
3. 檔案更新與維護(hù) - 每學(xué)期結(jié)束前，班主任審核并更新學(xué)生檔案。 - 學(xué)生如有變動(dòng)，如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)，需在一周內(nèi)完成檔案更新。 - 學(xué)生畢業(yè)后，檔案轉(zhuǎn)入校友服務(wù)中心保管。
4. 檔案查閱與借閱 - 教職員工因工作需要可申請(qǐng)查閱，需填寫申請(qǐng)表并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 - 學(xué)生本人查閱需攜帶有效證件，由輔導(dǎo)員陪同。 - 嚴(yán)禁私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，違反者將嚴(yán)肅處理。
5. 檔案轉(zhuǎn)移與銷毀 - 學(xué)生畢業(yè)或轉(zhuǎn)學(xué)，檔案在一個(gè)月內(nèi)轉(zhuǎn)交接收單位。 - 對(duì)于不再需要的檔案，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，確保信息安全。
上墻內(nèi)容
1. 檔案管理基本原則：保密、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)。
2. 查閱流程圖：清晰展示申請(qǐng)、審批、查閱的步驟。
3. 檔案保密承諾書：列出保密義務(wù)，供查閱人員簽署。
4. 檔案安全警示：提醒員工保護(hù)檔案安全，防止非法訪問。
5. 檔案管理員聯(lián)系方式：方便師生咨詢相關(guān)事宜。
本學(xué)生檔案管理制度旨在為學(xué)校的日常運(yùn)營提供有序的信息支持，確保每位學(xué)生的權(quán)益得到保障。各相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，共同維護(hù)良好的檔案管理秩序。
學(xué)生檔案管理制度范本
第1篇 學(xué)生檔案管理制度辦法
為了加強(qiáng)學(xué)生檔案管理,提高學(xué)生檔案質(zhì)量,使學(xué)生檔案科學(xué)化、制度化,制定本規(guī)定。
一、學(xué)生的檔案資料
考生原始檔案材料;錄取通知書 ;新生體檢表;新生登記表;學(xué)生成績表;畢業(yè)生登記表,畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))綜合評(píng)語,畢業(yè)生體檢表,有關(guān)獎(jiǎng)懲材料,畢業(yè)證書復(fù)印件等。
二、學(xué)生檔案的收集與整理
(一)學(xué)生檔案日常管理和保管,由就業(yè)指導(dǎo)辦公室負(fù)責(zé),將各種檔案材料及時(shí)整理歸檔,統(tǒng)一保管。
(二)學(xué)生畢業(yè)時(shí),由就業(yè)指導(dǎo)辦公室負(fù)責(zé)將每名學(xué)生的檔案整理完畢后,分別寄送學(xué)生所在單位或戶口所在地的人事部門。
三、學(xué)生檔案的借閱
學(xué)生檔案一般不得借閱和調(diào)用,確因工作需要借閱和調(diào)用,須經(jīng)就業(yè)指導(dǎo)辦公室主任批準(zhǔn)。
第2篇 中學(xué)學(xué)生檔案管理規(guī)定（5）
中學(xué)學(xué)生檔案管理規(guī)定(五)
一、z中學(xué)學(xué)生檔案的構(gòu)成,應(yīng)包含以下材料
(一)《z中學(xué)學(xué)生檔案袋》1個(gè)
(二)《z中學(xué)學(xué)生登記卡》1份
(三)《學(xué)生考勤紀(jì)律操行評(píng)定表》每學(xué)期1張,共6份
(四)高中會(huì)考合格證(畢業(yè)證)復(fù)印件1份
(五)學(xué)生各學(xué)期評(píng)優(yōu)獲獎(jiǎng)證書復(fù)印件
(六)其他有關(guān)材料
二、表格填寫規(guī)范要求
(一)檔案袋封面及所有表格必須用黑色簽字筆填寫
(二)書寫規(guī)范,字跡清晰工整,無涂改
(三)所有表格必須填完,不留空格
(四)《檔案袋》《登記卡》上的編號(hào)填寫該生學(xué)籍證號(hào)
(五)此檔案為學(xué)生在校期間的成長記錄,各項(xiàng)數(shù)據(jù)及相關(guān)內(nèi)容要求真實(shí)準(zhǔn)確,評(píng)語能較客觀地反映學(xué)生在校表現(xiàn)
三、《學(xué)生登記卡》填寫規(guī)范要求
(一)本表各項(xiàng)內(nèi)容填寫須完整,沒有相關(guān)內(nèi)容的填“無”,粘貼1寸免冠照片
(二)學(xué)生如有轉(zhuǎn)班須注明班級(jí),如270班---275班,哪年畢業(yè)即填寫哪一屆
(三)“本人簡(jiǎn)歷”一欄從小學(xué)填起
(四)“家庭成員”一欄填寫直系親屬
(五)“家庭經(jīng)濟(jì)狀況”一欄要如實(shí)填寫,說明具體狀況及原因
(六)“學(xué)業(yè)成績”一欄每學(xué)期期末由班主任組織班委如實(shí)填寫
(七)“考勤情況統(tǒng)計(jì)”一欄在畢業(yè)前整檔時(shí)填寫三年合計(jì)數(shù)據(jù)
(八)“獲獎(jiǎng)情況統(tǒng)計(jì)”一欄依年次填寫主要的、級(jí)別高的獲獎(jiǎng)榮譽(yù)
(九)“學(xué)校審查意見”一欄在畢業(yè)前整檔時(shí)統(tǒng)一填寫“同意班主任鑒定意見”(或加蓋藍(lán)章)并加蓋學(xué)校公章。日期統(tǒng)一填寫當(dāng)年“ 六月三十日 ”
(十)本表填寫蓋章后,須按學(xué)號(hào)順序整理成冊(cè),附加學(xué)生名單上交德育處
四、《學(xué)生考勤紀(jì)律操行評(píng)定表》填寫規(guī)范要求
(一)此表每學(xué)期一張,期末前發(fā)放
(二)“考勤操行”一欄要由班主任組織班委統(tǒng)計(jì)核實(shí)后如實(shí)填寫
(三)“自我鑒定”一欄由學(xué)生本人填寫,不少于120字
(四)“操行評(píng)語”一欄由班主任填寫并簽名,班主任對(duì)該生思想、紀(jì)律考勤、學(xué)習(xí)生活及體美勞等方面的表現(xiàn)作出評(píng)價(jià),要求客觀真實(shí),不少于120字
(五)“獲獎(jiǎng)記錄”一欄由班主任組織班委統(tǒng)計(jì)該生各項(xiàng)評(píng)優(yōu)獲獎(jiǎng)項(xiàng)目,如實(shí)填寫,并由該生把證書復(fù)印件裝入檔案袋
(六)“處分記錄”一欄無違紀(jì)處分的填“無”
(七)每張表填完后,由班主任收齊統(tǒng)一加蓋德育處公章方有效
五、注意事項(xiàng)
(一)各班學(xué)生檔案由班主任負(fù)責(zé)整理和管理,做到檔案跟人走,該生轉(zhuǎn)哪個(gè)班,該生檔案即由班主任負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交到這個(gè)班
(二)向?qū)W生講清楚,此檔案將跟隨自己終生,一定要慎重對(duì)待,認(rèn)真填寫
(三)每學(xué)期都應(yīng)按時(shí)完成,及時(shí)裝入學(xué)生檔案袋
(四)本檔案是學(xué)生高考錄取高等院校唯一提檔材料,務(wù)必保管好
(五)檔案若有遺失須補(bǔ)辦,必須經(jīng)德育處同意后由原任班主任具體辦理
(六)學(xué)生檔案管理作為班主任工作內(nèi)容之一,納入工作考核
六、畢業(yè)存檔、提檔
(一)高三學(xué)生畢業(yè)離校之前,由班主任全部檢查無錯(cuò)漏后,將全班《學(xué)生登記表》進(jìn)行復(fù)印,加附一張學(xué)生名單,按學(xué)號(hào)順序裝訂成冊(cè),交德育處待學(xué)生錄取高校逐一填寫“畢業(yè)去向”后轉(zhuǎn)存學(xué)校檔案室
(二)班主任將全班學(xué)生檔案各項(xiàng)材料逐一進(jìn)行整理、復(fù)查,確定無錯(cuò)漏,全部規(guī)范合格后,裝入各自檔案袋,密封并在袋口粘合處加蓋德育處公章;加附一張學(xué)生名單,將學(xué)生檔案袋按學(xué)號(hào)順序排列捆扎好,在學(xué)生離校前交存德育處
(三)學(xué)生畢業(yè)后,憑高等院校錄取通知書及身份證,必須親自到德育處填表、簽名,經(jīng)核實(shí)后方可提取本人檔案袋,他人不得代領(lǐng)
(四)學(xué)生提檔時(shí)間一般從每年8月下旬開始,具體時(shí)間另行通知
z中學(xué)德育處
二
第3篇 某技術(shù)學(xué)院學(xué)生檔案管理?xiàng)l例
職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生檔案管理?xiàng)l例
第一條 高等學(xué)校是培養(yǎng)各種專門人才的重要基地,大學(xué)生檔案的管理是高校人事檔案管理的重要組成部分,由于每年都有學(xué)生入學(xué)和畢業(yè),學(xué)生檔案總是處于一個(gè)動(dòng)態(tài)過程。為了適應(yīng)這一特點(diǎn),更好地加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的管理,使之更有效地為高校各項(xiàng)工作服務(wù),現(xiàn)根據(jù)我院實(shí)際情況制定本管理?xiàng)l例。
第二條 學(xué)生檔案由學(xué)生處統(tǒng)一管理,學(xué)生處接收的學(xué)生檔案應(yīng)符合下列要求:
(一)歸檔的材料要齊全、完整。
(二)歸檔的材料要有一定保存價(jià)值,案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切,便于保管、利用和移交。
第三條 新生入學(xué)二個(gè)月后,要對(duì)原檔案內(nèi)的材料進(jìn)行清點(diǎn)、整理重新登記歸檔,并更換由我院統(tǒng)一印制的檔案袋。新生檔案應(yīng)包括:中學(xué)畢業(yè)登記表,中學(xué)生學(xué)籍、評(píng)語、體檢表、高考登記表、高考錄取調(diào)配表、高考政審表、入團(tuán)志愿書以及歸僑子女、臺(tái)籍青年、少數(shù)民族子女等證明材料。
第四條 我院應(yīng)歸入學(xué)生檔案的材料包括:獲院級(jí)以上“三好學(xué)生”、 “優(yōu)秀學(xué)生干部”、“獎(jiǎng)學(xué)金獲得者”、 “優(yōu)秀畢業(yè)生”的有關(guān)材料;受到學(xué)院警告以上處分的有關(guān)材料;在校期間發(fā)展的學(xué)生黨、團(tuán)員材料;參加社會(huì)實(shí)踐和軍訓(xùn)記錄。
第五條 學(xué)生臨畢業(yè)前,要對(duì)檔案再次清點(diǎn)。畢業(yè)生檔案包括第三條、第四條所列的內(nèi)容外,還應(yīng)包括畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、學(xué)生成績登記表和畢業(yè)體檢表。
第六條 學(xué)生畢業(yè)后,其檔案應(yīng)及時(shí)移交給市人才交流中心或畢業(yè)生所在地、市的人事部門。
第七條 建立學(xué)生檔案的借閱制度。
(一)院內(nèi)教師和工作人員因工作需要借閱學(xué)生檔案,應(yīng)經(jīng)學(xué)生處負(fù)責(zé)人同意,一般只能在檔案室內(nèi)查閱,不得外借。
(二)個(gè)別涉外單位和保密單位在接收畢業(yè)生前須預(yù)先進(jìn)行政治審查的,須持有單位介紹信并經(jīng)學(xué)生處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可閱檔。一般的用人單位在畢業(yè)生未正式畢業(yè)分配前,不予閱檔。
第八條 關(guān)于學(xué)生檔案信息的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意方可向外提供,并可以用于工作總結(jié)和工作研究。
第4篇 學(xué)生檔案管理職責(zé)
1.熟悉學(xué)生檔案工作的基本原則和檔案的管理范圍。
2.根據(jù)國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī),制定學(xué)生檔案工作管理制度,并嚴(yán)格遵守。
3.嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于保守黨和國家秘密的規(guī)定,做好保密工作。
4.指導(dǎo)、督促、檢查、協(xié)助各院系每年新生檔案的接收和畢業(yè)生檔案的整理、寄發(fā)等工作,抽查學(xué)生檔案材料是否完整、齊全、準(zhǔn)確。
5.負(fù)責(zé)遺留的學(xué)生柯案的保管、寄發(fā)等工作。
6.做好“八防”工作,確保檔案材料完整、安全。
7.積極開展學(xué)生檔案理論研究,不斷提高工作質(zhì)量。
