公司檔案管理制度格式怎樣的匯編【16篇】

有哪些

公司檔案管理制度是企業(yè)運(yùn)營的重要組成部分，它涵蓋了檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等多個(gè)環(huán)節(jié)。一套完整的檔案管理制度應(yīng)包括以下幾個(gè)核心部分：

1. 檔案管理政策：明確檔案管理的目標(biāo)、原則和責(zé)任主體。

2. 檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：定義各類文件的分類方法和編碼規(guī)則。

3. 檔案收集與接收：規(guī)定文件的收集范圍、時(shí)間和方式。

4. 檔案整理與歸檔：描述文件的整理流程和歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

5. 檔案保管：涵蓋存儲環(huán)境、安全措施和備份策略。

6. 檔案利用：說明檔案的查詢、借閱和復(fù)制流程。

7. 檔案鑒定與銷毀：設(shè)定檔案的保存期限和銷毀程序。

8. 檔案信息化：涉及電子文檔的管理與保護(hù)。

9. 培訓(xùn)與監(jiān)督：對員工進(jìn)行檔案管理知識的培訓(xùn)和執(zhí)行情況的監(jiān)督。

實(shí)施細(xì)則

1. 檔案管理政策：由公司高層制定，明確各部門在檔案管理工作中的職責(zé)，確保檔案的安全、完整和有效利用。

2. 檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：參照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定適合的分類體系，如業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類、人事類等。

3. 檔案收集與接收：設(shè)立專門的檔案接收點(diǎn)，對所有進(jìn)出的文件進(jìn)行登記，確保無遺漏。

4. 檔案整理與歸檔：文件整理后應(yīng)及時(shí)歸檔，采用統(tǒng)一的標(biāo)簽和索引，便于檢索。

5. 檔案保管：檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度，定期檢查防火、防盜設(shè)施，實(shí)施定期備份。

6. 檔案利用：設(shè)立嚴(yán)格的借閱審批制度，防止檔案丟失或?yàn)E用。

7. 檔案鑒定與銷毀：由檔案管理部門定期進(jìn)行檔案鑒定，過期無價(jià)值的檔案按規(guī)定程序銷毀。

8. 檔案信息化：采用先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和檢索。

9. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期組織檔案管理培訓(xùn)，確保員工了解并遵守檔案管理制度。

上墻內(nèi)容

1. 檔案管理政策概覽：簡明扼要地列出檔案管理的核心目標(biāo)和責(zé)任分配。

2. 檔案分類圖示：直觀展示各類檔案的分類結(jié)構(gòu)。

3. 檔案借閱流程圖：以圖表形式展示檔案借閱的步驟和注意事項(xiàng)。

4. 安全提示：強(qiáng)調(diào)檔案安全的重要性，提醒員工遵守保密規(guī)定。

5. 檔案管理人員聯(lián)系方式：方便員工在需要時(shí)尋求幫助。

以上內(nèi)容旨在為公司提供一個(gè)全面而實(shí)用的檔案管理制度框架，但具體實(shí)施時(shí)需結(jié)合公司的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和完善，以確保檔案管理的有效性和適應(yīng)性。

公司檔案管理制度格式怎樣的范文

第1篇 公司檔案管理制度格式怎樣的

第一章管理部門

第一條 管理部門。

(1) 文書結(jié)案后,原稿由各文書管理部門歸檔,經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存復(fù)印件。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存,文書管理部門以復(fù)印件歸檔,原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回復(fù)印件。

(2) 各公司檔卷分類目錄及編號原則,由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制訂管理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定、報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。第二章整理與分類

第二條 文件點(diǎn)收。文件結(jié)案移送歸檔時(shí),依如下原則點(diǎn)收。

(1) 檢查文件的本文及 是否完整,如有短少,應(yīng)即追查、歸入。

(2) 文件應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。

⑶ 文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)立即退回,由經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

(4) 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

(5) 有價(jià)證券或其他貴重物品,應(yīng)退回經(jīng)辦部門,經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后,文件送歸檔。

第三條 文件整理。點(diǎn)收文件后,應(yīng)依下列方式整理。

(1) 中文豎寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

(2) 右方裝訂文件及其 均應(yīng)對準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

⑶ 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。

第四條 檔案分類。

(1) 檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素,按部門、大類、小類三級分類。檔案先以部門別區(qū)分,然后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。

(2) 檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多,前款三級不夠用時(shí),可在第三級之后另增第四級細(xì)類。如案件不多,亦可僅使用部門及大類或小類兩級。

⑶ 同一小類(或細(xì)類)的案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個(gè)檔夾不夠用時(shí),可分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂,并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)卷次編號,以便查考。

(4) 每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)目次表,案件歸檔時(shí)依序編號、登錄,并以每一案一個(gè)目次編號為原則。

(5) 檔號的表示方式為a1a2-b1b2-c1c2-d1-e1e2,其中a1a2為經(jīng)辦部門代號,b1b2為大類號,c1c2為小類號,d1為檔卷卷次,e1e2為檔案目次。

第五條 檔案名稱及編號。

(1) 檔案各級分類應(yīng)命名,其名稱應(yīng)簡明扼要,以能充分表示檔案內(nèi)容、性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。

(2) 各級分類、卷次及目次的編號,均以阿拉伯?dāng)?shù)字表示,其位數(shù)使用視案件多少而定。

⑶ 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。

(4) 檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增加時(shí),隨時(shí)增補(bǔ)。

(5) 檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先研究,并編制新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。

第六條 檔號編列。

(1) 案件如系新案,應(yīng)就檔案分類編號表,查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

(2) 案件如可歸屬前案,應(yīng)查明前案的檔號,予以同號編列。

⑶ 檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述幾件事情或一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別,編列檔號。

(4) 檔號應(yīng)自左而右編列,右方裝訂的案件,應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。第三章歸檔與檔案清理

第七條 保存期限。

(1) 歸檔文件,應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi),并視實(shí)際需要使用“見出紙”注明目次號碼,以便翻閱。

(2) 檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。

第八條 保存期限。文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理。

(1) 永久保存。①公司章程。②股東名簿。③組織規(guī)程及辦事細(xì)則。④董事會及股東會紀(jì)錄。⑤財(cái)務(wù)報(bào)表。⑥政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件。⑦不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證。⑧工程設(shè)計(jì)圖。⑨其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

(2) 10年保存。①預(yù)算、決算書類。②會計(jì)憑證。③事業(yè)計(jì)劃資料。④其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

⑶ 5年保存。①期滿或解除之合約。②其他經(jīng)核定保存5年的文書。

(4) 1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。

(5) 規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。

第九條 檔卷清理。

(1) 管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架,維護(hù)檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。檔案每年依規(guī)定清理一次,已屆保存期限者,可以銷毀,銷毀前應(yīng)造冊報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn),必要時(shí)向主管政府部門報(bào)備,并在目次表的附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

(2) 保管期限屆滿的文件中,部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者,管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上,并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。第四章調(diào)卷

第十條 檔案借閱程序。

(1) 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)調(diào)閱檔案時(shí),應(yīng)填寫“調(diào)卷單”,經(jīng)其部門主管核準(zhǔn)后,向管檔人員調(diào)閱。

(2) 管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后,取出該項(xiàng)檔案,并于“調(diào)卷單”上填注借出日期,將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理,以備核查、催還。

⑶ 在檔案室當(dāng)場借閱者,可免填“調(diào)卷單”。

(4) 檔案歸還時(shí),經(jīng)管檔人員核查無誤并在“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后,檔案即可歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>

第十一條 調(diào)卷管理。

(1) “調(diào)卷單”以一單一案為原則,借閱時(shí)間最長以一周為限,如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時(shí),應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。

(2) 調(diào)卷人員對于所調(diào)檔案,不得抽換增損,如有必要拆開時(shí),亦須說明原因,請管檔人員負(fù)責(zé)處理。

⑶ 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案,應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還,如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí),應(yīng)變更調(diào)卷登記,不得私自借出。

(4) 調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者,如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)的案件,應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。

第2篇 公司檔案管理制度5

公司檔案管理制度5

第一章管理部門

第一條管理部門。

(1)文書結(jié)案后,原稿由各文書管理部門歸檔,經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存復(fù)印件。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存,文書管理部門以復(fù)印件歸檔,原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回復(fù)印件。

(2)各公司檔卷分類目錄及編號原則,由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制訂管理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定、報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。

第二章整理與分類

第二條文件點(diǎn)收。

文件結(jié)案移送歸檔時(shí),依如下原則點(diǎn)收。

(1)檢查文件的本文及附件是否完整,如有短少,應(yīng)即追查、歸入。

(2)文件應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。

(3)文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)立即退回,由經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

(4)與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

(5)有價(jià)證券或其他貴重物品,應(yīng)退回經(jīng)辦部門,經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后,文件送歸檔。

第三條文件整理。

點(diǎn)收文件后,應(yīng)依下列方式整理。

(1)中文豎寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

(2)右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

(3)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。

第四條檔案分類。

(1)檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素,按部門、大類、小類三級分類。檔案先以部門別區(qū)分,然后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。

(2)檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多,前款三級不夠用時(shí),可在第三級之后另增第四級細(xì)類。如案件不多,亦可僅使用部門及大類或小類兩級。

(3)同一小類(或細(xì)類)的案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個(gè)檔夾不夠用時(shí),可分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂,并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)卷次編號,以便查考。

(4)每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)目次表,案件歸檔時(shí)依序編號、登錄,并以每一案一個(gè)目次編號為原則。

(5)檔號的表示方式為a1a2-b1b2-c1c2-d1-e1e2,其中a1a2為經(jīng)辦部門代號,b1b2為大類號,c1c2為小類號,d1為檔卷卷次,e1e2為檔案目次。

第五條檔案名稱及編號。

(1)檔案各級分類應(yīng)命名,其名稱應(yīng)簡明扼要,以能充分表示檔案內(nèi)容、性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。

(2)各級分類、卷次及目次的編號,均以阿拉伯?dāng)?shù)字表示,其位數(shù)使用視案件多少而定。

(3)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。

(4)檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增加時(shí),隨時(shí)增補(bǔ)。

(5)檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先研究,并編制新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。

第六條檔號編列。

(1)案件如系新案,應(yīng)就檔案分類編號表,查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

(2)案件如可歸屬前案,應(yīng)查明前案的檔號,予以同號編列。

(3)檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述幾件事情或一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別,編列檔號。

(4)檔號應(yīng)自左而右編列,右方裝訂的案件,應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。

第三章歸檔與檔案清理

第七條保存期限。

(1)歸檔文件,應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi),并視實(shí)際需要使用“見出紙”注明目次號碼,以便翻閱。

(2)檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。

第八條保存期限。

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理。

(1)永久保存。

①公司章程。

②股東名簿。

③組織規(guī)程及辦事細(xì)則。

④董事會及股東會紀(jì)錄。

⑤財(cái)務(wù)報(bào)表。

⑥政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件。

⑦不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證。

⑧工程設(shè)計(jì)圖。

⑨其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

(2)10年保存。

①預(yù)算、決算書類。

②會計(jì)憑證。

③事業(yè)計(jì)劃資料。

④其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

(3)5年保存。

①期滿或解除之合約。

②其他經(jīng)核定保存5年的文書。

(4)1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。

(5)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。

第九條檔卷清理。

(1)管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架,維護(hù)檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。檔案每年依規(guī)定清理一次,已屆保存期限者,可以銷毀,銷毀前應(yīng)造冊報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn),必要時(shí)向主管政府部門報(bào)備,并在目次表的附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

(2)保管期限屆滿的文件中,部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者,管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上,并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。

第四章調(diào)卷

第十條檔案借閱程序。

(1)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)調(diào)閱檔案時(shí),應(yīng)填寫“調(diào)卷單”,經(jīng)其部門主管核準(zhǔn)后,向管檔人員調(diào)閱。

(2)管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后,取出該項(xiàng)檔案,并于“調(diào)卷單”上填注借出日期,將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理,以備核查、催還。

(3)在檔案室當(dāng)場借閱者,可免填“調(diào)卷單”。

(4)檔案歸還時(shí),經(jīng)管檔人員核查無誤并在“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后,檔案即可歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>

第十一條調(diào)卷管理。

(1)“調(diào)卷單”以一單一案為原則,借閱時(shí)間最長以一周為限,如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時(shí),應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。

(2)調(diào)卷人員對于所

調(diào)檔案,不得抽換增損,如有必要拆開時(shí),亦須說明原因,請管檔人員負(fù)責(zé)處理。

(3)調(diào)卷人員調(diào)閱檔案,應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還,如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí),應(yīng)變更調(diào)卷登記,不得私自借出。

第3篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度

一、基本要求

1、檔案管理由辦公室負(fù)責(zé),本公司檔案管理及日常業(yè)務(wù)由辦公室專職檔案員負(fù)責(zé),人事檔案的日常管理由人力資源部主管負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)檔案的日常管理由財(cái)務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)。

2、歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應(yīng)包括它的附件)、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、年度會計(jì)報(bào)表、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有歸檔價(jià)值的文件材料。

3、對本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理,任何人不得據(jù)為已有。

4、辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級檔案必須保證安全

二、歸檔時(shí)間和份數(shù)

對公司需歸樓的文件必須當(dāng)天整理歸檔,并注明份數(shù)做好記錄。

三、查(借)閱

1、公司部門經(jīng)理以上員工(含部門經(jīng)理)查閱非密級檔案,副總經(jīng)理以上員工查閱密級檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);

2、公司部門經(jīng)理以下員工查閱密級檔案,需經(jīng)辦公室主任核準(zhǔn),并辦理查閱手續(xù);

3、查閱檔案時(shí)必須愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復(fù)制,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

第4篇 建筑總公司會計(jì)檔案管理制度

建筑工程總公司會計(jì)檔案管理制度

第一條 會計(jì)應(yīng)該以會計(jì)期間分期決算帳目和編制財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表。會計(jì)期間分為年度、半年度、季度和月度。年度、半年度、季度和月度均按公歷起訖日期確定,半年度、季度、月度為會計(jì)中期。

第二條 會計(jì)報(bào)表做到內(nèi)容完整、數(shù)字真實(shí)、計(jì)算準(zhǔn)確,不得漏報(bào)或任意取舍,會計(jì)報(bào)表之間、會計(jì)報(bào)表各項(xiàng)目之間,凡有對應(yīng)關(guān)系的數(shù)字應(yīng)當(dāng)一致,會計(jì)報(bào)表中本期與上期的有關(guān)數(shù)字應(yīng)當(dāng)相互銜接。

第三條 凡是本公司的會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、會計(jì)報(bào)表、會計(jì)文件和其它有保存價(jià)值的資料均應(yīng)該歸檔。

第四條 會計(jì)憑證按月、按照編號順序每月裝訂成冊,表明月份、季度、起止年、號數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會計(jì)及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記帳、主管),年內(nèi)資料由子、分公司財(cái)務(wù)科長保管,一年后交集團(tuán)公司檔案室,歸檔前應(yīng)加以裝訂。

第五條 會計(jì)報(bào)表應(yīng)按照季度、年度按時(shí)歸檔,由財(cái)務(wù)管理部指派專人管理,并分類填制目錄。

第六條 對上述五條中出現(xiàn)一處遺漏或錯(cuò)誤,給予責(zé)任人30元罰款,由公司財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)處罰。

第七條 會計(jì)檔案不得攜帶外出,凡查閱、復(fù)制、摘錄會計(jì)檔案,須經(jīng)總經(jīng)理或其指派人員批準(zhǔn),如出現(xiàn)泄密現(xiàn)象對財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人與直接責(zé)任人輕則罰款500元,重則罰款10000元以上,造成嚴(yán)重后果者開除。

第5篇 某某公司文件檔案管理制度

某公司文件、檔案管理制度

第一章 文件管理制度

第一條 本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內(nèi)部各部門來往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。

第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負(fù)責(zé)往來文書的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對、監(jiān)印、歸檔管理。

第三條 各部門指定專人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。

第四條 公司常用公文種類為:請示、批復(fù)、報(bào)告、通知、通告、決定、函、會議紀(jì)要等,要求按公文規(guī)定格式行文。

第五條 以公司名義向上級機(jī)關(guān)呈報(bào)的請示、報(bào)告及公司關(guān)于人、財(cái)務(wù)方面的重要決定,發(fā)文字號為:×××公司發(fā)[××年號]第×號。

第六條 公司內(nèi)部行文及對外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。

第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。

第八條 打印、復(fù)印資料憑部門負(fù)責(zé)人簽字的打印、復(fù)印申請單,任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。

第九條 制發(fā)文件涉及到多部門時(shí),由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會簽。

第十條 綜合管理部對傳閱的文件要及時(shí)收回處理。

第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時(shí)叫中和管理部歸檔。

第二章 檔案管理制度

第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案,以便及時(shí)利用、維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

第十三條 公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作,負(fù)責(zé)管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

第十四條 歸檔資料包括:

1、公司與有關(guān)單位的來往信件,各種協(xié)議、合同;

2、公司會議記錄、紀(jì)要、決定;

3、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算、工作總結(jié);

4、會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件;

5、公司對外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等;

6、公司各部門的發(fā)文;

7、其它具有保存價(jià)值的文件、材料。

8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;

9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件;

10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。

第十五條 檔案的借閱

1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。

3、文件復(fù)制需經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第6篇 公司音像檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)公司的音像檔案管理,特制訂本制度。

第二條 公司的音像檔案是指公司各部門或個(gè)人在社會實(shí)踐活動(dòng)中直接對公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等。音像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片和文字說明兩部分組成。

第三條 音像檔案是公司全部檔案的重要組成部分,必須由檔案室實(shí)行統(tǒng)一管理。

第二章 音像檔案資料的收集

第四條 反映公司主要職能活動(dòng)、工作成果和存在問題的音像資料。

第五條 各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與公司有關(guān)的重大活動(dòng)的音像資料。

第六條 公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議、會見以及外事活動(dòng)的音像資料。

第七條 其他公司形成的與本公司有關(guān)的重要音像資料。

第八條 其他具有保存價(jià)值的音像資料。

第九條 音像檔案資料應(yīng)在形成后,一個(gè)月內(nèi)隨檔案室其他載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔,如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時(shí)間。

第十條 檔案室應(yīng)隨時(shí)收集零散的具備保存價(jià)值的音像資料。

第十一條 錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全,按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的,其形成費(fèi)用不予報(bào)銷。

第十二條 一般只接收原件,特殊情況下也可以接收復(fù)制件。

第三章 音像檔案的整理

音像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé),檔案部門協(xié)助。

第十三條 照片檔案按年代、主題分類,同屬一類的照片按時(shí)間順序同時(shí)填寫其底片號,底片在卷宗內(nèi)編流水號,其格式為卷宗號上流水號。

第十四條 錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代、主題分類,按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷,編一案卷號,然后每盤再依次編排序號。

第十五條 編注與其他載體檔案有聯(lián)系的用參照號。

第十六條 保管期限。應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠度、有效性等因素,劃定保管期限。

第十七條 文字說明的基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。

第十八條 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片底片號―文字說明―參照號―攝制時(shí)間―攝制者。

第十九條 錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制要在盒套上標(biāo)注頁碼,然后按要求逐項(xiàng)填寫。

第四章 音像檔案的保管

第二十條 音像檔案入庫前要進(jìn)行檢查,對已被污損的要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。

第二十一條 底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13~15℃之間,相對濕度應(yīng)在35%~45%之間;照片庫溫度應(yīng)保持在14~24℃之間,相對濕度應(yīng)保持在37.5 %~67.5 %之間;錄音、錄像帶庫溫度應(yīng)保持在18~24℃之間,相對濕度應(yīng)保持在40%~60%之間。

第二十二條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放,磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場,磁帶盒之間的間距不小于3毫米,存放磁帶最好不用鐵皮柜。

第二十三條 對庫存的照片檔案,每半年檢查一次。

第二十四條 歸檔保存的音像檔案,任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改,銷毀音像檔案必須經(jīng)過鑒定,征得歸檔同意后,報(bào)主管審批并登記造冊。

第二十五條 建立健全音像檔案統(tǒng)計(jì)制度,做好音像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)工作。

第二十六條 本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行。

第7篇 x公司檔案管理制度二

某公司檔案管理制度(二)

第一章 總則

第一條 為了加強(qiáng)公司系統(tǒng)的檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本辦法。

第二條 凡公司各部門在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規(guī)定定期向公司辦公室移交,集中管理,任何單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。

第三條 各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

第四條 公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

第二章 歸檔范圍

第五條 凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(合同、中標(biāo)通知書等)均屬歸檔范圍。

第六條 公司文件材料應(yīng)歸檔的有:

(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿;

(二)公司的請求與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件,各部門、各項(xiàng)目部的請求與本公司的批復(fù);

(三)公司的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;

(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件,從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;

(六)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料;

(七)公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料(包括電子文檔等);

(八)公司及各部門、項(xiàng)目部成立、啟用印章 及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;

(九)公司及各部門、項(xiàng)目部制定的規(guī)章 制度等;

(十)公司的簡介、榮譽(yù),有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

(十一)公司及各部門領(lǐng)導(dǎo)任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用等工作形成的文件材料;

(十二)公司領(lǐng)導(dǎo)、員工檔案;

(十三)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

(十四)公司或部門、項(xiàng)目部與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;

(十五)公司固定資產(chǎn)登記,財(cái)產(chǎn),物資、檔案等移交憑證;

第三章 立卷歸檔要求

第七條 公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向公司辦公室移交。

第八條 各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

第九條 各單位向公司辦公室移交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。

第十條 歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):

(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件:各種協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章 程、項(xiàng)目人員任免文件,有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)資料等。

(二)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開。

(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料下面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。

(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名,有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫;沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

(七)本公司各部門立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。

第四章 檔案保管期限

第十一條 文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。

第十二條 確定公司檔案保管期限的原則

(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。

(二)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長期時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長期保管。

(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。

第五章 檔案的鑒定與銷毀

第十三條 公司辦公室對所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

第十四條 檔案鑒定工作由辦公室主持,有關(guān)部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見。

第十五條 檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可銷毀。

第十六條 銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

第六章 檔案的借閱

第十七條 公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。

第十八條 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第十九條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷。

第二十條 借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第二十一條 借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過十天。

第二十二條 借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。

第二十三條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

第七章 懲戒

第二十四條 公司員工凡違反制度,泄露秘密,按《公司保密工作條 例》進(jìn)行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況,扣500-1000元獎(jiǎng)金,并予以通報(bào)批評,情況嚴(yán)重者辭職、辭退。

第8篇 某熱電公司勞動(dòng)者職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)護(hù)及其檔案管理制度

為履行對接觸職業(yè)病危害的勞動(dòng)者進(jìn)行職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)護(hù)的法定職責(zé)，規(guī)范職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)護(hù)工作，加強(qiáng)職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)護(hù)管理，保護(hù)員工健康，根據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》、國家安全監(jiān)管總局《工作場所職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督管理規(guī)定》等法律、法規(guī)的要求，結(jié)合我公司實(shí)際情況制定本制度。

一、本公司綜合辦公室根據(jù)的職業(yè)病危害因素的類別、接觸水平等情況，嚴(yán)格按照《職業(yè)健康監(jiān)護(hù)技術(shù)規(guī)范》（gbz188）等國家職業(yè)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，組織從事接觸職業(yè)病危害因素的勞動(dòng)者有計(jì)劃地到法定職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行職業(yè)衛(wèi)生檢查。員工接受職業(yè)衛(wèi)生檢查視同正常出勤。

二、組織擬從事接觸職業(yè)病危害因素作業(yè)的新錄用人員（包括轉(zhuǎn)崗到該作業(yè)崗位的人員）、從事有特殊衛(wèi)生要求作業(yè)的員工進(jìn)行上崗前職業(yè)衛(wèi)生檢查。新進(jìn)廠員工必須經(jīng)職業(yè)衛(wèi)生檢查合格后，方可從事接觸職業(yè)病危害因素作業(yè)。

三、每年組織一次從事接觸職業(yè)病危害因素作業(yè)的員工進(jìn)行在崗期間的定期職業(yè)衛(wèi)生檢查和異常人員的復(fù)查治療。由用人單位職業(yè)衛(wèi)生管理部門和人事部門負(fù)責(zé)核實(shí)人員名單，制定體檢計(jì)劃并組織實(shí)施。

四、對即將離崗的從事接觸職業(yè)病危害因素作業(yè)的員工，人事部門報(bào)職業(yè)衛(wèi)生管理部門，并共同組織其進(jìn)行離崗前職業(yè)衛(wèi)生檢查，未進(jìn)行離崗體檢的，不得解除或終止與其訂立的勞動(dòng)合同。

五、對體檢中發(fā)現(xiàn)有職業(yè)禁忌癥或有從事與職業(yè)相關(guān)的衛(wèi)生損害的員工應(yīng)調(diào)離原作業(yè)崗位，并妥善安置；發(fā)現(xiàn)衛(wèi)生損害或需要復(fù)查的，應(yīng)如實(shí)告知員工本人，并按照體檢機(jī)構(gòu)要求的時(shí)間，進(jìn)行復(fù)查或醫(yī)學(xué)觀察、治療。

六、對疑似職業(yè)病病人應(yīng)當(dāng)按規(guī)定向所在地安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門報(bào)告，并按照體檢機(jī)構(gòu)的要求安排其進(jìn)行職業(yè)病診斷或者醫(yī)學(xué)觀察。

七、在設(shè)備生產(chǎn)、檢修過程中如出現(xiàn)職業(yè)病危害因素嚴(yán)重超標(biāo)，對遭受或者可能遭受急性職業(yè)病危害的勞動(dòng)者，職業(yè)衛(wèi)生管理部門應(yīng)做好個(gè)體防護(hù)并及時(shí)組織進(jìn)行衛(wèi)生檢查和醫(yī)學(xué)觀察。

八、職業(yè)衛(wèi)生管理部門應(yīng)當(dāng)建立勞動(dòng)者職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)護(hù)檔案和用人單位職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)護(hù)管理檔案，并按規(guī)定妥善保存，接受安監(jiān)部門的監(jiān)督檢查。

勞動(dòng)者職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)護(hù)檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（一）勞動(dòng)者姓名、性別、年齡、籍貫、婚姻、文化程度、嗜好等情況；

（二）勞動(dòng)者職業(yè)史、既往病史和職業(yè)病危害接觸史；

（三）歷次職業(yè)健康檢查結(jié)果及處理情況；

（四）職業(yè)病診療資料；

（五）需要存入職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案的其他有關(guān)資料。

本單位職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)護(hù)管理檔案

1、用人單位申報(bào)檢測、組織員工體檢、委托醫(yī)療機(jī)構(gòu)服務(wù)等活動(dòng)的委托書；

2、職業(yè)衛(wèi)生檢查結(jié)果報(bào)告和評價(jià)報(bào)告；

3、職業(yè)病診斷報(bào)告；

4、對職業(yè)病危害患者、患有職業(yè)禁忌證者和已出現(xiàn)職業(yè)相關(guān)衛(wèi)生損害從業(yè)人員的處理和安置記錄；

5、用人單位在職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)護(hù)中提供其他資料和職業(yè)衛(wèi)生檢查機(jī)構(gòu)記錄整理的相關(guān)資料。

6、設(shè)備，設(shè)施的改進(jìn)，隱患整改情況等。

九、本單位不得安排未經(jīng)上崗前職業(yè)衛(wèi)生檢查勞動(dòng)者從事接觸職業(yè)病危害作業(yè)；不得安排未成年工從事接觸職業(yè)病危害的作業(yè)；不得安排孕期、哺乳期女員工從事對本人和胎兒、嬰兒有危害作業(yè)；不得安排有職業(yè)禁忌證的勞動(dòng)者從事所禁忌的作業(yè)。

十、職業(yè)衛(wèi)生檢查、復(fù)查、醫(yī)學(xué)觀察、職業(yè)病診療費(fèi)用由本用人單位負(fù)擔(dān)。

十一、建立參加職業(yè)病危害事故應(yīng)急救援人員體檢制度。

第9篇 物業(yè)公司項(xiàng)目檔案管理制度格式怎樣的

物業(yè)公司項(xiàng)目檔案管理制度

一、檔案的建立。

1.1檔案的建立按下列流程建立:收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

1.2明確建檔內(nèi)容,實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。

1.2.1 房屋檔案:包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等;

1.2.2 設(shè)備設(shè)施檔案:包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、 維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

1.2.3 業(yè)主檔案:包括業(yè)主入住時(shí)所填寫的業(yè)主概況表、業(yè)主公約、入住契約、前期服務(wù)協(xié)議、接房登記表等。

1.2.4 文秘檔案:包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等;

1.2.5 員工檔案:包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等;

1.2.6 財(cái)務(wù)檔案:包括各種帳簿、會計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會批準(zhǔn)使用的文件等。

1.3建檔要求:制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

二、檔案管理2.1為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久保存,而又方便經(jīng)常使用,對使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理,并保存復(fù)印件。

2. 2檔案管理要求:

2.2.1 進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。

2.2.2 采用多種形式的信息儲存方式,如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>

2.2.3 加強(qiáng)保密意識培養(yǎng),確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

2.2.4 實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

2.2.5 堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

2.2.6 作到檔案分類科學(xué)化。

檔案按內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,按工作部門分柜保存。

2.2.7 實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)常化。

每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。

第10篇 公司檔案管理制度范本

公司檔案管理制度范本

一、總則1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。 二、文件材料的收集管理1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。 三、歸檔范圍1、重要的會議材料,包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。 四、歸檔要求1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。6、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。 五、檔案管理人員職責(zé)1、按照 有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。 六、檔案的利用1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理。3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。5、必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。7、用畢按時(shí)歸還,如需延長借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。 七、本制度即日起開始執(zhí)行。相關(guān)的管理制度推薦:食品安全管理制度辦公室計(jì)算機(jī)使用制度食堂管理制度

第11篇 公司會計(jì)檔案管理制度

公司會計(jì)檔案管理制度范本

1.目的:會計(jì)檔案是檔案的重要組成部分,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理,統(tǒng)一會計(jì)檔案管理制度,現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,制定本辦法。

2.適用范圍:本規(guī)定適用于公司及分子公司。

3.會計(jì)檔案管理體系

3.1公司檔案室、財(cái)務(wù)部及各獨(dú)立核算單位檔案室應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計(jì)檔案。

3.2公司總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部共同負(fù)責(zé)會計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

3.3各單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

4.會計(jì)檔案范圍

4.1會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳薄和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

4.2會計(jì)憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計(jì)憑證。

4.3會計(jì)帳薄類:總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄,其他會計(jì)帳薄。

4.4財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

4.5財(cái)會電算化檔案:主要是存儲會計(jì)數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其它會計(jì)資料。

4.6其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對帳單,物資盤存表,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料,會計(jì)檔案移交清冊,會計(jì)檔案保管清冊,會計(jì)檔案銷毀清冊等。

5.各單位每年形成的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計(jì)檔案保管清冊。

5.1當(dāng)年形成的會計(jì)檔案,在會計(jì)年度終了后,可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計(jì)檔案。

5.2移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。

6.會計(jì)檔案不得自行借出。

6.1如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供會計(jì)資料的查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復(fù)印財(cái)會資料時(shí),應(yīng)事前由公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)。

6.2各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。

7.會計(jì)檔案的保管期

7.1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(會計(jì)檔案保管期限表附后)。

7.2會計(jì)檔案的保管期限,從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

7.3本辦法規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限,各類會計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

7.4各單位會計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

8.會計(jì)檔案的銷毀

8.1保管期滿的會計(jì)檔案,除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

8.1.1由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見,編制會計(jì)檔案銷毀清冊,列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容;

8.1.2單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見;

8.1.3銷毀會計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷;

8.1.4監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

8.2保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

8.3正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。

9.會計(jì)檔案的管理

9.1采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的單位,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。

9.2單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管公司或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案代管。法律、行政法規(guī)規(guī)定的,從其規(guī)定。

9.3單位分立后原單位存續(xù)的,其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。單位分立后原機(jī)構(gòu)代管,各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

9.4單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案,對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

9.5單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

9.6在建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交建設(shè)項(xiàng)目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

9.7單位之間交接會計(jì)檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。

9.7.1移交會計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容;

9.7.2交接會計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

9.8預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。

公司會計(jì)檔案保管期限表(略)

10.附則:

10.1本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

10.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

10.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。

第12篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度7

物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(七)

一、檔案分類

1、一般文檔:

①人力資源工作中形成的臺帳、報(bào)告,以及搜集到的招聘等相關(guān)工作業(yè)務(wù)資料,由經(jīng)辦人保存,年終根據(jù)內(nèi)容價(jià)值酌情歸檔。

②總辦正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關(guān)原則規(guī)定等,除保密薪資文件外,均應(yīng)保存一份原件或復(fù)印件歸檔,年終按內(nèi)容類型、成文時(shí)間編號裝訂成冊。

③外部文件包括國家和市政府有關(guān)部門(勞動(dòng)人事部門)的發(fā)文、社會公開資訊等,應(yīng)作為公開業(yè)務(wù)資料共享。

2、人事檔案

①人事檔案:員工進(jìn)入公司后相關(guān)人事檔案材料。

②員工人事檔案:員工進(jìn)入公司后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件等備查資料。

二、檔案管理規(guī)定

1、人事檔案管理

①總辦負(fù)責(zé)公司員工人事檔案的管理;

②總辦在員工入職當(dāng)天建立員工人事檔案;

③員工離職,辦理相關(guān)手續(xù)后,總辦將離職人員檔案永久、專門存放;

④人事檔案管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定,查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)總辦主任批準(zhǔn),并辦理相關(guān)手續(xù),檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。

2、人事檔案建立

①員工人事檔案是公司為每個(gè)員工建立的內(nèi)部人事檔案。凡進(jìn)入公司工作的員工,總辦需為其建立人事檔案,包括該員工的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。

②員工在入職前,需到總辦送交個(gè)人履歷材料、近期免冠照片、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、身份證復(fù)印件、職業(yè)技能證書復(fù)印件及能證明其工作能力和獎(jiǎng)懲狀況的相關(guān)材料。由總辦專人負(fù)責(zé),連同求職申請表歸檔保存。

③員工試用期滿考核合格后,公司與其簽定的勞動(dòng)合同及相關(guān)薪酬福利歸入人事檔案。

④員工在轉(zhuǎn)正后的教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、績效考核、晉升等工作資料及時(shí)歸入人事檔案。

⑤員工人事檔案自員工到崗之日建立,每人一份,按部門歸類。其中不包含秘密內(nèi)容,總辦員工、各部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的人事檔案。任何部門和個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。

三、附則

1、公司所有人事檔案僅供公司內(nèi)部使用,由總辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。

2、其他各部門人員應(yīng)積極配合總辦,做好檔案管理工作。

第13篇 科技公司檔案管理制度

某科技公司檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)公司文書檔案、聲像資料的管理工作,保證文書檔案、聲像資料的及時(shí)歸檔和妥善保管,特制定本制度。

第二條 公司行政部負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。

第三條 公司各部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定及時(shí)歸檔,部分資料須在行政部備份。

第二章 文件資料的收集管理

第四條 歸檔范圍:

公司印發(fā)的公文。

公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。

公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本。

公司重要會議資料,包括會議通知、決議、總結(jié)、重要發(fā)言、會議紀(jì)要等。

上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。

公司對外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書及傳真。

公司重要的技術(shù)資料、供應(yīng)商檔案資料、客戶資料等。

公司管理人員的任免文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。

公司所有員工的考核與培訓(xùn)資料。

公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的簡報(bào)、照片(及底片)、錄音、錄像等。

公司及產(chǎn)品的獲獎(jiǎng)證書。

第五條 資料承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)批準(zhǔn)的文件資料,收集齊全,加以整理、歸檔。

第七條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的重要文件資料,由此項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人收集并交行政部歸檔保管。

第八條公司員工外出參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研等公務(wù)活動(dòng),必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。

第九條各部門須有一名檔案管理人員,認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。

第三章 歸檔管理

第十條檔案管理人員應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)及工作現(xiàn)狀,編制案卷類目 。案卷類目的條款必須簡明確切,并編上明細(xì)名稱。

第十一條 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將文件資料按照案卷類目放入文件夾內(nèi),對號入座。

第十二條 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,歸放在一起,不得分開。

第十三條 對于重要的聲像類資料,檔案管理人員應(yīng)在卷首附上文字說明,包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)。

第四章 附則

第十四條 本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。

第十五條 本制度自頒布之日起施行。

第14篇 企業(yè)公司檔案管理制度

企業(yè)集團(tuán)檔案管理制度

一、職責(zé)

各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門管理范圍內(nèi)的檔案管理工作。對本部門工作過程中產(chǎn)生的文件資料及與本部門工作相關(guān)的外來文件進(jìn)行管理和控制,所有檔案立卷、歸檔后由行政部實(shí)行管理。行政部應(yīng)設(shè)立檔案管理員。

二、管理內(nèi)容與方法

1、立卷歸檔

(1)公司應(yīng)立卷歸檔的文件資料包括:

①證照資料:包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證、以及公司開辦、年檢、變更等有關(guān)資料;

②規(guī)章制度:包括公司制定和修改的全部制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則等。

③收發(fā)文書:包括總公司內(nèi)部文件、總公司與各子公司(辦事處)往來文件、總公司與政府公文及批復(fù)、總公司與其它公司業(yè)務(wù)文件、總公司發(fā)出的決定、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、會議記錄等。

④合同資料:包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產(chǎn)生的有關(guān)資料。

⑤工程技術(shù)資料:包括公司工程技術(shù)項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的設(shè)計(jì)、施工圖紙、設(shè)備資料等。

⑥照片、聲音資料:包括反映公司發(fā)展歷程和重大活動(dòng)的有關(guān)攝影、錄音、錄像、光盤資料。

⑦其他需歸檔的文件資料。

(2)立卷歸檔的要求:

①各類文件應(yīng)分別立卷。所有外來文件、內(nèi)部文件由行政部統(tǒng)一分類、登記、編制目錄、按年按類裝訂成冊,外來文件、內(nèi)部文件包含公文、傳真、會議記錄、通報(bào)、紀(jì)要等。

②文件的正文與附件、底稿等應(yīng)歸案在一起,保持文件、材料的完整性。

③立卷歸檔的文件要便于查找。

④文件有標(biāo)題的,應(yīng)在目錄中列上標(biāo)題。無標(biāo)題的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬定標(biāo)題,并標(biāo)上方括號以示立卷人加的標(biāo)題。

⑤案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫清楚,對破損文件應(yīng)加以裱糊。

⑥照片、聲像、磁盤檔案需用文字標(biāo)明內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)。

2、檔案的利用

(1)各部門因工作需要借閱檔案,應(yīng)在借閱登記簿上登記。

(2)借閱檔案,要填借閱簿,用后應(yīng)按時(shí)歸還。借閱人員對所借檔案應(yīng)妥善保管,嚴(yán)防遺失,泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆散和轉(zhuǎn)借,不得擅自復(fù)制。

(3)借閱和查詢公司檔案,應(yīng)經(jīng)借閱和查詢?nèi)说姆止茴I(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

(4)外單位人員借閱和查詢公司檔案,應(yīng)經(jīng)董事長批準(zhǔn)。

3、銷毀

(1)檔案保存期,由行政部提議,報(bào)董事長批準(zhǔn)。專業(yè)性檔案(如工程技術(shù)、財(cái)務(wù)等)保存期限按照國家有關(guān)制度。

(2)對超過保存期限、失去保存價(jià)值的檔案,由檔案室提出銷毀申請,報(bào)董事長批準(zhǔn)。

(3)銷毀檔案時(shí),應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn),由2名以上監(jiān)銷人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員由行政部經(jīng)理指定,銷毀后,由銷毀經(jīng)辦人和監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字。

(4)對已銷毀文件,應(yīng)制定目錄清冊存檔。

4、檔案室管理

(1)檔案室應(yīng)建立登記、統(tǒng)計(jì)制度。檔案收進(jìn)移出、銷毀必須在流水帳簿上登記,對保管、利用情況定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

(2)檔案管理人員離職或調(diào)職,必須與接任人員辦理移交手續(xù)。

(3)檔案管理人員對保存的檔案應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行全面或重點(diǎn)檢查,平時(shí)注意檔案的保存情況,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)報(bào)告解決。

(4)檔案室須特別注意防火、防霉、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作;電子存檔應(yīng)注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓,并注意溫度適宜。

(5)立卷的檔案應(yīng)分類放入檔案盒存放;

(6)檔案移交

①由部門自定責(zé)任人保管的檔案不移交,但每年要接受檔案室一年一至兩次的檔案檢查;

②按年度歸檔的檔案,在每個(gè)自然年結(jié)束后1個(gè)月內(nèi),由各部門立卷歸檔,移交檔案室;

③負(fù)責(zé)保管檔案的職員離職或調(diào)離工作崗位時(shí),應(yīng)將有關(guān)檔案資料按要求整組卷后,與檔案室負(fù)責(zé)人、部門經(jīng)理一同進(jìn)行檔案移交,移交給本部門經(jīng)理或接崗人;

④檔案移交時(shí),移交人填制移交清單一式三份,交接雙方按清單核對交接,并在移交清單上簽字;移交清單由移交人、接交人、檔案室各執(zhí)一份。

三、責(zé)任

1、損壞、丟失公司檔案的;

2、擅自提供、銷毀公司檔案的;

3、涂改、偽造檔案的;

4、違反第三條制度,不按制度歸檔或不按期移交檔案的;

5、檔案管理人員玩忽職守,造成公司檔案損失的。

違反檔案管理制度的,公司將據(jù)《人事管理制度》,視情節(jié)輕重,給予處罰。

第15篇 裝飾公司 工程部檔案管理制度

裝飾公司工程部檔案管理制度

1、工程項(xiàng)目部根據(jù)工作需要配備資料員,資料員應(yīng)嚴(yán)格裝飾施工檔案管理要求負(fù)責(zé)工程資料的收集、整理、編號、裝訂,做好資料檔案工作。

2、做好施工現(xiàn)場每周例會記錄、每月例會記錄。臨時(shí)現(xiàn)場會議記錄。

3、項(xiàng)目工作人員登記造冊。施工班組人員身份證復(fù)印件整理歸檔。

4、工程中工程量簽證單、工程任務(wù)書、設(shè)計(jì)變更單、施工圖紙、工程自檢資料的整理歸檔。

5、工程中其他文件、資料、文書往來整理歸檔。

6、各類檔案資料分類保管,做好備份,不得遺失。同時(shí)建立相關(guān)電子文檔,便于查閱。

7、借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫工程資料借閱表,并及時(shí)歸檔。

第16篇 物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度

物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理

3收發(fā)文及檔案管理

3.1文件定義

3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。

3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。

3.2收發(fā)文管理

3.2.1收文

3.2.1.1收到的文件(包括通過前臺之外來文件,以及內(nèi)部各部門/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記;另物管公司秘書必須在項(xiàng)目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁進(jìn)行收文登記。無具體收文部門的文件,由資源部負(fù)責(zé)收文登記。

3.2.1.2收文登記后,及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見,再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)人處理。無總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件,可不予處理。

3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后,由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。

3.2.1.4管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫《收文登記表》。

3.3發(fā)件

3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。

3.3.2編號:對外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號及填寫《發(fā)文登記表》。

3.3.3打印:由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)。

3.3.4校對、簽署

由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé),部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。

3.3.5申請蓋章

由物管公司秘書負(fù)責(zé)申請蓋物管公司公章,按項(xiàng)目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行,文件的審批件由項(xiàng)目中心行政及信息管理部負(fù)責(zé)歸檔。

3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門/管理處負(fù)責(zé),并作出發(fā)文、簽收登記。

3.3.7內(nèi)部傳閱

收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱,不應(yīng)拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。

3.3.8歸檔

具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書應(yīng)及時(shí)移交給項(xiàng)目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管和處理,做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。

3.3.9管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。

3.4文件保管及處理

3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。

3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進(jìn)行分類,具體類別根據(jù)各自的具體情況制定,做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則,每年一次或有改變時(shí)報(bào)物管公司資源部備案。

3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。

3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負(fù)責(zé),根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:

3.4.4.1對于保管期限已到的文件,集中銷毀,并做好注銷的登記手續(xù),包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負(fù)責(zé)人、注銷批準(zhǔn)人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;

3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件,按類別進(jìn)行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;

3.5檔案管理

3.5.1文件的移交

3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項(xiàng)目管理中心檔案室,具體移交期限如下:

3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件,應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項(xiàng)目管理中心檔案室。

3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。

3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫申請,交到項(xiàng)目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點(diǎn)無誤后,予以簽名確認(rèn)。

3.5.2檔案的保管

公司的檔案由資源部指定專人進(jìn)行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號的規(guī)則,將文件進(jìn)行編號,分類存放。

3.5.3檔案信息的使用

3.5.3.1復(fù)印檔案

公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案,但必須填寫《檔案復(fù)印記錄表》。如所復(fù)印的文件屬公司證照類,由物管公司秘書統(tǒng)一向項(xiàng)目中心行政及信息管理部辦理。

3.5.3.2檔案原件的借用

1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》,交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項(xiàng)目中心行政及信息管理部借出。

2)檔案原件外借期一般不得超過一個(gè)月。如因工作需要未能及時(shí)歸還的,須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會項(xiàng)目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。

3)檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。

3.5.3.3檔案原件的歸還

1)借用人將檔案歸還時(shí),須經(jīng)項(xiàng)目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認(rèn)。

2)檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復(fù)印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續(xù)。

3.5.3.4檔案原件的處理

由物管公司秘書統(tǒng)一交項(xiàng)目中心檔案室存檔。

4月報(bào)制度

4.1月報(bào)制度:每月25日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。

4.2香港月報(bào)制度:每月28日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處工作狀況至物管公司秘書及項(xiàng)目。