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企業(yè)必備采購管理制度匯編【8篇】

更新時(shí)間:2024-11-20 查看人數(shù):24

企業(yè)必備采購管理制度

包括哪些

企業(yè)必備的采購管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分:

1. 采購政策與目標(biāo):明確采購活動(dòng)的基本原則,如合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性、質(zhì)量和時(shí)效性,并設(shè)定具體的目標(biāo),如成本控制、供應(yīng)商管理等。

2. 采購流程:詳細(xì)規(guī)定從需求識(shí)別、市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商選擇、合同談判、訂單下達(dá)、收貨檢驗(yàn)到付款結(jié)算的全過程步驟。

3. 供應(yīng)商管理:包括供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估機(jī)制、合作關(guān)系維護(hù)和績(jī)效考核。

4. 合同管理:規(guī)定合同的起草、審批、執(zhí)行和變更流程,以及合同違約的處理辦法。

5. 風(fēng)險(xiǎn)管理:識(shí)別和評(píng)估采購過程中的潛在風(fēng)險(xiǎn),制定應(yīng)對(duì)策略和預(yù)防措施。

6. 內(nèi)部控制與審計(jì):確保采購活動(dòng)的透明度,防止欺詐和濫用職權(quán),定期進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)。

7. 培訓(xùn)與溝通:為員工提供采購知識(shí)和技能的培訓(xùn),保證信息的準(zhǔn)確傳遞和部門間的協(xié)同。

體系框架

企業(yè)的采購管理制度應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個(gè)全面、系統(tǒng)且靈活的框架:

1. 制度架構(gòu):設(shè)立總則,明確制度的目的、適用范圍、職責(zé)分工,以及與其它企業(yè)政策的關(guān)系。

2. 流程導(dǎo)向:以流程圖形式展示采購活動(dòng)的各個(gè)階段,使員工易于理解和執(zhí)行。

3. 規(guī)范性文件:制定各類采購文件模板,如需求申請(qǐng)表、供應(yīng)商評(píng)估表、采購合同等,確保標(biāo)準(zhǔn)化操作。

4. 績(jī)效指標(biāo):設(shè)定關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)(kpis),用于衡量采購活動(dòng)的效果和效率。

5. 反饋與改進(jìn):建立反饋機(jī)制,定期評(píng)估制度執(zhí)行情況,根據(jù)業(yè)務(wù)變化和問題反饋及時(shí)調(diào)整和完善。

6. 法規(guī)遵從性:確保采購活動(dòng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),避免法律風(fēng)險(xiǎn)。

重要性

有效的采購管理制度對(duì)企業(yè)運(yùn)營至關(guān)重要:

1. 成本控制:通過規(guī)范采購行為,降低物料和服務(wù)的獲取成本,提升企業(yè)的盈利能力。

2. 質(zhì)量保證:確保供應(yīng)商提供的產(chǎn)品和服務(wù)滿足企業(yè)質(zhì)量要求,保障生產(chǎn)或服務(wù)的質(zhì)量。

3. 風(fēng)險(xiǎn)防范:通過風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制,減少因采購問題導(dǎo)致的供應(yīng)鏈中斷或其他經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

4. 關(guān)系管理:優(yōu)化與供應(yīng)商的關(guān)系,建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作,提升供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性。

5. 透明度和合規(guī)性:增強(qiáng)采購活動(dòng)的透明度,防止腐敗和不正當(dāng)交易,維護(hù)企業(yè)聲譽(yù)。

6. 效率提升:標(biāo)準(zhǔn)化的流程和明確的責(zé)任分配,提高采購工作效率,減少不必要的延誤。

采購管理制度是企業(yè)日常運(yùn)營的基礎(chǔ),它不僅影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,也關(guān)乎企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)力。因此,企業(yè)必須重視并不斷完善采購管理制度,以適應(yīng)市場(chǎng)變化和業(yè)務(wù)需求。

企業(yè)必備采購管理制度范文

第1篇 企業(yè)必備采購管理制度

一、采購管理制度目的:

為加強(qiáng)集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部采購管理,規(guī)范采購申報(bào)程序,統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格控制成本,合理調(diào)配、利用物質(zhì)資源、嚴(yán)明采購紀(jì)律,特制訂本制度,下面是某****地產(chǎn)集團(tuán)有限公司采購管理制度范本。

二、采購管理制度原則:

1、嚴(yán)格遵守“誰使用、誰保管、誰申購”的原則;

2、嚴(yán)格遵守集團(tuán)采購配送中心統(tǒng)一詢價(jià)定標(biāo)的原則;

3、嚴(yán)格遵守“三個(gè)三”原則。

(一)選購三原則:

(1)一種物品采購各部分別找三家

(2)一種物品分別報(bào)三家

(3)一種物品最后定一~三家

(二)定購三原則:

(1)同類物品質(zhì)量最優(yōu)

(2)同類物品價(jià)格最低

(3)同類物品的供應(yīng)商服務(wù)最好

(三)驗(yàn)收三原則管理制度:

(1)由集團(tuán)采購管理制度配送中心、使用部門、資產(chǎn)管理部門等部門共同參與驗(yàn)收

(2)經(jīng)參與驗(yàn)收的各方代表簽字方能視為有效

(3)發(fā)現(xiàn)假冒偽劣產(chǎn)品,一票否決,堅(jiān)決退換

三、采購管理制度范本立項(xiàng)程序及申購流程:

1、固定資產(chǎn)(含車輛):

申購部門/單位填寫“固定資產(chǎn)購置審批表”→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→集團(tuán)資產(chǎn)管理部門意見→集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批示→集團(tuán)采購配送中心詢價(jià)定標(biāo)、并下發(fā)采購?fù)ㄖ曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

2、低值易耗品:

申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”→中心/部門負(fù)責(zé)人審批→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→集團(tuán)采購配送中心詢價(jià)定標(biāo)、并下發(fā)采購?fù)ㄖ曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

3、辦公文具、耗材類:

(1)辦公文具類申購流程:集團(tuán)采購配送中心按“三個(gè)三”原則,確定年度供應(yīng)商:

①計(jì)劃內(nèi):申購部門/單位每月初填寫“恒大集團(tuán)月份文具用品/申購表”(辦公文具限額10元/人·月)→部門負(fù)責(zé)人審核→由總裁辦匯總審核后實(shí)施采購、辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù);

②計(jì)劃外:申購部門/單位填寫呈批報(bào)告→集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)審核 →集團(tuán)采購配送中心詢價(jià)定標(biāo)、并下發(fā)采購?fù)ㄖ曩彶块T/單位辦理結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

(2)耗材類申購流程:

①計(jì)劃內(nèi):申購部門/單位每月初填寫“恒大集團(tuán)耗材申購表” 部門負(fù)責(zé)人審核→信息中心匯總審核→集團(tuán)總裁審批→集團(tuán)采購配送中心詢價(jià)、定標(biāo),并下發(fā)采購?fù)ㄖ缮曩彶块T/單位辦理結(jié)算手續(xù)。

②計(jì)劃外:申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”→ 部門負(fù)責(zé)人審核→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→集團(tuán)采購配送中心詢價(jià)、定標(biāo),并下發(fā)采購?fù)ㄖ缮曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

4、綠化、飲用水、印刷制品、廣告制品、辦公家具與電腦等設(shè)備、樣板房家私與飾品、車輛保險(xiǎn)等共享物資:

①集團(tuán)采購配送中心按“三個(gè)三”原則,確定年度供應(yīng)商;

②申購部門/單位填寫呈批報(bào)告/請(qǐng)示→部門負(fù)責(zé)人審核→總裁辦匯總審核→集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批(按照權(quán)限)→由申購部門/單位實(shí)施采購、辦理結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

5、上述申購流程中采購?fù)ㄖ毺峁┮环萁o價(jià)格監(jiān)督部。該部有權(quán)對(duì)價(jià)格進(jìn)行抽查,對(duì)不合理價(jià)格提出終止申購或交綜合檢查部進(jìn)行查處。

四、本采購管理制度范本自下發(fā)之日起實(shí)施,此前下發(fā)的相關(guān)規(guī)定、辦法與本制度不一致者,則按本制度執(zhí)行。集團(tuán)下屬各公司及外地分公司參照?qǐng)?zhí)行。

五、本采購管理制度范本由集團(tuán)采購配送中心負(fù)責(zé)解釋。

第2篇 適用性企業(yè)采購管理制度

企業(yè)采購管理制度目的:規(guī)范采購操作和方法,采購的質(zhì)量和采購要求的適用性,符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。本企業(yè)采購管理制度規(guī)范適用于公司的設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)(不含公司長(zhǎng)期代理產(chǎn)品)等采購的控制。

一、企業(yè)采購管理制度目的

規(guī)范采購操作和方法,采購的質(zhì)量和采購要求的適用性,符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。

二、 企業(yè)采購管理制度適用范圍

本規(guī)范適用于公司的設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)(不含公司長(zhǎng)期代理產(chǎn)品)等采購的控制。

三、 企業(yè)采購管理制度定義

1、 供應(yīng)商:是指能向采購者貨物、工程和服務(wù)的法人或組織。

2、 合格供應(yīng)商:是指公司程序評(píng)審可以與公司合作的供應(yīng)商。

3、 購物申請(qǐng)單:是需求需要采購管理制度的項(xiàng)目所填寫并提交給采購中心的單據(jù),此單據(jù)須有經(jīng)理和審核權(quán)限簽批。

4、 供應(yīng)商選擇考察表:是確立為公司供應(yīng)商前對(duì)供應(yīng)商評(píng)估的表格,由采購主管對(duì)供應(yīng)商考察并填寫此表,填寫完畢后交商務(wù)經(jīng)理與運(yùn)作中心總監(jiān)時(shí)行審批。

5、 供應(yīng)商考核表:是每財(cái)年度對(duì)供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時(shí)率、品質(zhì)和售前售后服務(wù)等考察的的表格,考核決定與該供應(yīng)商合作。

6、 終止供應(yīng)商的報(bào)告:是指供應(yīng)商惡劣服務(wù)、嚴(yán)重品質(zhì)情況或考核不合等與其終止合作的報(bào)告,此報(bào)告由權(quán)責(zé)向采購中心,由采購主管填寫逐級(jí)上報(bào)審批。

7、 抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn):此標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)采購物品檢驗(yàn)的參照標(biāo)準(zhǔn),由技術(shù)或權(quán)責(zé)編寫交采購中心匯總成冊(cè)。

8、 貨物檢驗(yàn)報(bào)告:是貨物驗(yàn)收和人員對(duì)貨物驗(yàn)收后對(duì)所采購貨物給出驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和意見。

四、 企業(yè)采購管理制度

企業(yè)采購管理制度必潔自律,嚴(yán)守工作紀(jì)律。不供應(yīng)商禮金、禮品和宴請(qǐng);

遵守采購規(guī)范流程,按流程辦事;

能按質(zhì)按量地采購到所需物品;

供應(yīng)商選擇、評(píng)價(jià)、甑選以供應(yīng)商供貨質(zhì)量;

采購的事前管理,的設(shè)備價(jià)格信息檔案,以地控制和降低采購成本 并采購質(zhì)量;

科學(xué)、客觀、地收貨質(zhì)量檢查;

好與供應(yīng)商的關(guān)系,幫助供應(yīng)商解決的問題;

分析采購工作,改進(jìn)流程、規(guī)范和采購標(biāo)準(zhǔn),有助改進(jìn)公司和供應(yīng)商服務(wù)的建議;

采購文檔的存檔、備份工作;

在公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購成本;

所有采購, 事前批準(zhǔn),未經(jīng)計(jì)劃并報(bào)審核和批準(zhǔn), 除急購?fù)獠少彛辟徯柙谏暾?qǐng)單上注時(shí)“急購”,并由總經(jīng)理補(bǔ)批;

凡特性的物品,盡最大以計(jì)劃辦理采購,可以核定物品項(xiàng)目,通知各請(qǐng)購依計(jì)劃請(qǐng)購,然后

辦理采購;

采購物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在或已確認(rèn)的供應(yīng)商處購買, 隨意變更供應(yīng)商;

五、 企業(yè)采購管理制度供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)采購管理制度的市信用和的售前、售后服務(wù)能力和服務(wù)意識(shí);

注冊(cè)資金50萬的納稅人;

健全的商務(wù)管理流程和制度;

的財(cái)務(wù)狀況,可以七天帳期;

優(yōu)勢(shì)的產(chǎn)品資源;

有利于我公司的供配貨地理區(qū)位的合作;

六、企業(yè)采購管理制度供應(yīng)商選擇、評(píng)價(jià)和終止辦法

供應(yīng)商的資質(zhì)直接關(guān)系到供貨的質(zhì)量、售后服務(wù)和重大產(chǎn)品問題的等儲(chǔ)多問題,更有重大品質(zhì)、售后事件等的、反應(yīng)的性都與供應(yīng)商本身的資質(zhì)、能力。有必要地篩選、考核供應(yīng)商,合格供應(yīng)商制訂終止辦法。

對(duì)供應(yīng)商資信由高到低分為a、b、c、d四類。定類辦法參見《供應(yīng)商考核辦法及考核表》。

第3篇 集團(tuán)企業(yè)采購商務(wù)管理制度

某集團(tuán)采購商務(wù)管理制度

(接受訂單-申請(qǐng)編碼-在途監(jiān)控-提貨或接貨-辦理入庫)

一、采購原則:具備條件,方能進(jìn)行采購。

1、有符合流程及規(guī)定銷售訂單支持。

2、依據(jù)市場(chǎng)分析和預(yù)測(cè),確能保障銷路。

3、依據(jù)總公司任務(wù)或者月季預(yù)算。

二、采購審批規(guī)定。

1、商品購入一律實(shí)行訂單管理制,凡是采購商品(無論是主營商品或外購商品或公司內(nèi)部進(jìn)貨還是當(dāng)?shù)夭少?均需要填寫采購定單。

2、各分公司采購商務(wù)根據(jù)本公司庫存、銷售情況,以及隨時(shí)收集的儲(chǔ)運(yùn)和銷售人員提出采購建議,及時(shí)填寫請(qǐng)購?fù)ㄖ獑?并上報(bào)至主管業(yè)務(wù)部門經(jīng)理。

3、主管業(yè)務(wù)部門經(jīng)理根據(jù)市場(chǎng)及經(jīng)營情況審批合理采購計(jì)劃,并簽字認(rèn)可后,報(bào)業(yè)務(wù)副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批。

4、經(jīng)總經(jīng)理審批后采購訂單由采購商務(wù)員統(tǒng)一執(zhí)行。

(1)集團(tuán)內(nèi)部統(tǒng)一購貨,由采購商務(wù)人員統(tǒng)一向集團(tuán)內(nèi)各分公司訂購,確認(rèn)采購訂單生效。

(2)集團(tuán)外部購入,由采購商務(wù)員或指定專人統(tǒng)一購貨,并在確認(rèn)采購訂單生效后向商務(wù)統(tǒng)計(jì)崗申請(qǐng)外購商品編號(hào)。

5、分公司采購商務(wù)員確認(rèn)采購訂單生效后,應(yīng)于當(dāng)日將單據(jù)其他聯(lián)次傳送給儲(chǔ)運(yùn)、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)主管。

6、財(cái)務(wù)人員根據(jù)采購訂單對(duì)到貨后入庫金額進(jìn)行復(fù)核、監(jiān)控。儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)根據(jù)采購訂單對(duì)庫房貨物存放地點(diǎn)做好接貨準(zhǔn)備,對(duì)貨物到貨周轉(zhuǎn)情況提供信息。財(cái)務(wù)主管對(duì)資金作出合理安排。

7、對(duì)未按定單方式進(jìn)行管理的商務(wù)及負(fù)責(zé)人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。

8、定單按月分類單獨(dú)歸檔、備查。

三、接受采購訂單流程。

1、采購商務(wù)接受由銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理所下采購訂單。

2、采購商務(wù)審核銷售業(yè)務(wù)部門采購訂單,不合格采購訂單返回銷售業(yè)務(wù)部門,發(fā)出合格采購訂單。

3、采購商務(wù)將采購訂單發(fā)給儲(chǔ)運(yùn)商務(wù),由儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)做接貨準(zhǔn)備。

4、采購商務(wù)負(fù)責(zé)將采購訂單替換成通用格式發(fā)給供應(yīng)商。

四、進(jìn)口商品付稅、付匯流程。

1、銷售業(yè)務(wù)部門發(fā)出付稅或付匯通知。

2、資金商務(wù)填寫支票借款單,到財(cái)務(wù)部審批備案。

3、資金商務(wù)傳遞數(shù)據(jù),通知財(cái)務(wù)部當(dāng)日用款。

4、資金商務(wù)持簽字后借款單到財(cái)務(wù)部借支票。

5、資金商務(wù)將支票送到海關(guān)或銷售業(yè)務(wù)部門。

6、每周由資金商務(wù)報(bào)給財(cái)務(wù)部資金計(jì)劃,每季報(bào)銷售業(yè)務(wù)部門作資金盤點(diǎn)。

五、聯(lián)系供應(yīng)商和貨運(yùn)公司、進(jìn)口商品報(bào)關(guān)、在途商品監(jiān)控管理。

1、目的。

(1)開展在途商品管理,監(jiān)控各分公司、供貨商各方面執(zhí)行貨物計(jì)劃情況,明確各自責(zé)任和關(guān)系。

(2)監(jiān)控集團(tuán)公司總部至外地分公司物資流通過程和貨物在各個(gè)環(huán)節(jié)中狀態(tài)。

(3)在途商品管理工作側(cè)重于對(duì)貨物在途時(shí)間、在途數(shù)量、在途金額及供應(yīng)商發(fā)運(yùn)能力控制。

(4)跟蹤集團(tuán)公司和供應(yīng)商及分公司之間調(diào)撥商品在途時(shí)間、數(shù)量和金額,為相關(guān)部門提供真實(shí)和準(zhǔn)確在途信息。

2、國內(nèi)在途意義。

(1)為貫徹集團(tuán)公司物資管理目標(biāo),在各個(gè)物資流通環(huán)節(jié)監(jiān)控到每一件貨物,商務(wù)部開展了國內(nèi)在途業(yè)務(wù)。

國內(nèi)在途:主要指分公司之間因內(nèi)部銷售而產(chǎn)生在途商品。

(2)在途商品定義:貨款已經(jīng)支付或雖未付款但已取得所有權(quán),正在運(yùn)輸途中或已運(yùn)達(dá)企業(yè)但未驗(yàn)收入庫商品。

3、國內(nèi)在途目的。

(1)監(jiān)控分公司在途商品管理,明確銷售業(yè)務(wù)部門、運(yùn)輸公司、分公司各方面責(zé)任。

(2)對(duì)分公司在運(yùn)輸途中產(chǎn)生在途商品數(shù)量、金額以及狀況進(jìn)行監(jiān)控,縮短運(yùn)輸時(shí)間,加快物資流通速度,提高資金周轉(zhuǎn)速度。

(3)收集、匯總、加工、整理在途數(shù)據(jù),掌握物流信息,根據(jù)在途數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,發(fā)現(xiàn)問題促使銷售部盡快解決。

4、在途商品確認(rèn)。

集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部傳遞銷售給分公司發(fā)票清單及銷售數(shù)據(jù)和商務(wù)部向地區(qū)分公司發(fā)送的發(fā)貨信息及時(shí)傳送到相應(yīng)分公司商務(wù)統(tǒng)計(jì)崗并經(jīng)對(duì)方確認(rèn)生效后,即視為在途商品。

5、在途商品管理。

分公司商務(wù)統(tǒng)計(jì)人員每日接收發(fā)貨信息后,根據(jù)實(shí)際到貨數(shù)量統(tǒng)計(jì)本公司在途情況,并逐日向集團(tuán)公司商務(wù)部傳送在途數(shù)據(jù)。對(duì)超出正常期限在途商品標(biāo)注、說明,便于供應(yīng)商及時(shí)協(xié)調(diào)與解決。對(duì)未按規(guī)定進(jìn)行監(jiān)管或雖已監(jiān)管但未及時(shí)準(zhǔn)確提交在途信息而造成損失分公司,其損失由分公司分擔(dān),同時(shí)責(zé)任人應(yīng)寫出書面報(bào)告上報(bào)總經(jīng)理。

6、國內(nèi)操作流程。

(1)集團(tuán)公司商務(wù)部采購商務(wù)員將到貨清單遞交商務(wù)統(tǒng)計(jì)。

(2)商務(wù)統(tǒng)計(jì)根據(jù)《到貨登記單》和《商品入庫單》及發(fā)貨清單核減在途商品數(shù)量、金額和計(jì)算在途時(shí)間。

(3)商務(wù)統(tǒng)計(jì)將到貨清單上商品與實(shí)際到達(dá)商品差異表傳遞財(cái)務(wù)部。

(4)財(cái)務(wù)部依據(jù)商務(wù)統(tǒng)計(jì)傳遞《到貨登記單》和《商品入庫單》辦理付款手續(xù)。

(5)商務(wù)統(tǒng)計(jì)將在途商品差異信息傳遞相關(guān)部門。

(6)對(duì)在途時(shí)間監(jiān)控:掌握商品貨運(yùn)周期。同時(shí),注重發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)期未到,滯留途中貨物情況,促使銷售業(yè)務(wù)部門盡快解決提高物流周轉(zhuǎn)速度,加快資金周轉(zhuǎn),搶占市場(chǎng)。

(7)對(duì)商品在途數(shù)量、在途金額監(jiān)控:使分公司掌握在途商品規(guī)模及占用資金量大小,促使銷售業(yè)務(wù)部門加緊運(yùn)輸力度,加速資金周轉(zhuǎn)。

(8)對(duì)供應(yīng)商監(jiān)控:體現(xiàn)在運(yùn)輸貨物能力和返款速度,供應(yīng)商發(fā)運(yùn)能力高低直接影響貨物周轉(zhuǎn)速度,周轉(zhuǎn)速度越快越有助于分公司降低貨物風(fēng)險(xiǎn)系數(shù),返款速度快慢,影響分公司資金周轉(zhuǎn)及利潤(rùn)取得

(9)生成結(jié)果:對(duì)分公司在途商品管理,側(cè)重于從商品在途數(shù)量、在途金額;在途時(shí)間,供貨商運(yùn)作能力方面提供在途信息。

7、國內(nèi)在途程序所需數(shù)據(jù):財(cái)務(wù)數(shù)量+以銷未提=統(tǒng)計(jì)結(jié)存。

(1)銷售數(shù)據(jù):資金商務(wù)收款臺(tái)銷售庫數(shù)據(jù)(已銷數(shù))和庫房提貨數(shù)據(jù)(已提數(shù))進(jìn)行核對(duì)后,生成已銷已提商品數(shù)據(jù)庫,包括銷售單號(hào)、銷售日期、發(fā)票號(hào)、商品編號(hào)、代理編號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等內(nèi)容。

(2)入庫數(shù)據(jù):各分公司商品入庫數(shù)據(jù)包括入庫單號(hào)、入庫日期、發(fā)票號(hào)、商品編號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等內(nèi)容。

8、核對(duì)依據(jù):以銷售方發(fā)票號(hào)作為核對(duì)依據(jù),依據(jù)每張發(fā)票發(fā)票號(hào)、商品編號(hào),同分公司入庫單上發(fā)票號(hào)和商品編號(hào)自動(dòng)進(jìn)行核減生成各地在途商品信息。

9、國外在途商品管理。

(1)定義。

〈1〉在途存貨:包括運(yùn)入在途存貨和運(yùn)出在途存貨是指貨款已經(jīng)支付或雖未付款但已取得所有權(quán)正在運(yùn)輸途中或已運(yùn)達(dá)公司尚未驗(yàn)收各種存貨。

〈2〉商務(wù)部在途商品:進(jìn)口商對(duì)集團(tuán)公司進(jìn)行銷售并開制發(fā)票,貨物尚未運(yùn)抵各目的地商品。商務(wù)部對(duì)在途商品管理主要通過核對(duì)進(jìn)口商發(fā)票和分公司入庫單據(jù),監(jiān)控公司在途物資狀況,多角度、多側(cè)面反映物資流通狀況。

(2)意義。

〈1〉開展進(jìn)出口商在途管理,跟蹤進(jìn)出口商、分公司各方面執(zhí)行貨物計(jì)劃情況,明確各自責(zé)任和關(guān)系。

〈2〉監(jiān)控進(jìn)出口商至集團(tuán)公司或分公司物資流通過程,對(duì)貨物在各環(huán)節(jié)中狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控、過程監(jiān)控,檢查進(jìn)、出口商運(yùn)作能力,降低風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。對(duì)在途商品管理工作,側(cè)重于對(duì)長(zhǎng)期在途商品及進(jìn)出口商發(fā)運(yùn)能力控制。

10、具體物控工作流程。

(1)工作內(nèi)容:依據(jù)進(jìn)口商發(fā)貨資料核對(duì)公司入庫信息,獲取在途數(shù)據(jù)。

(2)進(jìn)口商發(fā)貨,商務(wù)部采購商務(wù)接收各種發(fā)貨資料流程。

〈1〉商務(wù)部采購商務(wù)每日接收進(jìn)口商和銷售業(yè)務(wù)部門各種發(fā)貨資料。進(jìn)口商涉及單據(jù)有:發(fā)貨通知書、裝箱單、發(fā)票、進(jìn)口發(fā)貨單、訂單。銷售業(yè)務(wù)部門單據(jù):貨物清單。

〈2〉商務(wù)部采購商務(wù)整理各種單據(jù),并分別在登記本中詳細(xì)記錄。

〈3〉核對(duì)裝箱單與發(fā)票中商品品名、型號(hào)、數(shù)量、金額,保證單據(jù)配套性、一致性。

〈4〉核對(duì)裝箱單與銷售業(yè)務(wù)部門貨物清單。檢驗(yàn)單據(jù)中發(fā)票號(hào)、發(fā)運(yùn)編號(hào)、發(fā)貨日期、品名規(guī)格、數(shù)量等信息是否一致,還有貨物清單、銷售業(yè)務(wù)部門制定分貨計(jì)劃,還提供貨物運(yùn)抵不同目的地、運(yùn)輸方式、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。

〈5〉依據(jù) 進(jìn)口商發(fā)貨單 核查每周進(jìn)口商發(fā)貨規(guī)模。

〈6〉單據(jù)核對(duì)過程中,針對(duì)有問題單據(jù)向有關(guān)各方(進(jìn)口商、銷售業(yè)務(wù)部門)進(jìn)行必要信息反饋,補(bǔ)充、更正單據(jù)信息,最終進(jìn)行存檔、備查。

〈7〉各種單據(jù)審核無誤后,將進(jìn)口商系統(tǒng)發(fā)票錄入程序中。

(3)貨物抵庫,商務(wù)部商務(wù)統(tǒng)計(jì)核減在途流程。

〈1〉貨物抵庫,采購商務(wù)人員填寫到貨登記單和入庫單。

實(shí)物運(yùn)抵集團(tuán)公司,采購商務(wù)按到貨、入庫流程,依據(jù)實(shí)到貨數(shù)量填寫相應(yīng) 國外到貨登記單 和 入庫單 實(shí)物運(yùn)抵各分公司,銷售商務(wù)開制 銷售小票 和內(nèi)容相對(duì)應(yīng) 國外到貨登記單 和 入庫單 辦理入庫。對(duì)于實(shí)物入庫和小票入庫,采購商務(wù)在途崗可以通過單據(jù)上庫別欄信息加以區(qū)分。

〈2〉每日采購商務(wù)在途崗接收商務(wù)統(tǒng)計(jì)審核后到貨登記單和入庫單,在單據(jù)傳遞交接過程中要有相應(yīng)交接手續(xù),記錄在冊(cè)。采購商務(wù)在途崗將對(duì)國外到貨登記單和入庫單進(jìn)行再次審核重點(diǎn)。國外到貨登記單和入庫單中有效訂單號(hào)和裝箱單號(hào)、發(fā)運(yùn)編號(hào)等于在途統(tǒng)計(jì)息息相關(guān)內(nèi)容,檢驗(yàn)單據(jù)中各項(xiàng)填制內(nèi)容是否一致。

〈3〉審核過程中注重進(jìn)口商系統(tǒng)發(fā)票、貨物清單、到貨登記單、入庫單之間對(duì)應(yīng)關(guān)系(一張發(fā)票針對(duì)一張貨物清單一張發(fā)票對(duì)應(yīng)一張或多張到貨登記單;一張發(fā)票對(duì)應(yīng)一張入庫單;一張到貨登記單可對(duì)應(yīng)多張入庫單),將審核無誤到貨登記單錄入在途程序中。

〈4〉錄入到貨登記單后,程序自動(dòng)核減發(fā)票信息,通過報(bào)表顯示在途變化情況。

(4)單據(jù)查詢流程。

(5)報(bào)表預(yù)覽、打印流程。

(6)在途數(shù)據(jù)傳輸流程。

(7)分析流程。

〈1〉分析主要分月中、月末兩次論述在途商品情況。

〈2〉分析角度:在途時(shí)間、在途數(shù)量、金額、進(jìn)出口商運(yùn)作能力。

〈3〉分析重點(diǎn):統(tǒng)計(jì)長(zhǎng)期在途商品(在途時(shí)間超過一個(gè)月),定期向銷售業(yè)務(wù)部門反饋,促使銷售業(yè)務(wù)部門盡快解決。

11、損失調(diào)賬:貨物在運(yùn)輸過程中,因丟失、損壞而產(chǎn)生差異情況,在途崗與銷售業(yè)務(wù)部門協(xié)商后,進(jìn)行賬面調(diào)整。

(1)屬于進(jìn)出口商責(zé)任,造成貨物丟失調(diào)賬方法。

〈1〉貨物丟失,銷售業(yè)務(wù)部門查清責(zé)任,落實(shí)賠償事宜。

〈2〉銷售業(yè)務(wù)部門開制銷售小票,將丟失貨物進(jìn)行銷售,即視同銷售給索賠責(zé)任人。

〈3〉以銷售小票、國外到貨登記單、入庫單入庫,采購商務(wù)在途崗核減在途商品。

(2)屬于運(yùn)輸公司責(zé)任,致使貨物丟失調(diào)賬方法。

〈1〉銷售業(yè)務(wù)部門在確認(rèn)貨物丟失的同時(shí)通知商務(wù)部。

〈2〉銷售業(yè)務(wù)部門落實(shí)賠償、獲得索賠款后,將填制索賠通知單,并傳真給商務(wù)部(要求通知單有銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理簽章,附有賠償款的證明資料)

〈3〉商務(wù)部商務(wù)統(tǒng)計(jì)依據(jù)索賠通知單,核減在途差異。

12、代運(yùn)商品:索賠、贈(zèng)品、配件、樣機(jī)等貨物。

(1)辦理原則:所有權(quán)屬于集團(tuán)公司銷售業(yè)務(wù)部門,無價(jià)格或價(jià)格為零代運(yùn)商品,運(yùn)抵目的地后,需辦理入庫手續(xù)。

(2)具體操作方式:提供該類商品在途信息,同時(shí),定期反饋代運(yùn)商品在途情況,督促銷售業(yè)務(wù)部門盡快辦理入庫。

13、匯總分公司商品在途數(shù)量、在途金額一覽表。

(1)分公司各銷售業(yè)務(wù)部門在途商品一覽表。

控制每批貨物在途時(shí)間、在途數(shù)量、在途金額。對(duì)于長(zhǎng)期未到貨商品,應(yīng)及時(shí)提請(qǐng)銷售業(yè)務(wù)部門重視,確定貨物滯留原因,加速運(yùn)輸,縮短貨物周轉(zhuǎn)時(shí)間,降低或減少貨物風(fēng)險(xiǎn)。

(2)分公司銷售業(yè)務(wù)部門主要商品進(jìn)貨概況(按商品大類)。

按銷售業(yè)務(wù)部門主要商品類別匯總、加工、整理商品在途數(shù)量、在途金額,比較不同商品占用資金量大小。

14、匯總分公司在途時(shí)間一覽表。

(1)分公司入庫商品貨運(yùn)周期一覽表。

(2)分公司在途商品在途時(shí)間一覽表。

〈1〉控制入庫商品運(yùn)輸周期,加快運(yùn)輸力度。

〈2〉明確在途商品在途時(shí)間,及在途商品占?jí)嘿Y金量大小。

〈3〉監(jiān)控供貨商發(fā)運(yùn)能力,加速貨物周轉(zhuǎn),降低風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。

六、商品到貨、驗(yàn)收、入庫管理。

(一)商品到貨、接貨和驗(yàn)收管理。

商品到貨是庫房管理工作開始,是商品驗(yàn)收前期準(zhǔn)備工作,其工作好壞直接影響到商品驗(yàn)收工作質(zhì)量。為保證商品到貨和驗(yàn)收工作及時(shí)準(zhǔn)確完成,提高驗(yàn)收效率,要求對(duì)商品數(shù)量和規(guī)格及外包裝質(zhì)量和運(yùn)輸情況進(jìn)行檢查和確認(rèn)。采購商務(wù)認(rèn)真按照要求填寫單據(jù),保證商品在途管理工作順利開展,為商品保管保養(yǎng)奠定良好的基礎(chǔ)。

1、接貨規(guī)定:分公司采購商務(wù)每天根據(jù)總公司發(fā)送到貨信息,以到貨通知單形式于當(dāng)日通知儲(chǔ)運(yùn)商務(wù),以便其及時(shí)組織人力、物力,調(diào)劑存貨場(chǎng)地。

2、操作流程。

(1)采購商務(wù)必須提前三天將需入庫商品詳細(xì)清單交給儲(chǔ)運(yùn)商務(wù),確定商品編號(hào)、數(shù)量、到貨日期。

(2)商品抵達(dá)指定庫房后,采購商務(wù)和儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)依據(jù)到達(dá)貨物清單共同清點(diǎn)商品種類、拆包、分包點(diǎn)驗(yàn)。按商品的品種、規(guī)格、型號(hào)核對(duì)實(shí)物質(zhì)量和實(shí)際到貨數(shù)量及檢查外包裝質(zhì)量,是否破損,把好入庫前數(shù)量、質(zhì)量關(guān)。

(3)商品驗(yàn)收后,采購商務(wù)立即填寫《到貨登記單》要求做到字跡清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、及時(shí)迅速。要填寫部門、庫別、到貨日期,在裝箱單號(hào)處填寫供應(yīng)商全稱。詳細(xì)填寫商品的品名及規(guī)格、單位、數(shù)量,備注欄處填寫商品編碼和發(fā)票號(hào)或貨單號(hào)。如果發(fā)票未到達(dá),待采購商務(wù)拿到發(fā)票后,填寫 入庫單 備注欄 。單獨(dú)注明有外包裝破損或質(zhì)量問題商品及數(shù)量。雙方在《到貨登記單》簽字確認(rèn),各分公司內(nèi)部調(diào)撥商品也要填寫《到貨登記單》。

(4)《到貨登記單》填寫后,必須由采購商務(wù)、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)共同簽字確認(rèn)后方可有效。

(5)商品到庫當(dāng)日(如晚上到貨,可在次日)必須辦理正式入庫手續(xù),填寫《商品入庫單》。如未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理入庫手續(xù),儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)有權(quán)拒絕發(fā)貨并責(zé)成當(dāng)事人寫出書面報(bào)告報(bào)總經(jīng)理或授權(quán)人對(duì)其進(jìn)行處理解決。

(6)采購商務(wù)和儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)應(yīng)妥善保管好到貨登記單,以便查詢,商務(wù)統(tǒng)計(jì)根據(jù)到貨登記單審核入庫單正確性,同時(shí)便于核減在途數(shù)量。

3、《到貨登記單》出現(xiàn)錯(cuò)誤情況時(shí),儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)要求采購商務(wù)重新辦理。

(1)有涂改痕跡,內(nèi)容和項(xiàng)目不清楚和不完全。

(2)商品編碼和規(guī)格名稱與集團(tuán)公司不一致。

(3)數(shù)量不正確。

(4)《到貨登記單》格式、使用說明、單據(jù)辦理和各聯(lián)次留存及傳遞過程。

第一聯(lián)、采購商務(wù),第二聯(lián)、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù),第三聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計(jì),第四聯(lián)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)。

(二)商品驗(yàn)收入庫管理。

1、入庫目的。

(1)為加速商品流通速度,保證工作正常開展和商品入庫環(huán)節(jié)準(zhǔn)確性、及時(shí)性、完整性。

(2)為商品在途管理和在途控制崗提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù),保證在途控制環(huán)節(jié)暢通,更好地為銷售業(yè)務(wù)部門服務(wù)。

(3)把好審核關(guān),為財(cái)務(wù)成本核算準(zhǔn)確及時(shí)提供必要條件。

2、入庫操作辦法。

(1)商品驗(yàn)收完畢,填寫《到貨登記單》后,采購商務(wù)依據(jù)《到貨登記單》內(nèi)容在當(dāng)日(特殊情況,如晚間到貨可在次日)按商品批次和發(fā)票內(nèi)容填寫入庫單(注意不要將相同商品累加),辦理入庫手續(xù)。采購商務(wù)在辦理入庫手續(xù)時(shí),根據(jù)《到貨登記單》到商務(wù)統(tǒng)計(jì)處核對(duì)商品編號(hào),無誤后及時(shí)填寫《商品入庫單》。

(2)入庫單由采購商務(wù)填寫,儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)簽字。

〈1〉按單據(jù)規(guī)定項(xiàng)數(shù)填寫商品種類數(shù)。

〈2〉填寫商品歸屬部門、庫別、入庫日期。

〈3〉按照《商品入庫單》規(guī)定內(nèi)容填寫商品編號(hào)、數(shù)量、名稱、金額。

〈4〉填寫《到貨登記單》號(hào)和供應(yīng)商名稱。

〈5〉《入庫單》備注欄處注明到貨時(shí)間,按照商品順序填寫發(fā)票號(hào)和金額。

〈6〉相關(guān)人員填寫姓名及人員編號(hào)。

〈7〉特別注意商品編號(hào)、名稱及規(guī)格必須與公司保持一致,要求商務(wù)員字跡清楚、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確和及時(shí)迅速。

(3)批量到貨如果到貨數(shù)量不全,采購商務(wù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際到貨數(shù)量,隨時(shí)辦理入庫手續(xù),做好該批商品收欠登記手續(xù)。

(4)儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)先統(tǒng)計(jì)到貨前數(shù)量、后統(tǒng)計(jì)到貨后數(shù)量,再倒擠出到貨數(shù)量。

(5)填寫好入庫單應(yīng)由儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)簽字審核,傳真fa*件與原件核對(duì),到貨登記單與入庫單核對(duì)后,并確認(rèn)后蓋章 貨收訖 后,方能生效。入庫單不得涂改。

(6)消耗品和不必逐個(gè)檢驗(yàn)商品,由采購商務(wù)和儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)共同清點(diǎn)數(shù)量后,當(dāng)時(shí)辦理入庫手續(xù),填寫《商品入庫單》。

(7)儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)依據(jù)庫房情況整齊碼放,及時(shí)建立、增加垛卡,登賬。

3、出現(xiàn)錯(cuò)誤情況,儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)拒絕辦理。

(1)有涂改痕跡,項(xiàng)目?jī)?nèi)容不清楚,不完全。

(2)缺少采購商務(wù)和總經(jīng)理或授權(quán)人簽字。

(3)商品項(xiàng)數(shù)超過單據(jù)規(guī)定要求。

(4)商品編碼和規(guī)格名稱與集團(tuán)公司不一致。

(5)《商品入庫單》格式與使用辦法。

第一聯(lián)、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)記賬,第二聯(lián)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)存檔,第三聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計(jì)記賬,第四聯(lián)、采購商務(wù)存查。

5、入庫核算:商品、材料入庫后,經(jīng)辦人應(yīng)持入庫單第二聯(lián)(即財(cái)務(wù)聯(lián))增值稅發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián),及時(shí)到財(cái)務(wù)部辦理付款或報(bào)銷手續(xù)。財(cái)務(wù)根據(jù)入庫資料及發(fā)票、定單信息經(jīng)復(fù)核無誤后及時(shí)做商品增加賬務(wù)處理。

(三)外購商品管理。

1、外購商品規(guī)定:由于經(jīng)營需要而到集團(tuán)外部采購貨物行為屬于外購管理范圍。

2、操作流程。

(1)采購商務(wù)或銷售人員進(jìn)行采購前,應(yīng)填寫 請(qǐng)購?fù)ㄖ獑?由總經(jīng)理或授權(quán)人簽字確認(rèn)后方能到財(cái)務(wù)借款外購。

(2)借款后必須在一周內(nèi)辦理完驗(yàn)收、報(bào)銷手續(xù)。

(3)采購商務(wù)或銷售人員在進(jìn)行賒銷采購前,應(yīng)由總經(jīng)理或授權(quán)人簽字同意,并填寫賒銷采購專用 欠款登記單 ,同時(shí)單據(jù)上加蓋本公司公章方能進(jìn)行欠款采購。

(4)一次性外購必須辦理直接入庫、出庫手續(xù),辦理時(shí)必須持入庫單、與之對(duì)應(yīng)銷售單,并持實(shí)物進(jìn)行驗(yàn)收。

(5)特殊情況不能持實(shí)物驗(yàn)收,應(yīng)經(jīng)過總經(jīng)理或其授權(quán)人審批同意,并持用戶收貨證明,方可辦理入庫手續(xù)。

(6)凡外購商品一律辦理入庫手續(xù),辦理時(shí)到儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)處驗(yàn)收后加蓋 貨收訖 章,方能到財(cái)務(wù)報(bào)銷。

(7)銷售單與入庫單編號(hào)、名稱、數(shù)量必須一致,銷售金額必須大于入庫金額,確保有合理毛利。

(8)一次性外購商品不允許有庫存積壓。

(9)必須由采購商務(wù)或指定專人辦理采購、報(bào)銷、驗(yàn)收手續(xù)。

(10)外購商品不允許做欠款銷售。

(11)如不符合規(guī)定,應(yīng)報(bào)分公司總經(jīng)理審批后方能辦理驗(yàn)收手續(xù)。

(12)一次性外購為便于統(tǒng)計(jì)與管理,應(yīng)把入庫單與銷售單捏對(duì)粘貼,進(jìn)行入賬和留存。

(13)所有外購商品實(shí)行比率控制,一般不得超出當(dāng)期進(jìn)貨額(除稅)7%,特殊情況需報(bào)分公司管理部門批準(zhǔn)。

(14)商務(wù)員或銷售人員因違反規(guī)定而帶來一切后果,均視同個(gè)人行為,并不代表公司名義,公司不承擔(dān)任何責(zé)任。

3、有關(guān)一次性外購特殊規(guī)定:非本公司主營產(chǎn)品,為滿足用戶特殊要求或?yàn)殇N售合同執(zhí)行,而一次性采購商品。

(四)暫存商品管理。

1、范圍:符合條件,可以辦理暫存手續(xù)。

(1)接貨時(shí)由于發(fā)現(xiàn)包裝破損或嚴(yán)重質(zhì)量問題暫不能辦理入庫商品。

(2)由采購商務(wù)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商交涉聯(lián)系解決某些問題,而暫不能及時(shí)辦理入庫手續(xù)。

(3)公司已經(jīng)處理后積壓及報(bào)廢商品。

(4)由于其他原因經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)暫時(shí)放置庫房里商品。

(5)待點(diǎn)驗(yàn)商品:商品已到,尚待驗(yàn)收入庫商品,當(dāng)月份終結(jié),仍應(yīng)包括在 商品采購 賬戶余額內(nèi)。

2、規(guī)定。

(1)暫存商品應(yīng)單獨(dú)設(shè)置庫區(qū),與正式商品區(qū)別碼放。

(2)進(jìn)入暫存庫貨物應(yīng)填寫《暫存入庫單》,領(lǐng)取暫存庫貨物應(yīng)填寫《暫存出庫單》。

(3)對(duì)于暫存庫貨物,應(yīng)設(shè)立備查賬,隨時(shí)登記入庫、出庫情況。

(4)對(duì)未按規(guī)定手續(xù)辦理而而造成損失,上報(bào)總經(jīng)理或授權(quán)人對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行處理解決。

(5)單據(jù)格式及使用說明:第一聯(lián)、經(jīng)辦人存查,第二聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計(jì)記賬,第三聯(lián)、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)記賬。

(五)購入商品計(jì)價(jià):按實(shí)際價(jià)值入賬:買價(jià)+買方負(fù)擔(dān)外埠運(yùn)費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)+途中合理損耗+關(guān)稅估價(jià)。

1、集團(tuán)公司內(nèi)購入存貨:其估價(jià)入庫依據(jù)應(yīng)是集團(tuán)公司提供 發(fā)票清單及銷售記錄 。

2、集團(tuán)公司外購入存貨,其估價(jià)入庫依據(jù)應(yīng)以采購訂單注明價(jià)格扣除稅后估價(jià)入庫。

3、凡是按估價(jià)成本入賬,在收到發(fā)票等結(jié)算憑證后均需調(diào)整為實(shí)際成本。

(1)如估價(jià)金額與實(shí)際金額一致,只做賬務(wù)分錄調(diào)整,可用原入庫單復(fù)印件。說明內(nèi)容:原入庫單號(hào)、估價(jià)賬務(wù)時(shí)間、憑證號(hào)。

(2)當(dāng)估價(jià)金額與實(shí)際金額不一致時(shí),必須沖銷原入庫單,重新辦理入庫手續(xù),財(cái)務(wù)據(jù)此處理賬務(wù)。

4、公司用現(xiàn)金采購進(jìn)貨要有供應(yīng)商已收款證明,收取供應(yīng)商進(jìn)貨發(fā)票,沒有發(fā)票則不能入賬。

5、如果供應(yīng)商不開進(jìn)項(xiàng)發(fā)票,則公司采購進(jìn)貨費(fèi)用不能通過銀行結(jié)算,支付現(xiàn)金或通過內(nèi)部賬戶。

6、進(jìn)貨發(fā)票在同一個(gè)月內(nèi)入賬,可不受開票日期限制,否則要用暫估價(jià)入賬。

7、暫估價(jià)入賬需要有上一批次進(jìn)貨發(fā)票復(fù)印件或暫估價(jià)抵扣憑證。

8、供應(yīng)商銷貨清單即本公司進(jìn)貨清單,需要有發(fā)票專用章和財(cái)務(wù)專用章,填寫不含稅價(jià)。

第4篇 食品企業(yè)采購結(jié)算管理制度

山東惠發(fā)食品有限公司發(fā)布采購結(jié)算管理制度

受控狀態(tài):

發(fā)放編號(hào):

編制:采購部

審核:

批準(zhǔn):

Q/SHF-GCG-009-2011

Q/SHF

山東惠發(fā)食品有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

采購結(jié)算管理制度

1.目的

明確采購付款的過程及節(jié)點(diǎn)控制,做好預(yù)付帳款、應(yīng)付賬款、現(xiàn)金用款的管理,加強(qiáng)公司現(xiàn)金內(nèi)部控制和管理,確?,F(xiàn)金業(yè)務(wù)安全、準(zhǔn)確運(yùn)營的制約和監(jiān)督。

2.適用范圍

本流程適用于所有與采購用款管理環(huán)節(jié)有關(guān)的部門和人員。

3.職責(zé)

3.1采購部控制好采購付款節(jié)點(diǎn),使付款計(jì)劃與財(cái)務(wù)支付能力的平衡。

3.2采購部負(fù)責(zé)根據(jù)采購計(jì)劃及預(yù)算,編制《用款申請(qǐng)單》。

3.3采購部負(fù)責(zé)協(xié)同財(cái)務(wù)與供應(yīng)商對(duì)賬,定期安排付款。做好應(yīng)付賬款的日常管理,保證每筆業(yè)務(wù)的正確性。

3.4企管部審核款項(xiàng),使匯款業(yè)能順利開展。核對(duì)訂單與入庫單及發(fā)票是否完全一致。

3.5企管部制約并監(jiān)督現(xiàn)金業(yè)務(wù)的運(yùn)營。

3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的審核和審批。

3.7財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款對(duì)賬的日常管理和監(jiān)督事務(wù)。

3.8財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)付款、支款和做好相關(guān)賬務(wù)記錄。

4.工作程序及要求

4.1預(yù)付款:

41.1采購部與選定的供應(yīng)商就采購方式、付款方式、采購項(xiàng)目、貨品價(jià)格等進(jìn)行協(xié)商、談判,雙方達(dá)成一致意見后,確定采購的付款方式為預(yù)付款采購

4.1.2經(jīng)采購經(jīng)理及總經(jīng)理審批后雙方簽訂采購合同

4.1.3合同簽訂后,采購部根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營的實(shí)際需求發(fā)出采購訂單,詳細(xì)說明采購貨品的數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)指標(biāo)要求、價(jià)格、交貨日期等內(nèi)容

4.1.4采購部相關(guān)人員根據(jù)采購訂單預(yù)算情況,計(jì)算預(yù)付款數(shù)額,填寫《預(yù)付款申請(qǐng)書》報(bào)采購經(jīng)理、企管部、總經(jīng)理審批。

4.1.5.1采購部傳真采購訂單至供應(yīng)商,注明貨物名稱、數(shù)量及到貨時(shí)間。

4.1.5.2供應(yīng)商接到傳真,根據(jù)訂貨內(nèi)容備貨。

4.1.6.1采購部通知供應(yīng)商發(fā)貨,供應(yīng)商安排裝車。

4.1.6.2供應(yīng)商裝車完畢,傳真裝車單至采購部通知匯款。裝車單上需注明貨物名稱、數(shù)量、金額。還必須蓋上供應(yīng)商的公司公章,附有物流司機(jī)簽字。

4.1.6.3采購部接到傳真,核對(duì)無誤。憑裝車單傳真件及用款申請(qǐng)單通知財(cái)務(wù)匯款。

4.1.7財(cái)務(wù)部按照相應(yīng)程序?qū)⒇浛顒澣牍?yīng)商賬戶,保存好匯款或付款憑證,同時(shí)通知供應(yīng)商查收款項(xiàng)并開具發(fā)票

4.1.8.1采購部與供應(yīng)商溝通,確認(rèn)款到后通知供應(yīng)商發(fā)貨,并安排接貨。

4.1.8.2貨到后,如有余款未付請(qǐng),采購部持入庫單和檢驗(yàn)單報(bào)企管部審核,總經(jīng)理審批,安排付清余款。

4.1.9.1財(cái)務(wù)部付清余款,通知采購部.

4.1.9.2采購部與供應(yīng)商溝通,確認(rèn)余款是否收到。并稽催供應(yīng)商盡快開具發(fā)票并郵遞至我司。

4.1.10財(cái)務(wù)部收到發(fā)票后入賬,做好記錄。

4.2現(xiàn)金:

4.2.1采購部根據(jù)各部門需求制訂采購計(jì)劃,報(bào)采購經(jīng)理審核和企管經(jīng)理審批。

4.2.2采購部根據(jù)企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)、經(jīng)營的需要及庫存情況,確定單項(xiàng)采購項(xiàng)目;根據(jù)采購項(xiàng)目的當(dāng)期市場(chǎng)狀況、價(jià)位等,采購部確定此項(xiàng)采購項(xiàng)目所需費(fèi)用,編制采購預(yù)算。

4.2.3.1采購人員根據(jù)采購項(xiàng)目預(yù)算,填寫《借款單》,報(bào)采購經(jīng)理審核。

4.2.4企管經(jīng)理對(duì)采購項(xiàng)目及借款進(jìn)行審批,通過后,財(cái)務(wù)部按照相應(yīng)程序支付借款。

4.2.5采購人員進(jìn)行采購活動(dòng),根據(jù)企業(yè)的實(shí)際要求,對(duì)所要購買的貨品進(jìn)行比較、選擇。

4.2.6交易達(dá)成后,采購部與之結(jié)算貨款并索取發(fā)票

4.2.7采購人員整理各項(xiàng)單據(jù),詳細(xì)列明各項(xiàng)費(fèi)用情況,填寫《報(bào)銷單》,交采購經(jīng)理、企管部、總經(jīng)理審批,報(bào)銷采購費(fèi)用。

4.2.8財(cái)務(wù)部做好會(huì)計(jì)記錄,登記各類賬目,相應(yīng)單據(jù)存檔備查。

4.3應(yīng)付款:

4.3.1采購人員根據(jù)采購合同的付款約定,收集采購訂單、入庫驗(yàn)收單等相關(guān)單據(jù)及記錄,核對(duì)合同的執(zhí)行情況,匯總應(yīng)付貨款款項(xiàng)。

4.3.2采購部、財(cái)務(wù)部每月定期與供應(yīng)商對(duì)賬.

4.3.2.1本地供應(yīng)商持入庫單客戶聯(lián)來我司對(duì)賬,月結(jié)供應(yīng)商每月27號(hào)對(duì)賬。采購會(huì)計(jì)協(xié)同財(cái)務(wù)應(yīng)付會(huì)計(jì)與供應(yīng)商對(duì)賬無誤后,公司財(cái)務(wù)出納根據(jù)應(yīng)付金額寫欠條交給供應(yīng)商。

4.3.2.2外地供應(yīng)商每月27號(hào)發(fā)上月25好至本月的業(yè)務(wù)對(duì)賬單,對(duì)賬單需蓋供應(yīng)商公司公章。采購會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)對(duì)賬單的審核工作,審核無誤后簽字存檔。并復(fù)印一份給財(cái)務(wù)應(yīng)付會(huì)計(jì)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核中發(fā)現(xiàn)賬務(wù)不一致是及時(shí)追查原因,并做相關(guān)處理。

4.3.3.1采購會(huì)計(jì)根據(jù)供應(yīng)商對(duì)賬結(jié)果,協(xié)同財(cái)務(wù)部應(yīng)付賬款會(huì)計(jì),編制每月的應(yīng)付賬款表。

4.3.4采購部供應(yīng)商主管核對(duì)應(yīng)付款表,在應(yīng)付款表上填寫付款金額,報(bào)總經(jīng)理審批。

4.3.5財(cái)務(wù)部根據(jù)審批后的實(shí)際付款金額安排付款。

4.3.6財(cái)務(wù)部將付款回單復(fù)印件一份轉(zhuǎn)采購部,通知采購部款已付。采購部通知供應(yīng)商結(jié)款

4.3.6.1本地供應(yīng)商每月15號(hào)憑我司出納開具的欠條,采購人員通知供應(yīng)商取款結(jié)賬。

4.3.6.2外地供應(yīng)商,采購人員通知供應(yīng)商自行查收款項(xiàng)是否到賬。

4.3.7采購部進(jìn)行付款記賬。

付款目前主要有三種形式

a.現(xiàn)金:隨機(jī)接到財(cái)務(wù)結(jié)算記賬員電話通知,近期付款情況。采購會(huì)計(jì)根據(jù)結(jié)算記賬員提供的數(shù)據(jù),抄寫付款客戶、付款時(shí)間、金額。

b.轉(zhuǎn)帳支票:隨機(jī)接到財(cái)務(wù)結(jié)算出納電話通知,近期支票付款情況。采購會(huì)計(jì)根據(jù)出納提供的數(shù)據(jù),抄寫付款客戶、付款時(shí)間、金額。

c.銀行匯款:采購會(huì)計(jì)根據(jù)采購員填寫的用款申請(qǐng)單綠聯(lián)記賬。

5.參考資料

5.1《山東惠發(fā)食品有限公司采購用款申請(qǐng)單》

5.2《山東惠發(fā)食品有限公司采購合同》

5.3《借款單》

5.4《貨比三家記錄表》

5.5《月應(yīng)付款批款表》

第5篇 企業(yè)集團(tuán)采購管理制度

集團(tuán)企業(yè)采購管理制度

一、總則

(一)、為規(guī)范本集團(tuán)及下屬生產(chǎn)企業(yè)的采購工作,特制定本制度。

(二)、本制度適用于集團(tuán)公司及集團(tuán)下屬各生產(chǎn)企業(yè)的采購活動(dòng)。

二、采購原則

(一)、嚴(yán)格執(zhí)行詢議價(jià)程序

凡未通過招標(biāo)確定供應(yīng)商價(jià)格的物品的采購,每次采購金額在2000元以上,必須有三家以上供應(yīng)商提供報(bào)價(jià),在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評(píng)估,并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價(jià)格,臨時(shí)性應(yīng)急購買的物品除外。

(二)、合同會(huì)簽制度

固定資產(chǎn)的采購合同,必須經(jīng)過有關(guān)部門如生產(chǎn)管理部、質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部、生產(chǎn)企業(yè)總經(jīng)辦、設(shè)備維修部共同參與,調(diào)研匯總各方意見,經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)簽約。屬集團(tuán)采購的項(xiàng)目,應(yīng)報(bào)總裁批準(zhǔn)。

(三)、職責(zé)分離

采購人員不得參與物資和服務(wù)的驗(yàn)收,采購物資質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決,應(yīng)由采購部根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與供應(yīng)商協(xié)商完成。

(四)、一致性原則

采購人員定購的物資或服務(wù)必須與請(qǐng)購單所列要求規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量相一致。在市場(chǎng)條件不能滿足請(qǐng)購部門要求或成本過高的情況下,及時(shí)反饋信息供申請(qǐng)部門更改請(qǐng)購單作參考。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請(qǐng)購單一致,經(jīng)審核后,差值不得超過請(qǐng)購量的5%~10%。

(五)、最低價(jià)搜尋原則

采購人員隨時(shí)搜集市場(chǎng)價(jià)格信息,建立供應(yīng)商信息檔案庫,了解市場(chǎng)最新動(dòng)態(tài)及各地區(qū)最低價(jià)格,實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化采購。

(六)、廉潔制度

所有采購人員必須做到:

1、熱愛企業(yè),自覺維護(hù)企業(yè)利益,努力提高采購材料質(zhì)量,降低采購成本。

2、加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高認(rèn)識(shí),增強(qiáng)法治觀念。

3、廉潔自律,不收禮,不受賄,不接受吃請(qǐng),更不能向供應(yīng)商伸手。

4、嚴(yán)格按采購制度和程序辦事,自覺接受監(jiān)督。

5、工作認(rèn)真仔細(xì),不出差錯(cuò),不因自身工作失誤給公司造成損失。

6、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù),廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場(chǎng)信息。

(七)、招標(biāo)采購

凡大宗或經(jīng)常使用的材料,如原、輔、包材料、零星且繁雜的物資、辦公用品、中藥材等都應(yīng)通過詢議價(jià)或招標(biāo)的形式,由生產(chǎn)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)、審計(jì)、采購、總經(jīng)辦等相關(guān)部門共同參與,定出一段時(shí)間內(nèi)(一年或半年或一季度)的供應(yīng)商、價(jià)格,簽訂供貨協(xié)議,以簡(jiǎn)化采購程序,提高工作效率。

對(duì)于價(jià)格隨市場(chǎng)變化較快的材料,除縮短招標(biāo)間隔時(shí)限外,還應(yīng)隨著掌握市場(chǎng)行情,調(diào)整采購價(jià)格。

三、采購程序

(一)、供應(yīng)商的選擇和審計(jì)

1、原輔材料的供應(yīng)商必須證照齊全,具有生產(chǎn)產(chǎn)品的合法證件。變更原輔材料的供應(yīng)商必須經(jīng)過送樣檢驗(yàn)、小試、中試,征得生產(chǎn)、質(zhì)量部門同意。必要時(shí),報(bào)有關(guān)管理部門批準(zhǔn)備案。

2、對(duì)于大宗和經(jīng)常使用的商品或服務(wù),采購部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的 生產(chǎn)管理狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、成本控制、運(yùn)輸、售后服務(wù)等方面的情況,建立供應(yīng)商檔案,做好業(yè)務(wù)記錄,會(huì)同企業(yè)生產(chǎn)、質(zhì)量、采購部門對(duì)供應(yīng)商定期進(jìn)行評(píng)估和審計(jì)。

3、固定資產(chǎn)及零星物資采購在選擇供應(yīng)商時(shí),必須進(jìn)行詢議價(jià)程序和綜合評(píng)估。供應(yīng)商為中間商時(shí),應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對(duì)象,供應(yīng)商的報(bào)價(jià)不能作為唯一決定的因素。

4、為保證原、輔、包材質(zhì)量的穩(wěn)定,供應(yīng)商也應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定。

5、為確保供應(yīng)渠道的暢通,防止意外情況的發(fā)生,對(duì)于生產(chǎn)運(yùn)營所必需的商品,應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進(jìn)行交互采購。大宗商品應(yīng)同時(shí)由兩家以上供應(yīng)商供貨,以保證貨源、質(zhì)量和價(jià)格合理。

6、對(duì)于零星且規(guī)格繁雜的物資,每年度根據(jù)部門預(yù)算計(jì)劃統(tǒng)計(jì)造表交采購部門,向三家以上供應(yīng)商詢價(jià),經(jīng)有關(guān)部門及采購部門綜合評(píng)估后,選擇合適的供應(yīng)商,簽訂特約供貨協(xié)議,定期結(jié)算。

(二)、采購程序

1、原輔包裝材料的采購計(jì)劃及資金預(yù)算銷售計(jì)劃――→生產(chǎn)計(jì)劃――→資金預(yù)算

2、固定資產(chǎn)及其他零星物品的申請(qǐng),由各使用部門填寫請(qǐng)購單,寫清采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)指標(biāo)、制作工藝、材質(zhì)、要求到貨日期等,由部門經(jīng)理簽字上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),交集團(tuán)采購部門。

3、采購詢價(jià)、綜合評(píng)估、會(huì)簽合同,由采購部門協(xié)調(diào)生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、審計(jì)、質(zhì)量、工程、維修總經(jīng)辦及使用部門共同完成,報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 生產(chǎn)、質(zhì)量、工廠維修、使用部門負(fù)責(zé)采購材料的適用性,財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算控制、價(jià)格調(diào)查、資信調(diào)查、合同付款條款的審核,法律部門負(fù)責(zé)合同條款的審查,審計(jì)部門負(fù)責(zé)合同的事前審計(jì)和事后財(cái)務(wù)審計(jì)。采購部門負(fù)責(zé)合同條款的談判,付款申請(qǐng)、索賠、采購檔案的建立,市場(chǎng)信息的收集。同時(shí),與供方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時(shí)間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋及聯(lián)系售后服務(wù)事宜。 凡由集團(tuán)采供部代各生產(chǎn)企業(yè)采購的物資,采購合同簽訂后,由集團(tuán)采供部采購人員將合同傳真至生產(chǎn)企業(yè)采購部。

&

nbsp;4、計(jì)劃、倉儲(chǔ)主管負(fù)責(zé)計(jì)劃匯總、接貨、記錄,接收?qǐng)?bào)告的出具。倉儲(chǔ)、質(zhì)量部門負(fù)責(zé)原輔包材的驗(yàn)收,并出具檢測(cè)報(bào)告。并于每月10日、20日將本月收貨入庫單、檢測(cè)報(bào)告匯總連同原輔料庫存數(shù)傳真至集團(tuán)采供部。設(shè)備由申請(qǐng)部門、工程技術(shù)部門驗(yàn)收,并出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

(三)、中藥材采購:

1、中藥材一般應(yīng)實(shí)行招標(biāo)采購,由于其價(jià)格隨市場(chǎng)行情波動(dòng)較大,一般3月需重新組織招標(biāo)一次。

2、在招標(biāo)確定了供應(yīng)商以后,應(yīng)通過市場(chǎng)調(diào)研,上網(wǎng)公布需求信息等途徑廣泛收集藥材價(jià)格信息,與供應(yīng)商協(xié)商,不斷調(diào)整價(jià)格。

四、審計(jì)監(jiān)督

采購全過程進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和審計(jì)。

在采購招標(biāo)、采購詢議價(jià)、合同簽訂和采購結(jié)算過程中,除有生產(chǎn)、質(zhì)量、使用部門、工廠維修部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與外,財(cái)務(wù)、審計(jì)部門要全程參與。財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)材料價(jià)格的核查,審計(jì)部門主要負(fù)責(zé)合同條款的審核和財(cái)務(wù)支付的事前事后審計(jì)。

采購人員要自覺接受財(cái)務(wù)和審計(jì)部門對(duì)采購活動(dòng)的監(jiān)督和質(zhì)詢。

對(duì)采購人員在采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為,審計(jì)部門將有權(quán)對(duì)有關(guān)人員提出降級(jí)、處罰、開除的處理建議,直至追究法律責(zé)任。

第6篇 企業(yè)必備采購管理制度:采購管理制度

為加強(qiáng)集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部采購管理,規(guī)范采購申報(bào)程序,統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格控制成本,合理調(diào)配、利用物質(zhì)資源、嚴(yán)明采購紀(jì)律,特制訂本制度,下面是某****地產(chǎn)集團(tuán)有限公司采購管理制度范本。

一、采購管理制度目的:

為加強(qiáng)集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部采購管理,規(guī)范采購申報(bào)程序,統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格控制成本,合理調(diào)配、利用物質(zhì)資源、嚴(yán)明采購紀(jì)律,特制訂本制度,下面是某****地產(chǎn)集團(tuán)有限公司采購管理制度范本。

二、采購管理制度原則:

1、嚴(yán)格遵守“誰使用、誰保管、誰申購”的原則;

2、嚴(yán)格遵守集團(tuán)采購配送中心統(tǒng)一詢價(jià)定標(biāo)的原則;

3、嚴(yán)格遵守“三個(gè)三”原則。

(一)選購三原則:

(1)一種物品采購各部分別找三家

(2)一種物品分別報(bào)三家

(3)一種物品最后定一~三家

(二)定購三原則:

(1)同類物品質(zhì)量最優(yōu)

(2)同類物品價(jià)格最低

(3)同類物品的供應(yīng)商服務(wù)最好

(三)驗(yàn)收三原則管理制度:

(1)由集團(tuán)采購管理制度配送中心、使用部門、資產(chǎn)管理部門等部門共同參與驗(yàn)收

(2)經(jīng)參與驗(yàn)收的各方代表簽字方能視為有效

(3)發(fā)現(xiàn)假冒偽劣產(chǎn)品,一票否決,堅(jiān)決退換

三、采購管理制度范本立項(xiàng)程序及申購流程:

1、固定資產(chǎn)(含車輛):

申購部門/單位填寫“固定資產(chǎn)購置審批表”→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→集團(tuán)資產(chǎn)管理部門意見→集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批示→集團(tuán)采購配送中心詢價(jià)定標(biāo)、并下發(fā)采購?fù)ㄖ曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

2、低值易耗品:

申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”→中心/部門負(fù)責(zé)人審批→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→集團(tuán)采購配送中心詢價(jià)定標(biāo)、并下發(fā)采購?fù)ㄖ曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

3、辦公文具、耗材類:

(1)辦公文具類申購流程:集團(tuán)采購配送中心按“三個(gè)三”原則,確定年度供應(yīng)商:

①計(jì)劃內(nèi):申購部門/單位每月初填寫“恒大集團(tuán)月份文具用品/申購表”(辦公文具限額10元/人?月)→部門負(fù)責(zé)人審核→由總裁辦匯總審核后實(shí)施采購、辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù);

②計(jì)劃外:申購部門/單位填寫呈批報(bào)告→集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)審核→集團(tuán)采購配送中心詢價(jià)定標(biāo)、并下發(fā)采購?fù)ㄖ曩彶块T/單位辦理結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

(2)耗材類申購流程:

①計(jì)劃內(nèi):申購部門/單位每月初填寫“恒大集團(tuán)耗材申購表” 部門負(fù)責(zé)人審核→信息中心匯總審核→集團(tuán)總裁審批→集團(tuán)采購配送中心詢價(jià)、定標(biāo),并下發(fā)采購?fù)ㄖ缮曩彶块T/單位辦理結(jié)算手續(xù)。

②計(jì)劃外:申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”→ 部門負(fù)責(zé)人審核→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→集團(tuán)采購配送中心詢價(jià)、定標(biāo),并下發(fā)采購?fù)ㄖ缮曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

4、綠化、飲用水、印刷制品、廣告制品、辦公家具與電腦等設(shè)備、樣板房家私與飾品、車輛保險(xiǎn)等共享物資:

①集團(tuán)采購配送中心按“三個(gè)三”原則,確定年度供應(yīng)商;

②申購部門/單位填寫呈批報(bào)告/請(qǐng)示→部門負(fù)責(zé)人審核→總裁辦匯總審核→集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批(按照權(quán)限)→由申購部門/單位實(shí)施采購、辦理結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。

5、上述申購流程中采購?fù)ㄖ毺峁┮环萁o價(jià)格監(jiān)督部。該部有權(quán)對(duì)價(jià)格進(jìn)行抽查,對(duì)不合理價(jià)格提出終止申購或交綜合檢查部進(jìn)行查處。

四、本采購管理制度范本自下發(fā)之日起實(shí)施,此前下發(fā)的相關(guān)規(guī)定、辦法與本制度不一致者,則按本制度執(zhí)行。集團(tuán)下屬各公司及外地分公司參照?qǐng)?zhí)行。

五、本采購管理制度范本由集團(tuán)采購配送中心負(fù)責(zé)解釋。

第7篇 食品企業(yè)生產(chǎn)用物料采購管理制度

采購計(jì)劃提報(bào)制度

生產(chǎn)用物料采購管理制度

受控狀態(tài):

發(fā)放編號(hào):

編制:采購部

審核:

批準(zhǔn):

Q/SHF-GCG-008-2011

Q/SHF

山東惠發(fā)食品有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/

生產(chǎn)用物料采購管理制度

文件編號(hào):Q/SHF-GCG-008-2011

版本/修訂狀態(tài):A/0

生產(chǎn)用物料采購管理程序

開始

研發(fā)部

采購部

品控部

庫房

生產(chǎn)用物料采購標(biāo)準(zhǔn)的制定

供應(yīng)商的選擇、供應(yīng)能力的評(píng)審

年度采購方案的確定(季節(jié)性原料的采購)

供應(yīng)商的選擇供應(yīng)能力的評(píng)審

年度采購方案確定(含季節(jié)性原料的采購)

采購方式

符合招標(biāo)要求

不符合

標(biāo)書的編寫、發(fā)放、會(huì)收

采購價(jià)格的產(chǎn)生

合同簽訂

不合格

不合格物料的處理

結(jié)束

采購訂單的下達(dá)、跟蹤

合格

生產(chǎn)用采購物料的驗(yàn)收

根據(jù)研發(fā)制定的采購標(biāo)準(zhǔn)制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)研發(fā)制定的采購標(biāo)準(zhǔn)制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)

物料入庫

采購申請(qǐng)的下達(dá)

生產(chǎn)用物料采購管理制度

第一章總則

第一條

目的

明確采購操作流程,

使物料采購工作規(guī)范化、系統(tǒng)化、明確化,提高工作效率。

第二條

適用范圍

適用于集團(tuán)公司各分公司所有生產(chǎn)用物料的采購管理。

第三條

職責(zé)

(一)采購部:供應(yīng)商的開發(fā)、供應(yīng)商的選擇、年度采購方案的制定、采購招標(biāo)、價(jià)格產(chǎn)生、合同的簽訂、訂單的下達(dá)、跟蹤、供應(yīng)商的考核評(píng)定;年度、月度物料需求計(jì)劃的編制,日采購申請(qǐng)的下達(dá)。

(二)品控部:供應(yīng)商到貨質(zhì)量的驗(yàn)收。

(三)研發(fā)部:生產(chǎn)用物料采購標(biāo)準(zhǔn)的制定及修定。

(四)庫房:物料的入庫辦理。

第四條

術(shù)語和定義

(一)帕累托原理:意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家兼社會(huì)學(xué)家維弗列度·帕累托(Vilfredo Pareto)對(duì)當(dāng)時(shí)的社會(huì)財(cái)富分配問題進(jìn)行深入研究后發(fā)現(xiàn),社會(huì)財(cái)富的80%掌握在20%的人手中,只要知道這20%的人的行動(dòng),就可以掌握社會(huì)總行動(dòng)的80%,即從20%的已知變量中,可推知另80%的結(jié)果。這個(gè)原理經(jīng)過多年的演化,已變成當(dāng)今管理學(xué)界所熟知的“帕累托原理”----80%的價(jià)值是來自20%因素,其余20%的價(jià)值則來自80%的因素。

(二)A、B、C分析:按企業(yè)的物質(zhì)品種以所占用資金的大小進(jìn)行分類排隊(duì),把他們分為ABC三類。A類物質(zhì)數(shù)量最少,但占用資金比重大,因此應(yīng)嚴(yán)格控制。B類物質(zhì)較A類多,價(jià)格較低,原則上不要求同A類存貨那樣,可以實(shí)行一般控制。c類物質(zhì)種類繁多,但價(jià)格低廉,占用資金很少,因此可實(shí)行適當(dāng)放松控制。

(三)紅沖:紅字沖賬法的簡(jiǎn)稱,紅字沖賬法又稱紅字更正法,是指用紅字沖銷或沖減原有的錯(cuò)誤記錄,以更正或調(diào)整記賬錯(cuò)誤的方法.紅字沖賬法按照其沖銷錯(cuò)賬的程序不同,可分為全額沖賬法和差額沖賬法兩種。

(四)統(tǒng)采物料:總部采購部在集團(tuán)范圍內(nèi)統(tǒng)一實(shí)施采購的物料。價(jià)格的產(chǎn)生及供應(yīng)商的確定由總部采購部負(fù)責(zé),分公司負(fù)責(zé)具體的采購實(shí)施。

(五)分采監(jiān)管物料:分公司采購部實(shí)施采購,采購申請(qǐng)和采購價(jià)格由總部采購部審核監(jiān)管的物料。

(六)分采物料:分公司采購部自行實(shí)施采購的物料。

第二章程序說明

第五條

供應(yīng)商的評(píng)審、物料的評(píng)選

(一)采購員依據(jù)研發(fā)部提供的物料采購標(biāo)準(zhǔn),負(fù)責(zé)新增供應(yīng)商、物料的開發(fā)和供應(yīng)商供應(yīng)能力的評(píng)審,采購員向供應(yīng)商索要評(píng)審所用的資料(含供應(yīng)商所供物料的貯存方法)。

(二)供應(yīng)商評(píng)定審核小組負(fù)責(zé)根據(jù)采購員轉(zhuǎn)來的供應(yīng)商資料,對(duì)供應(yīng)商力進(jìn)行評(píng)審;由供應(yīng)商管理專員負(fù)責(zé)編制《合格供方名錄》。

(三)公司的原材料采購必須來源于《合格供方名錄》中的供應(yīng)商。

(四)每種物料要求匹配3-5家供應(yīng)商,采購員根據(jù)當(dāng)前的供應(yīng)商匹配情況,有針對(duì)性的開發(fā)供應(yīng)商。

(五)小試原料及新開發(fā)急用物料,由采購員先進(jìn)行采購;中試和批量生產(chǎn)用的原物料必須是經(jīng)在供應(yīng)商審核小組通過或已被列入合格供方名錄后才允許采購;中試和批量生產(chǎn)用的原物料研發(fā)必須提供物料采購標(biāo)準(zhǔn),無標(biāo)準(zhǔn)的,采購部可以拒絕采購。

(六)具體操作參見《生產(chǎn)用物料供應(yīng)商管理程序》。

第六條

年度采購方案的確定

(一)年度采購物料A、B、C分類

采購主管根據(jù)年度需求物料和價(jià)格預(yù)算計(jì)算各物料的年度采購金額,然后按《××年度××物料年度采購預(yù)算A、B、C劃分表》格式對(duì)自己負(fù)責(zé)物料的年度采購金額進(jìn)行A、B、C劃分;采購經(jīng)理負(fù)責(zé)審核。

(二)年度物料采購類別A、B、C分類:

1、采購主管根據(jù)年度需求物料把可以向同一類供應(yīng)商采購的物料按《××年度××物料采購類別組劃分明細(xì)表》格式對(duì)自己負(fù)責(zé)物料進(jìn)行采購類別劃分;各采購主管把劃分好的采購類別組報(bào)采購經(jīng)理及采購負(fù)責(zé)人審核后執(zhí)行。

分公司采購主管把劃分好的采購類別報(bào)分公司總經(jīng)理及總部采購審核后執(zhí)行。

2、采購主管對(duì)每月新增物料重新作采購類別劃分,可以劃分到已有采購類別的劃分到已有采購類別,否則作新采購類別;采購主管對(duì)需要采購?fù)獍少徫锲纷詈弥付ㄆ放坪托吞?hào),特殊情況由采購經(jīng)理裁定;外包采購物品應(yīng)盡量向大的采購中間商集中。

3、采購經(jīng)理或主管根據(jù)帕累托原理,按《××物料采購類別組A、B、C劃分明細(xì)表》格式對(duì)采購類別組年度采購金額進(jìn)行A、B、C分析。

(三)年度采購方案的制定:

1、采購經(jīng)理按《××物料采購類別組供應(yīng)商匹配明細(xì)表》格式對(duì)采購類別組作采購類別定位分析、3-5家供應(yīng)商匹配(特殊情況不能按要求匹配的由采購經(jīng)理裁定);并按固定格式《采購類別年度采購方案規(guī)劃表》作年度采購方案規(guī)劃。

2、采購主管根據(jù)對(duì)各采購類別價(jià)格預(yù)測(cè)趨勢(shì)分析,每月25號(hào)前按固定格式《采購類別月度采購方案規(guī)劃表》制定各采購類別月度滾動(dòng)采購方案,經(jīng)采購經(jīng)理審核后執(zhí)行。

(四)集團(tuán)公司年度采購方案的統(tǒng)一

1、集團(tuán)公司物料分類及采購方式

1)非生產(chǎn)類原物料:五金類、設(shè)備配件類、基建類、等非生產(chǎn)物料,原則上由分公司采購部實(shí)施采購,但總部采購部實(shí)施年度采購或統(tǒng)一采購的除外。

2)生產(chǎn)類原物料:見下表

物料類別名稱

采購方式

牛肉類、豬肉類、羊肉類、雞肉類、鴨肉類、魚糜類、腸衣類、油脂類、香精及香料類、包裝類、冷凍蔬菜類、蛋白類、淀粉類、變性淀粉類

統(tǒng)采物料

鮮蔬菜類、五金類、設(shè)備配件類、基建類、等非生產(chǎn)物料

分采監(jiān)管物料

除以上統(tǒng)采物料和區(qū)采監(jiān)管物料外的其他生產(chǎn)類原物料

分采物料

2、總部和分公司年度采購方案制定完畢后,發(fā)至總部采購經(jīng)理處審核,采購經(jīng)理將各分廠所報(bào)方案加以統(tǒng)一,制定出集團(tuán)公司內(nèi)的年度采購方案,報(bào)經(jīng)集團(tuán)公司總經(jīng)理審批通過后,發(fā)集團(tuán)公司采購部、分公司采購部相關(guān)人員后執(zhí)行。

(五)月度采購方案

每月26日前,總部和各分公司采購主管,根據(jù)采購計(jì)劃員提供的月度物料需求計(jì)劃,制定出月度采購方案,發(fā)至總部采購經(jīng)理處。每月28日前,經(jīng)采購部經(jīng)理審批通過后,集團(tuán)公司采購部、各分公司參考。采購經(jīng)理有權(quán)根據(jù)集團(tuán)總部、各分公司所報(bào)月度采購方案中抽查實(shí)際采購方案的執(zhí)行情況。

第七條

標(biāo)書的編寫、發(fā)放、回收

(一)采購計(jì)劃員每月末25號(hào)前需書面采購部遞交次月度物料需求計(jì)劃。采購部根據(jù)制定好的年度采購方案,對(duì)有需求計(jì)劃的物料進(jìn)行招標(biāo)。

(二)生產(chǎn)物料本批次(或時(shí)間段)采購金額為10萬以上(不含);供應(yīng)商數(shù)量要求3-6家,至少必須為3家以上(含),采購員必須給供應(yīng)商發(fā)放標(biāo)書;生產(chǎn)物料本批次(或時(shí)間段)采購金額不在此范圍的按《采購價(jià)格產(chǎn)生管理制度》產(chǎn)生價(jià)格。

(三)采購員在招標(biāo)前,要明確此次招標(biāo)配額的分配方案(具體見《供應(yīng)商配額分配管理制度》流程規(guī)定)、招標(biāo)價(jià)格的有效期和應(yīng)邀供應(yīng)商等信息。

(四)招標(biāo)審批通過后,采購員方可向應(yīng)邀供應(yīng)商發(fā)放標(biāo)書。采購員在編寫標(biāo)書時(shí)應(yīng)注意:

1、標(biāo)書編寫原則上按標(biāo)書固定格式執(zhí)行;

2、在標(biāo)書中明確告知應(yīng)邀供應(yīng)商此次招標(biāo)的配額分配方案;

3、標(biāo)書應(yīng)報(bào)采購經(jīng)理進(jìn)行審核,分公司報(bào)分公司總經(jīng)理,否則不予開標(biāo),特殊情況必須調(diào)整標(biāo)書固定格式的,應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部審核同意后方可執(zhí)行。

4、保證金是否收取、收取的數(shù)額由采購經(jīng)理裁決,標(biāo)書中必須明確規(guī)定選擇合作供應(yīng)商數(shù)量、配額分配方案、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格有效期等,特殊情況由采購部裁定,分公司由分公司負(fù)責(zé)人裁定。

5、我方強(qiáng)勢(shì)的采購物品,需讓供應(yīng)商按規(guī)定格式進(jìn)行拆分報(bào)價(jià);設(shè)備類產(chǎn)品讓供應(yīng)商按固定格式報(bào)配件明細(xì)及價(jià)格。

6、標(biāo)書中的采購數(shù)量為預(yù)估數(shù)量,必須在標(biāo)書中列明“該數(shù)量?jī)H供參考,實(shí)際以具體書面訂單為準(zhǔn)”;

7、標(biāo)書中的質(zhì)量要求須與合同簽定保持一致。

(五)標(biāo)書的回收由采購招標(biāo)員負(fù)責(zé),采購招標(biāo)員收取標(biāo)書時(shí)作好如下工作:

1、如發(fā)現(xiàn)標(biāo)書中出現(xiàn)涂改,在涂改處須有授權(quán)人簽字或蓋條;

2、記錄標(biāo)書送達(dá)時(shí)間(超過規(guī)定時(shí)間標(biāo)書作廢);

3、審核保證金收據(jù)(并將收據(jù)號(hào)凳記在相關(guān)表單中、保證金電匯憑證、從貨款扣除證明,扣除證明要有采購員簽字確認(rèn)貨款是否滿足保證金);

4、技術(shù)標(biāo)書和商務(wù)標(biāo)書是否分開(沒有分開的標(biāo)書讓供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)修改或作廢);

5、在收到標(biāo)書發(fā)現(xiàn)有異常情況時(shí)必須第一時(shí)間通知采購員。

(六)標(biāo)書的開啟與招標(biāo)價(jià)格備份必須為一人操作,另外一人監(jiān)督、復(fù)核。

(七)對(duì)于已繳納的標(biāo)書,投標(biāo)方在未開標(biāo)前想修改標(biāo)書內(nèi)容,必須由其授權(quán)人出具相關(guān)身份證明后方可預(yù)以修改,同時(shí)要求其在修改處簽字并注明修改時(shí)間。

第八條采購價(jià)格的產(chǎn)生

(一)采購招標(biāo)員依據(jù)《采購價(jià)格產(chǎn)生管理制度》中的相關(guān)規(guī)定產(chǎn)生價(jià)格,價(jià)格產(chǎn)生后,《招標(biāo)匯總表》轉(zhuǎn)采購員,由采購員逐級(jí)上報(bào)招標(biāo)結(jié)果。

(二)采購員根據(jù)審批后的招標(biāo)結(jié)果,采購經(jīng)理審核審批,如采購主管或以上級(jí)別人員,對(duì)此價(jià)格有疑問,可進(jìn)行內(nèi)部溝通,要求提報(bào)人作出合理解釋;若確定屬于錯(cuò)誤的,可直接駁回。

(三)分公司采購人員對(duì)統(tǒng)采物料、區(qū)采監(jiān)管物料、授權(quán)采購物料價(jià)格調(diào)整必須報(bào)總廠采購部批準(zhǔn);同時(shí)統(tǒng)采物料和議標(biāo)軟件產(chǎn)生價(jià)格后,分公司不允許再與供應(yīng)商二次議價(jià)。

(四)配額的分配、調(diào)整、實(shí)際執(zhí)行情況的跟蹤、監(jiān)督,具體參見《供應(yīng)商配額分配管理制度》。

第九條

合同的簽訂

(一)只要有合作的供應(yīng)商必須要有相應(yīng)的采購合同,采購員在下達(dá)訂單前要核對(duì)該供應(yīng)商是否簽訂有效的采購合同。

(二)合同編寫原則上以固定格式合同為依據(jù),以標(biāo)書要求、商談內(nèi)容為根據(jù)編寫,超出以上內(nèi)容部分必須給采購負(fù)責(zé)人匯報(bào)后方可加入編寫內(nèi)容。分公司須報(bào)分公司負(fù)責(zé)人同意。

(三)在簽訂合同時(shí),應(yīng)注意:

1、供應(yīng)商所供的所有物料,必須在合同清單中列全,不允許有漏項(xiàng);商品清單中原物料名稱必須按我公司的原物料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)名稱;

2、合同中必須列明所有原物料的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格按研發(fā)部制定的物料采購標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,包括感官、理化、衛(wèi)生、微生物、檢驗(yàn)方法、車輛衛(wèi)生和運(yùn)輸防護(hù)措施、包裝要求等所有檢驗(yàn)項(xiàng)目的內(nèi)容。

當(dāng)我公司原物料采購標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生改變時(shí),必須在一個(gè)月內(nèi)通知供應(yīng)商,并根據(jù)我公司修改后的原物料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)重新與供應(yīng)商簽訂合同內(nèi)商品清單內(nèi)容中的標(biāo)準(zhǔn)要求,或要求供應(yīng)商提供新標(biāo)準(zhǔn)的書面確認(rèn)函。

3、合同甲、乙雙方落款處應(yīng)將信息盡量填寫完整,例如:經(jīng)辦人簽字、蓋條處甲乙雙方的信息等,不能只加蓋合同條。

4、所有合同內(nèi)容的填寫只能使用簽字筆;

(四)采購員必須在合同到期前15天續(xù)簽新的合同,新簽訂的合同采購員須及時(shí)交合同管理員處歸檔管理。

(五)合同具體簽批流程按《合同評(píng)審表》執(zhí)行。

(六)總部的固定格式合同,經(jīng)財(cái)務(wù)部審核、采購部經(jīng)理審批后即可完成,企管部予加蓋合同條。非固定格式合同,法務(wù)部、采購部總經(jīng)理審核后,必須報(bào)總經(jīng)理審批后,企管部方可給予加蓋合同條。

(七)區(qū)域分廠的固定格式合同,經(jīng)分公司負(fù)責(zé)人審批后即可完成,財(cái)務(wù)給予加蓋合同條在加蓋合同條時(shí),兩頁(含)以上的,必須加蓋騎縫條。

第十條采購訂單的下達(dá)

(一)采購員每日必須登錄網(wǎng)上采購平臺(tái)查看當(dāng)天計(jì)劃下達(dá)的采購申請(qǐng)情況(凡超過當(dāng)天中午12:00提報(bào)的采購申請(qǐng)視為第二天的采購申請(qǐng)),確保訂單下達(dá)的及時(shí)性。

(二)采購員要審核采購申請(qǐng)中要求的到貨日期、批量,如果不能滿足此物料所要求的采購周期或最小批量,要及時(shí)與計(jì)劃員溝通。若確實(shí)無法達(dá)到采購周期、最小批量的,采購員應(yīng)首先與供應(yīng)商聯(lián)系,落實(shí)供應(yīng)商能否按計(jì)劃員要求的周期、批量供貨及對(duì)成本是否有影響,將落實(shí)的結(jié)果及時(shí)反饋提報(bào)申請(qǐng)的計(jì)劃員。若對(duì)成本有影響的注明成本變化,經(jīng)采購部經(jīng)理及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后,采購員方可接單。

(三)采購員將訂單以傳真的形式發(fā)送給供應(yīng)商,要求供應(yīng)商收到傳真后必須書面(或電郵)確認(rèn)回傳,以避免供應(yīng)商沒有收到或是否認(rèn)收到訂單影響正常到貨。供應(yīng)商訂單的回傳,如無法蓋條確認(rèn),可由供應(yīng)商提供授權(quán)書指定其授權(quán)人,由授權(quán)人簽字確認(rèn),授權(quán)書上必須加蓋供應(yīng)商公條原件,授權(quán)書由采購員保存;如采購員選擇通過電郵給供應(yīng)商發(fā)訂單,可由供應(yīng)商提供指定電郵地址的證明也可,同樣,此證明也必須加蓋供應(yīng)商公條原件,由采購員統(tǒng)一保存。

(四)為避免人為操作不當(dāng)?shù)仍蛟斐陕﹩维F(xiàn)象,統(tǒng)當(dāng)天審批通過的采購申請(qǐng)與當(dāng)日已采購訂單一一核對(duì),確認(rèn)有無漏分配的申請(qǐng);為確保采購申請(qǐng)能夠及時(shí)的轉(zhuǎn)化為采購訂單并發(fā)送至供應(yīng)商處,采購員每天上班后、下班前均應(yīng)對(duì)系統(tǒng)中的采購申請(qǐng)、采購訂單與供應(yīng)商回傳的訂單進(jìn)行核對(duì)。

(五)采購員不允許由于工作疏忽出現(xiàn)漏下訂單現(xiàn)象,如發(fā)現(xiàn)采購員漏下訂單,給予以下處罰:發(fā)現(xiàn)一次處罰50元;兩個(gè)月內(nèi)出現(xiàn)兩次罰款200元;兩個(gè)月內(nèi)出現(xiàn)三次以上(含),給予辭退處理。

第十一條

采購訂單的跟蹤

(一)采購員每天上班后要及時(shí)對(duì)前一天應(yīng)到貨及當(dāng)天該到貨的訂單進(jìn)行跟蹤,也可以在每次下過訂單后將訂單明細(xì)做成E*CEL表格,到貨情況進(jìn)行跟蹤。如收貨數(shù)量與訂單數(shù)量有差異(收貨數(shù)量不得小于訂單數(shù)量的90%),采購員要通知供應(yīng)商與財(cái)務(wù)結(jié)算中心核對(duì)收貨數(shù)量,以便供應(yīng)商準(zhǔn)確的開具發(fā)票。

(二)對(duì)各種原因造成的到貨異常,如屬我公司原因造成,采購員要及時(shí)與各相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào),以在第一時(shí)間內(nèi)解決;如屬供應(yīng)商原因,則根據(jù)實(shí)際原因填寫《供應(yīng)商違約自愿補(bǔ)償通知單》對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行處罰。

第十二條

采購訂單的撤銷、變更、終止

(一)因計(jì)劃變動(dòng)原因造成的采購申請(qǐng)或采購訂單撤銷、變更,采購申請(qǐng)部門必須書面形式,經(jīng)采購經(jīng)理審批后,采購員方可執(zhí)行。經(jīng)審批過的采購申請(qǐng)應(yīng)注意:

未傳真采購訂單的,在撤銷或變更此采購申請(qǐng)時(shí),必須通知采購員,以避免采購員雖未傳真訂單,但已通知供應(yīng)商的情況。

(二)采購訂單的撤銷、變更、終止,采購員要及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通,如供應(yīng)商同意,采購員以《訂貨單》形式將需的訂單號(hào)、物料名稱、訂貨數(shù)量、到貨時(shí)間等信息列清楚,加注“此訂單撤銷,請(qǐng)貴公司確認(rèn)”字樣,由供應(yīng)商確認(rèn)回傳。如供應(yīng)商由于種種原因不同意調(diào)整,采購員要及時(shí)反饋,進(jìn)行下一步的處理方案。

第十三條

物料的入庫

采購員需通知供應(yīng)商到貨時(shí)攜帶相應(yīng)的訂單,到貨物料無異常情況,由倉庫給予辦理入庫手續(xù)。

第十四條

不合格材料處理

(一)如到貨物料經(jīng)品控檢驗(yàn)有異常情況,按《原輔材料退貨管理制度》進(jìn)行處理。

(二)對(duì)于已辦理入庫的物料,由于質(zhì)量問題、滯庫原因等需做退貨處理的,采購員在退貨時(shí)必須先報(bào)至財(cái)務(wù)部審核,如果貨款大于等于退貨貨值的,按退貨程序給予辦理;如果貨款小于退貨貨值的,采購員要及時(shí)上報(bào),拿出合理的解決辦法。

(三)退貨需由供應(yīng)商書面授權(quán)委托人拉回,授權(quán)書中應(yīng)注明所委托人的姓名、身份證號(hào)、提貨的車牌號(hào)等信息,原件由采購員留存(如為傳真件,必須注明“傳真件有效”字樣),復(fù)印件交倉庫保管員一份,經(jīng)保管員驗(yàn)證后由委托人在退庫單上簽字。以上信息作為采購檔案之一保存,直至往來帳雙方確認(rèn)為準(zhǔn)。

第十五條

季節(jié)性原料的采購

(一)季節(jié)性原料有其特殊性,為了采購員更好地制定季節(jié)性原料的采購方案,掌握此類原料的最佳采購時(shí)間,特將季節(jié)性原料采購單獨(dú)列出,具體如下:

序號(hào)

原料名稱

采購時(shí)間

備注

主要采購春季,數(shù)量不夠秋季補(bǔ)貨

(二)季節(jié)性原料的采購時(shí)機(jī)由采購部提出后,原料使用部門5日內(nèi)做出年度或月度物資需求計(jì)劃,交采購部組織貨源;原料使用部門對(duì)計(jì)劃的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

(三)為將風(fēng)險(xiǎn)控制到最小范圍,要確定至少兩家以上(含)供應(yīng)商。

(四)季節(jié)性原料首批貨到后,采購員應(yīng)到現(xiàn)場(chǎng)查看,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給供應(yīng)商。

第十六條

其他規(guī)定

(一)協(xié)助財(cái)務(wù)部與供應(yīng)商對(duì)往來帳及發(fā)票等事項(xiàng)的溝通與協(xié)調(diào)。

(二)了解所負(fù)責(zé)物料的標(biāo)準(zhǔn)、采購環(huán)境、供應(yīng)商資源等情況,加強(qiáng)市場(chǎng)價(jià)格的跟蹤。

(三)嚴(yán)禁對(duì)供應(yīng)商泄露我公司的現(xiàn)有采購信息(包括:價(jià)格、現(xiàn)供應(yīng)商、現(xiàn)庫存量、供應(yīng)壓力,資源緊張情況),否則,會(huì)增加談判的難度及供應(yīng)商提高交易條件。

(四)受理供應(yīng)商的投訴。

第三條

相關(guān)文件及記錄

第十七條

相關(guān)文件

生產(chǎn)用物料采購管理制度

采購價(jià)格產(chǎn)生管理制度

供應(yīng)商配額分配管理制度

原輔材料退貨管理制度

第十八條

質(zhì)量記錄

合格供方名錄

××年度××物料年度采購預(yù)算A、B、C劃分表

××年度××物料采購類別組劃分明細(xì)表

××物料采購類別組A、B、C劃分明細(xì)表

××物料采購類別組供應(yīng)商匹配明細(xì)表

采購類別年度采購方案規(guī)劃表

采購類別月度采購方案規(guī)劃表

合同審批單

合同履行單

供應(yīng)商違約自愿補(bǔ)償通知單

版本與更改記錄

版本/修改號(hào)

日期

修改條款

修改人

審核人

批準(zhǔn)人

第8篇 企業(yè)采購管理制度

企業(yè)采購管理制度(一)

一、實(shí)行統(tǒng)一采購物資的范圍

本公司所有的外購商品實(shí)行統(tǒng)一采購管理,具體范圍包括:

1、日常銷售商品及客戶訂購商品。

2、機(jī)器、設(shè)備、工具(含零配件、量具、檢驗(yàn)儀器、模具等)。

3、辦公事務(wù)用品及文具用品、表單印制。

二、采購部門職責(zé)

1、向供貨廠商詢價(jià),篩選供貨單位,報(bào)經(jīng)總經(jīng)理審批確認(rèn)。

2、對(duì)經(jīng)總經(jīng)理審批確認(rèn)的供貨廠商,供應(yīng)部門應(yīng)與其協(xié)商,草擬采購合同,其中涉稅事務(wù)處理,須先經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核確認(rèn),然后報(bào)經(jīng)總理審批后確認(rèn)。

3、根據(jù)倉庫和柜組報(bào)送的商品庫存表,核實(shí)倉庫存量,結(jié)合商品庫存安全定額,編制商品請(qǐng)購單,報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織采購。

4、采購物資運(yùn)抵公司后,根據(jù)公司內(nèi)部控制的流程規(guī)定,簽發(fā)驗(yàn)收單,并核銷采購計(jì)劃。

5、對(duì)現(xiàn)款采購的材料物資,付款時(shí)審核供貨廠商的結(jié)算憑證、本廠的入庫憑證,經(jīng)審核無誤后,簽字確認(rèn),報(bào)送有關(guān)部門及總經(jīng)理審批付款。

6、對(duì)賒購物資在本廠規(guī)定的掛帳結(jié)算日,審核供貨廠商提交的入庫單、退貨憑證,根據(jù)采購合同規(guī)定條款,編制掛帳結(jié)算單,報(bào)送財(cái)務(wù)部門審核。

三、相關(guān)部門的工作職責(zé)

(一)銷售部門的工作職責(zé)

1、根據(jù)銷售訂單編制銷售計(jì)劃并下發(fā)相關(guān)部門。

2、根據(jù)產(chǎn)品銷售趨勢(shì),擬訂商品采購價(jià)格要求。

(二)財(cái)務(wù)部門的工作職責(zé)

1、設(shè)置供應(yīng)商資料檔案,做好采購合同備案管理工作。

2、認(rèn)真審核物資采購及銷售的貨款結(jié)算、物資出入庫手續(xù)制度的執(zhí)行結(jié)果,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

3、對(duì)貨款結(jié)算憑證進(jìn)行合理性、合法性審核,發(fā)現(xiàn)問題督促有關(guān)部門糾正,避免給本廠造成經(jīng)濟(jì)損失。

4、設(shè)置有關(guān)明細(xì)賬簿,及時(shí)辦理記賬手續(xù),做到賬目清楚。

5、做好與倉庫、采購、銷售部門的賬賬、賬實(shí)的核對(duì)工作。

(三)倉儲(chǔ)部門的工作職責(zé)

1、凡購進(jìn)的各種商品,必須及時(shí)按入庫單驗(yàn)收點(diǎn)數(shù),并填寫實(shí)收數(shù),及時(shí)登記保管賬。

2、對(duì)賒購采購的物資,在掛帳結(jié)算簽證時(shí),認(rèn)真審核退貨資料,避免給本廠造成經(jīng)濟(jì)損失。

(四)其他部門的工作職責(zé)

其他部門因生產(chǎn)、經(jīng)營、管理需要,需采購相關(guān)物資時(shí),必須編制請(qǐng)購單,報(bào)經(jīng)有關(guān)部門審核,并經(jīng)總經(jīng)理,必要時(shí)董事會(huì)審批后,交供應(yīng)部門辦理采購事務(wù)。

四、采購作業(yè)操作規(guī)程

(一)基本規(guī)定

1、本公司的采購業(yè)務(wù)統(tǒng)一由采購部門負(fù)責(zé)辦理,其他部門或人員不得自行采購。

2、采購部門應(yīng)根據(jù)倉庫存貨情況和銷售部門下達(dá)的銷售訂單計(jì)劃,結(jié)合庫存物資的數(shù)量,報(bào)總經(jīng)理(或其授權(quán)人員)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3、采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃組織采購,除零星采購?fù)?,批量采購業(yè)務(wù)必須先與供貨方簽訂采購合同,采購合同應(yīng)包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨日期、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、結(jié)算方式及經(jīng)濟(jì)處罰等項(xiàng)條款。在采購合同有效期內(nèi),若因市場(chǎng)行情發(fā)生較大變化時(shí),經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)可以與供貨商簽訂《調(diào)價(jià)協(xié)議》,并報(bào)請(qǐng)財(cái)務(wù)部門備案。

4、采購物資運(yùn)到本公司時(shí),先由采購部門對(duì)照核對(duì)采購計(jì)劃,經(jīng)確認(rèn)無誤后交有倉庫或柜組開具驗(yàn)收單。

5、除現(xiàn)款購入的物資外,所有以賒銷方式購入的物資均必須由送貨廠商代表簽字確認(rèn),以明確雙方的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

6、賒銷方式購入物資的合同約定付款日,供應(yīng)部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門規(guī)定的結(jié)算要求,通知供貨方及時(shí)開具專用發(fā)票。

7、無論是現(xiàn)款采購還是賒購,在結(jié)算付款時(shí)均需由供應(yīng)部門填開“采購付款申請(qǐng)單”,連同有關(guān)憑證報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,出納人員方可付款。

8、財(cái)務(wù)部門在對(duì)采購物品結(jié)算付款時(shí),應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核采購合同、采購付款申請(qǐng)單、驗(yàn)收單、發(fā)票或收款收據(jù)等有關(guān)單證,賬目結(jié)算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務(wù)制度規(guī)定的結(jié)算憑證財(cái)務(wù)部門不得辦理審核手續(xù)。

9、出納員須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的付款憑證后辦理付款手續(xù),付款時(shí)必須認(rèn)真審核是否具備簽章齊全的條件,對(duì)簽章不起的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。若因付款時(shí)間較急,出納員可以先以電話請(qǐng)示的方式報(bào)經(jīng)總經(jīng)理同意后辦理付款手續(xù),但必須在總經(jīng)理回到公司后補(bǔ)辦審批手續(xù)。

10、采購物資除經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)直接交付使用部門使用及管理外,其他物料、工具等必須先經(jīng)過倉庫驗(yàn)收后由領(lǐng)用部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。

五、經(jīng)濟(jì)責(zé)任處罰

1、倉庫和柜組必須按時(shí)將存貨變動(dòng)情況上報(bào)采購部,對(duì)貪圖省事、亂報(bào)采購計(jì)劃,造成本公司流動(dòng)資金使用浪費(fèi)的,依照銀行貸款利率的兩倍標(biāo)準(zhǔn)對(duì)有關(guān)責(zé)任人處以罰款。

2、采購部門在確保品質(zhì)的前提下,必須充分考慮市場(chǎng)變化和庫存成本等因素,制定大宗物品的采購方案,落實(shí)供貨單位。并對(duì)采購物品的品質(zhì)、貨款結(jié)算安全負(fù)責(zé)。若因玩忽職守,造成公司經(jīng)濟(jì)損失的,應(yīng)負(fù)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。特別是結(jié)算過程中產(chǎn)生的應(yīng)收款項(xiàng),有關(guān)采購人員負(fù)有無條件的清收責(zé)任。

3、財(cái)務(wù)部門必須認(rèn)真履行審核監(jiān)督責(zé)任,對(duì)審核把關(guān)工作不嚴(yán)、不及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)有關(guān)事情真相,并造成公司經(jīng)濟(jì)損失的,給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和行政處分。

4、倉庫部門外購物品辦理驗(yàn)數(shù)入庫手續(xù),并對(duì)入庫采購物品的數(shù)量負(fù)責(zé)。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時(shí),應(yīng)當(dāng)及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告(必要時(shí)直接報(bào)告總經(jīng)理),同時(shí)妥善保管該批采購物品等待處理。對(duì)倉庫保管員工作馬虎,未按本辦法規(guī)定操作,造成入庫數(shù)量短缺的應(yīng)負(fù)經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。

企業(yè)采購管理制度(二)

一、總則

(一)、為規(guī)范本集團(tuán)及下屬生產(chǎn)企業(yè)的采購工作,特制定本制度。

(二)、本制度適用于集團(tuán)公司及集團(tuán)下屬各生產(chǎn)企業(yè)的采購活動(dòng)。

二、采購原則

(一)、嚴(yán)格執(zhí)行詢議價(jià)程序

凡未通過招標(biāo)確定供應(yīng)商價(jià)格的物品的采購,每次采購金額在2000元以上,必須有三家以上供應(yīng)商提供報(bào)價(jià),在權(quán)?質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評(píng)估,并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價(jià)格,臨時(shí)性應(yīng)急購買的物品除外。

(二)、合同會(huì)簽制度

固定資產(chǎn)的采購合同,必須經(jīng)過有關(guān)部門如生產(chǎn)管理部、質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部、生產(chǎn)企業(yè)總經(jīng)辦、設(shè)備維修部共同參與,調(diào)研匯總各方意見,經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)簽約。屬集團(tuán)采購的項(xiàng)目,應(yīng)報(bào)總裁批準(zhǔn)。

(三)、職責(zé)分離

采購人員不得參與物資和服務(wù)的驗(yàn)收,采購物資質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決,應(yīng)由采購部根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與供應(yīng)商協(xié)商完成。

(四)、一致性原則

采購人員定購的物資或服務(wù)必須與請(qǐng)購單所列要求規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量相一致。(www.)在市場(chǎng)條件不能滿足請(qǐng)購部門要求或成本過高的情況下,及時(shí)反饋信息供申請(qǐng)部門更改請(qǐng)購單作參考。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請(qǐng)購單一致,經(jīng)審核后,差值不得超過請(qǐng)購量的5%-10%。

(五)、最低價(jià)搜尋原則

采購人員隨時(shí)搜集市場(chǎng)價(jià)格信息,建立供應(yīng)商信息檔案庫,了解市場(chǎng)最新動(dòng)態(tài)及各地區(qū)最低價(jià)格,實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化采購。

(六)、廉潔制度

所有采購人員必須做到:

1、熱愛企業(yè),自覺維護(hù)企業(yè)利益,努力提高采購材料質(zhì)量,降低采購成本。

2、加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高認(rèn)識(shí),增強(qiáng)法治觀念。

3、廉潔自律,不收禮,不受賄,不接受吃請(qǐng),更不能向供應(yīng)商伸手。

4、嚴(yán)格按采購制度和程序辦事,自覺接受監(jiān)督。

5、工作認(rèn)真仔細(xì),不出差錯(cuò),不因自身工作失誤給公司造成損失。

6、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù),廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場(chǎng)信息。

(七)、招標(biāo)采購

凡大宗或經(jīng)常使用的材料,如原、輔、包材料、零星且繁雜的物資、辦公用品、中藥材等都應(yīng)通過詢議價(jià)或招標(biāo)的形式,由生產(chǎn)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)、審計(jì)、采購、總經(jīng)辦等相關(guān)部門共同參與,定出一段時(shí)間內(nèi)(一年或半年或一季度)的供應(yīng)商、價(jià)格,簽訂供貨協(xié)議,以簡(jiǎn)化采購程序,提高工作效率。

對(duì)于價(jià)格隨市場(chǎng)變化較快的材料,除縮短招標(biāo)間隔時(shí)限外,還應(yīng)隨著掌握市場(chǎng)行情,調(diào)整采購價(jià)格。

三、采購程序

(一)、供應(yīng)商的選擇和審計(jì)

1、原輔材料的供應(yīng)商必須證照齊全,具有生產(chǎn)產(chǎn)品的合法證件。變更原輔材料的供應(yīng)商必須經(jīng)過送樣檢驗(yàn)、小試、中試,征得生產(chǎn)、質(zhì)量部門同意。必要時(shí),報(bào)有關(guān)管理部門批準(zhǔn)備案。

2、對(duì)于大宗和經(jīng)常使用的商品或服務(wù),采購部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)管理狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、成本控制、運(yùn)輸、售后服務(wù)等方面的情況,建立供應(yīng)商檔案,做好業(yè)務(wù)記錄,會(huì)同企業(yè)生產(chǎn)、質(zhì)量、采購部門對(duì)供應(yīng)商定期進(jìn)行評(píng)估和審計(jì)。

3、固定資產(chǎn)及零星物資采購在選擇供應(yīng)商時(shí),必須進(jìn)行詢議價(jià)程序和綜合評(píng)估。供應(yīng)商為中間商時(shí),應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對(duì)象,供應(yīng)商的報(bào)價(jià)不能作為唯一決定的因素。

4、為保證原、輔、包材質(zhì)量的穩(wěn)定,供應(yīng)商也應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定。

5、為確保供應(yīng)渠道的暢通,防止意外情況的發(fā)生,對(duì)于生產(chǎn)運(yùn)營所必需的商品,應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進(jìn)行交互采購。大宗商品應(yīng)同時(shí)由兩家以上供應(yīng)商供貨,以保證貨源、質(zhì)量和價(jià)格合理。

6、對(duì)于零星且規(guī)格繁雜的物資,每年度根據(jù)部門預(yù)算計(jì)劃統(tǒng)計(jì)造表交采購部門,向三家以上供應(yīng)商詢價(jià),經(jīng)有關(guān)部門及采購部門綜合評(píng)估后,選擇合適的供應(yīng)商,簽訂特約供貨協(xié)議,定期結(jié)算。

(二)、采購程序

1、原輔包裝材料的采購計(jì)劃及資金預(yù)算銷售計(jì)劃――→生產(chǎn)計(jì)劃――→資金預(yù)算

2、固定資產(chǎn)及其他零星物品的申請(qǐng),由各使用部門填寫請(qǐng)購單,寫清采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)指標(biāo)、制作工藝、材質(zhì)、要求到貨日期等,由部門經(jīng)理簽字上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),交集團(tuán)采購部門。

3、采購詢價(jià)、綜合評(píng)估、會(huì)簽合同,由采購部門協(xié)調(diào)生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、審計(jì)、質(zhì)量、工程、維修總經(jīng)辦及使用部門共同完成,報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。生產(chǎn)、質(zhì)量、工廠維修、使用部門負(fù)責(zé)采購材料的適用性,財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算控制、價(jià)格調(diào)查、資信調(diào)查、合同付款條款的審核,法律部門負(fù)責(zé)合同條款的審查,審計(jì)部門負(fù)責(zé)合同的事前審計(jì)和事后財(cái)務(wù)審計(jì)。采購部門負(fù)責(zé)合同條款的談判,付款申請(qǐng)、索賠、采購檔案的建立,市場(chǎng)信息的收集。同時(shí),與供方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時(shí)間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋及聯(lián)系售后服務(wù)事宜。凡由集團(tuán)采供部代各生產(chǎn)企業(yè)采購的物資,采購合同簽訂后,由集團(tuán)采供部采購人員將合同傳真至生產(chǎn)企業(yè)采購部。

4、計(jì)劃、倉儲(chǔ)主管負(fù)責(zé)計(jì)劃匯總、接貨、記錄,接收?qǐng)?bào)告的出具。倉儲(chǔ)、質(zhì)量部門負(fù)責(zé)原輔包材的驗(yàn)收,并出具檢測(cè)報(bào)告。并于每月10日、20日將本月收貨入庫單、檢測(cè)報(bào)告匯總連同原輔料庫存數(shù)傳真至集團(tuán)采供部。設(shè)備由申請(qǐng)部門、工程技術(shù)部門驗(yàn)收,并出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

(三)、中藥材采購:

1、中藥材一般應(yīng)實(shí)行招標(biāo)采購,由于其價(jià)格隨市場(chǎng)行情波動(dòng)較大,一般3月需重新組織招標(biāo)一次。

2、在招標(biāo)確定了供應(yīng)商以后,應(yīng)通過市場(chǎng)調(diào)研,上網(wǎng)公布需求信息等途徑廣泛收集藥材價(jià)格信息,與供應(yīng)商協(xié)商,不斷調(diào)整價(jià)格。

四、審計(jì)監(jiān)督

采購全過程進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和審計(jì)。

在采購招標(biāo)、采購詢議價(jià)、合同簽訂和采購結(jié)算過程中,除有生產(chǎn)、質(zhì)量、使用部門、工廠維修部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與外,財(cái)務(wù)、審計(jì)部門要全程參與。財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)材料價(jià)格的核查,審計(jì)部門主要負(fù)責(zé)合同條款的審核和財(cái)務(wù)支付的事前事后審計(jì)。

采購人員要自覺接受財(cái)務(wù)和審計(jì)部門對(duì)采購活動(dòng)的監(jiān)督和質(zhì)詢。

對(duì)采購人員在采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為,審計(jì)部門將有權(quán)對(duì)有關(guān)人員提出降級(jí)、處罰、開除的處理建議,直至追究法律責(zé)任。

企業(yè)采購管理制度(三)

為了嚴(yán)格管理和控制公司采購物資的質(zhì)量和價(jià)格,規(guī)范公司的采購管理行為,堵塞采購環(huán)節(jié)的漏洞,有效降低企業(yè)的經(jīng)營成本,特制定本制度。

一、比價(jià)采購管理的實(shí)施原則:

公司的比價(jià)采購管理要嚴(yán)格遵循以下原則:

(1)決策民主化;

(2)操作透明化;

(3)權(quán)力分散化;

(4)采購規(guī)范化;

(5)效益最大化。

在此基礎(chǔ)上構(gòu)筑全公司的比價(jià)采購管理體制。

2、公司實(shí)行集團(tuán)公司和各分公司、子公司三級(jí)管理的比價(jià)采購管理模式。

具體分工辦法如下:集團(tuán)公司成立采購管理辦公室,由公司總工程師分管領(lǐng)導(dǎo),與各分公司的采購管理部門按采購效益最大化的原則進(jìn)行分工管理。集團(tuán)采購辦公室具體負(fù)責(zé)經(jīng)辦由集團(tuán)集中統(tǒng)一采購的材料物資如:各分公司、子公司共用的白糖、香精等大宗常用原輔材料。

(3)提出制定和調(diào)整采購物資控制價(jià)格的建議;

(4)對(duì)供貨單位和價(jià)格有否決權(quán);

(5)檢查處理違反公司比價(jià)采購管理制度和損害公司利益的行為。

3、集團(tuán)公司采購管理辦公室的主要職責(zé)是:

(1)根據(jù)市場(chǎng)信息及時(shí)提供價(jià)格建議;

(2)嚴(yán)格控制和執(zhí)行比價(jià)采購小組確定的采購價(jià)格;

(3)自覺接受比價(jià)采購管理小組的監(jiān)督,按程序開展工作;

(4)建立價(jià)格信息網(wǎng)絡(luò)及臺(tái)賬;

(5)采購人員隨時(shí)注意市場(chǎng)價(jià)格的變化,并及時(shí)將信息反饋給比價(jià)采購管理小組。

4、特殊情況的處理辦法:

當(dāng)比價(jià)采購管理在實(shí)施過程中,出現(xiàn)特殊情況時(shí),比價(jià)采購管理小組無法裁定的,上報(bào)公司總裁,由總裁依據(jù)公司比價(jià)采購管理的實(shí)施原則進(jìn)行裁定。

四、比價(jià)采購管理程序

1、由各物資使用部門在保障生產(chǎn)經(jīng)營和管理需要的前提條件下做好采購計(jì)劃,并建立健全計(jì)劃管理工作,將物資采購計(jì)劃與財(cái)務(wù)預(yù)算管理統(tǒng)一起來,以公司預(yù)算為前提和依據(jù),按月制定采購明細(xì)計(jì)劃,按比價(jià)采購的分工上報(bào)各級(jí)比價(jià)采購管理辦公室,經(jīng)比價(jià)采購管理小組批準(zhǔn)后方可進(jìn)行比價(jià)采購。

2、采購部門在采購前,必須先進(jìn)行廣泛的市場(chǎng)調(diào)查,然后由比價(jià)管理小組召集有關(guān)成員,集體研究,對(duì)所采購的物資貨比三家,進(jìn)行綜合評(píng)價(jià),統(tǒng)一意見。堅(jiān)決杜絕采購中的權(quán)力行為和個(gè)人行為。采購部門根據(jù)研究的結(jié)果,在比價(jià)采購辦公室審核備案,辦理<采購物資價(jià)格審核單>;后具體執(zhí)行。

3、各類物資采購不論簽訂合同與否,都按此程序辦理。

4、對(duì)于價(jià)格低、采購量不大且不經(jīng)常使用的物資,暫不按比價(jià)采購程序管理。但必須事先經(jīng)過比價(jià)采購辦公室確認(rèn)。

5、在比價(jià)采購工作中,要逐步實(shí)行公開招標(biāo)采購,以降低采購成本。為此,公司要求,只要具備條件,各分、子公司對(duì)大宗物資的購置及其它經(jīng)營活動(dòng)所需物資都要進(jìn)行公開招標(biāo),公司總部比價(jià)管理小組將指導(dǎo)和配合企業(yè)的招標(biāo)活動(dòng)。

6、對(duì)由集團(tuán)公司進(jìn)行統(tǒng)一采購的材料物資,分別付款的管理辦法。由公司采購部門統(tǒng)一進(jìn)行采購統(tǒng)籌管理,各分公司和子公司分別進(jìn)行付款。對(duì)各分公司和子公司的物資采購計(jì)劃實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化的適時(shí)管理,在保障生產(chǎn)經(jīng)營前提條件下,以最近的距離和最短的采購時(shí)間統(tǒng)一要求供貨商配送物資材料。由各使用單位按照約定的付款期限進(jìn)行付款。

7、對(duì)集團(tuán)所屬分公司及集團(tuán)總部所需辦公設(shè)備、辦公用品、清掃用品以及勞保用品,統(tǒng)一歸口到公司采購辦公室進(jìn)行集中采購,在貨比三家的基礎(chǔ)上實(shí)行定點(diǎn)采購,以取得規(guī)模采購效益,最大限度地降低采購成本。

五、采購部門要建立<物資采購分類流水臺(tái)賬>;,詳細(xì)記錄供貨單位的全稱、商品名稱、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、付款條件、聯(lián)系電話 及聯(lián)系人等情況,隨時(shí)備查。

六、違反比價(jià)采購管理處罰規(guī)定:

1、不按比價(jià)采購程序進(jìn)行采購的;

2、不按比價(jià)采購制度進(jìn)行集體討論研究,私自進(jìn)行采購的。

企業(yè)必備采購管理制度匯編【8篇】

包括哪些企業(yè)必備的采購管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分:1.采購政策與目標(biāo):明確采購活動(dòng)的基本原則,如合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性、質(zhì)量和時(shí)效性,并設(shè)定具體的目標(biāo),如成本控制、供應(yīng)商管理
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